Hóa đơn đầu vào là chứng từ quan trọng đối với doanh nghiệp, không chỉ để ghi nhận chi phí mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến việc tính và nộp các loại thuế. Vậy Cách xử lý hóa đơn đầu vào khi thay đổi tên công ty như thế nào? Hãy cùng GIAYCHUNGNHAN tìm hiểu ở bài viết sau nhé!

1. Hóa đơn đầu vào là gì? 

Hóa đơn đầu vào là:

• Chứng từ kế toán hợp pháp, do người bán (cá nhân, tổ chức) phát hành cho người mua (doanh nghiệp) khi thực hiện giao dịch mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Cơ sở để doanh nghiệp hạch toán chi phí, tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) được khấu trừ và xác định chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Các loại hóa đơn đầu vào:

• Hóa đơn GTGT (hóa đơn đỏ): Loại hóa đơn phổ biến nhất, được sử dụng cho các giao dịch chịu thuế GTGT.
• Hóa đơn bán hàng (hóa đơn trực tiếp): Dùng cho các hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng được áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp.
• Hóa đơn điện tử: Hóa đơn được lập, xử lý và lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
• Các chứng từ khác có giá trị tương đương hóa đơn: Trong một số trường hợp đặc biệt, các chứng từ như vé máy bay, biên lai thu phí… cũng có thể được coi là hóa đơn đầu vào nếu đáp ứng các điều kiện theo quy định.

2. Cách xử lý hóa đơn đầu vào khi thay đổi tên công ty

Hóa đơn đầu vào phát hành TRƯỚC ngày thay đổi tên công ty:

• Tính hợp lệ: Các hóa đơn đầu vào được phát hành trước ngày công ty chính thức thay đổi tên vẫn hoàn toàn hợp lệ và được chấp nhận để kê khai thuế. Việc thay đổi tên công ty không ảnh hưởng đến giá trị pháp lý của các hóa đơn đã phát hành trước đó, miễn là các thông tin khác trên hóa đơn (mã số thuế, địa chỉ, hàng hóa/dịch vụ, giá trị…) là chính xác.
• Không cần điều chỉnh: Trong trường hợp này, bạn không cần phải thực hiện bất kỳ điều chỉnh nào đối với hóa đơn. Chỉ cần lưu trữ và kê khai thuế như bình thường.

Hóa đơn đầu vào phát hành SAU ngày thay đổi tên công ty:

Đây là trường hợp cần xử lý cẩn thận hơn. Có hai tình huống có thể xảy ra:

• Hóa đơn ghi tên công ty CŨ: Nếu hóa đơn đầu vào vẫn ghi tên công ty cũ sau ngày đã thay đổi tên, đây là hóa đơn sai sót. Cách xử lý như sau:
  • Liên hệ với bên bán: Yêu cầu bên bán lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
  • Lập biên bản điều chỉnh (nếu hóa đơn đã được kê khai): Nếu hóa đơn đã được kê khai thuế, cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, ghi rõ lý do điều chỉnh là do sai tên công ty. Biên bản này cần có chữ ký của cả bên mua và bên bán.
  • Kê khai lại thuế (nếu cần): Nếu việc điều chỉnh hóa đơn ảnh hưởng đến số thuế đã kê khai, cần kê khai bổ sung hoặc điều chỉnh lại tờ khai thuế.
• Hóa đơn ghi tên công ty MỚI: Đây là trường hợp đúng, bạn chỉ cần lưu trữ và kê khai thuế như bình thường.

Để tìm hiểu thêm về: Xuất hóa đơn không đúng ngành nghề kinh doanh , mời quý khách tham khảo bài viết sau!

3. Các bước xử lý chung khi có hóa đơn sai sót

• Kiểm tra kỹ thông tin trên hóa đơn: Đảm bảo các thông tin như tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, hàng hóa/dịch vụ, giá trị… là chính xác.
• Liên hệ với bên bán: Thông báo cho bên bán về sai sót và yêu cầu họ xử lý.
• Lập biên bản điều chỉnh (nếu cần): Ghi rõ lý do điều chỉnh, số hóa đơn cũ, số hóa đơn mới (nếu có), và các thông tin liên quan.
• Kê khai lại thuế (nếu cần): Thực hiện kê khai bổ sung hoặc điều chỉnh tờ khai thuế nếu việc điều chỉnh hóa đơn ảnh hưởng đến số thuế đã kê khai.
• Lưu trữ hồ sơ: Lưu trữ cẩn thận hóa đơn, biên bản điều chỉnh và các giấy tờ liên quan để phục vụ cho việc kiểm tra của cơ quan thuế.

4. Một số lưu ý khác

• Thông báo với cơ quan thuế: Theo một số hướng dẫn, doanh nghiệp nên thông báo với cơ quan thuế về việc thay đổi tên công ty. Tuy nhiên, việc này không bắt buộc và thường được thực hiện thông qua thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh.
• Con dấu: Sau khi thay đổi tên, công ty cần khắc con dấu mới. Nếu vẫn còn hóa đơn cũ chưa sử dụng, có thể đóng dấu tên công ty mới vào phần tên công ty cũ trên hóa đơn (nếu được sự đồng ý của cơ quan thuế quản lý trực tiếp) kèm theo thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn gửi lên cơ quan thuế.
• Phần mềm kế toán: Cập nhật tên công ty mới trong phần mềm kế toán để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.

5. Cách xử lý hóa đơn điện tử

Đối với hóa đơn điện tử, việc xử lý có phần đơn giản hơn so với hóa đơn giấy. Tuy nhiên, vẫn cần tuân thủ các bước sau:

• Hóa đơn điện tử đã được cấp mã: Nếu hóa đơn đã được cấp mã của cơ quan thuế và phát hiện sai sót về tên công ty, bên bán cần lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc hóa đơn điện tử thay thế theo quy định.
• Hóa đơn điện tử chưa được cấp mã: Nếu hóa đơn chưa được cấp mã và phát hiện sai sót, bên bán có thể hủy hóa đơn đó và lập hóa đơn mới với thông tin chính xác.

Để tìm hiểu thêm về: Hướng dẫn xuất hóa đơn đỏ dịch vụ ăn uống mới nhất, mời quý khách tham khảo bài viết sau!

6. Câu hỏi thường gặp

Có cần phải làm lại các hóa đơn đầu vào khi thay đổi mã số thuế công ty không?

Trả lời: Nếu công ty thay đổi mã số thuế cùng với việc thay đổi tên, các hóa đơn đầu vào phát hành trước đó sẽ không bị ảnh hưởng. Tuy nhiên, từ thời điểm thay đổi mã số thuế, công ty cần đảm bảo rằng tất cả các hóa đơn phát hành sau đó đều có mã số thuế mới, và thông báo cho nhà cung cấp để cập nhật thông tin này.

Nếu công ty không thông báo thay đổi tên cho cơ quan thuế, có bị xử phạt không?

Trả lời: Nếu công ty không thông báo thay đổi tên cho cơ quan thuế và phát sinh vấn đề khi kê khai thuế hoặc sử dụng hóa đơn, công ty có thể bị xử phạt hành chính. Mức phạt có thể từ 500.000 VND đến 1 triệu VND tùy theo mức độ vi phạm.

Cần làm gì khi phát hiện hóa đơn đầu vào chưa cập nhật tên mới của công ty?

Trả lời: Nếu phát hiện hóa đơn đầu vào chưa cập nhật tên mới của công ty sau khi thay đổi tên, công ty cần yêu cầu nhà cung cấp phát hành lại hóa đơn sửa đổi với thông tin chính xác. Điều này giúp đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn và tránh phát sinh vấn đề khi kiểm tra thuế sau này.

Cảm ơn quý khách đã quan tâm theo dõi bài viết về Cách xử lý hóa đơn đầu vào khi thay đổi tên công ty. Hy vọng bài viết sẽ cung cấp những thông tin cần thiết cho quý khách. Nếu bạn có thắc mắc nào hãy liên hệ GIAYCHUNGNHAN để được tư vấn hỗ trợ.