Bảng dự toán chi phí mở nhà hàng Excel là một công cụ vô cùng hữu ích, giúp bạn lên kế hoạch kinh doanh một cách hiệu quả và chuyên nghiệp. Để biết thêm thông tin về vấn đề này, mời bạn tham khảo bài viết Mẫu bảng dự toán chi phí mở nhà hàng Excel của GIAYCHUNGNHAN.  

1. Bảng dự toán chi phí mở nhà hàng là gì?

Bảng dự toán chi phí mở nhà hàng là một tài liệu tài chính quan trọng, liệt kê chi tiết tất cả các khoản chi phí dự kiến phát sinh khi bạn mở một nhà hàng. Nó như một bản kế hoạch chi tiêu, giúp bạn nắm rõ số tiền cần chuẩn bị và phân bổ vốn một cách hợp lý.

Một số lưu ý khi lập bảng dự toán:

• Chi tiết hóa: Càng chi tiết, bạn càng dễ kiểm soát chi tiêu.
• Dự phòng rủi ro: Cần dự phòng một khoản chi phí nhất định để đối phó với những tình huống không lường trước.
• Cập nhật thường xuyên: Nên cập nhật bảng dự toán thường xuyên để đảm bảo tính chính xác.

2. Tại sao cần bảng dự toán chi phí mở nhà hàng Excel?

Bảng dự toán chi phí mở nhà hàng Excel là một công cụ không thể thiếu đối với bất kỳ ai muốn kinh doanh nhà hàng. Nó giúp bạn:

• Hiểu rõ chi phí: Bảng dự toán sẽ liệt kê chi tiết tất cả các khoản chi phí cần thiết để mở nhà hàng, từ chi phí thuê mặt bằng, mua sắm thiết bị cho đến chi phí nhân sự, marketing. Nhờ đó, bạn sẽ có cái nhìn tổng quan về số vốn cần đầu tư.
• Lập kế hoạch tài chính: Dựa trên bảng dự toán, bạn có thể lập kế hoạch tài chính chi tiết, bao gồm dự kiến doanh thu, lợi nhuận và thời gian thu hồi vốn.
• Quản lý ngân sách: Bảng dự toán giúp bạn theo dõi chi tiêu thực tế so với dự kiến, từ đó điều chỉnh ngân sách một cách hợp lý.
• Rút ngắn thời gian chuẩn bị: Việc lập bảng dự toán ngay từ đầu sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình chuẩn bị mở nhà hàng.
• Tăng khả năng thành công: Một kế hoạch tài chính rõ ràng sẽ giúp bạn giảm thiểu rủi ro và tăng khả năng thành công của nhà hàng.

3. Các chi phí cố định trong bảng dự toán chi phí nhà hàng Excel

• Chi phí thuê mặt bằng

Không thể phủ nhận rằng địa điểm là yếu tố lớn nhất quyết định sự thành bại của mô hình kinh doanh ăn uống. Có nhiều nhà hàng dù đồ ăn ngon, giá cả hợp lý nhưng vẫn phải đóng cửa với nhiều nguyên nhân như: chủ cho thuê đòi lại mặt bằng, địa điểm khuất/đường một chiều, không có chỗ để xe cho khách,… Vậy cần chọn địa điểm như thế nào cho phù hợp với mô hình kinh doanh nhà hàng của bạn? 

Diện tích cần thiết cho nhà hàng trung bình sẽ rơi vào khoảng từ 100m2 – 250m2, bao gồm không gian bếp, không gian vệ sinh, không gian phục vụ và chỗ để xe cho khách. 

Thông thường, với những mặt bằng diện tích 250m2, giá thuê ở những quận trung tâm tại Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh sẽ dao động từ 100 đến 150 triệu đồng/tháng. Còn với các tỉnh lân cận, mức giá thuê mặt bằng sẽ là 70 – 80 triệu đồng/tháng. Nếu bạn muốn thuê ở khu vực tỉnh thành nhỏ, xa trung tâm hơn thì sẽ từ 20 đến 30 triệu đồng/tháng hoặc thấp hơn. 

Tuy nhiên xét theo quy mô kinh doanh, chi phí cho mặt bằng không nên quá 20% tổng chi phí đầu tư của bạn.

Trong trường hợp, bạn có sẵn mặt bằng đẹp để mở nhà hàng thì cũng đừng vội điền chi phí 0 đồng vào bảng tính. Bởi lẽ ra nếu không mở quán và bạn cho thuê mặt bằng đó thì số tiền bạn thu được vẫn là lợi nhuận. Để khách quan nhất, dù đã có sẵn mặt bằng, hãy tính chi phí bằng với giá cho thuê ngoài thị trường. 

• Chi phí thiết kế không gian quán

Sau khi tìm được mặt bằng ưng ý, bước tiếp theo là cần bắt tay vào trang trí lại quán và mua sắm nội thất cần thiết. Với những quán ăn nhỏ, đa phần chủ quán chỉ dọn dẹp, sơn sửa lại. Nhưng nếu mở nhà hàng với quy mô tương đối và có phong cách riêng, bạn cần thuê thiết kế chuyên nghiệp. 

Thực tế, thiết kế không gian quán là khâu hay phát sinh nhiều chi phí nhất. Bạn dễ rơi vào tình trạng “cái gì cũng thấy đẹp và thích mua”. Tuy nhiên, nên lưu ý, chi phí thiết kế và mua nội thất quán thường sẽ chỉ nên giao động trong khoảng 5 – 10% tổng chi phí mở nhà hàng. Nếu vượt quá bạn sẽ bị hụt vốn. 

• Chi phí trang thiết bị nấu ăn, pha chế 

Mua thiết bị, vật dụng kinh doanh là khoản chi không thể thiếu trong bảng dự toán chi phí mở nhà hàng. Bạn cần lên danh sách những vật dụng cần thiết cho bếp và khu vực phục vụ khách hàng để bắt tay vào sắm sửa. Chi phí cho việc đầu tư trang thiết bị cũng không nên quá 25% tổng phí đầu tư. 

Kinh doanh nhà hàng thì thiết bị đầu tư cũng phải chỉn chu hơn quán ăn nhỏ. Giả định một nhà hàng với diện tích 100m2, sức chứa full bàn 50 – 60 khách, vậy thì cần tối thiểu 3 bếp, 2 máy pha chế,..

Thêm vào đó là các thiết bị như tủ đông, tủ rau, tủ đựng đồ uống, hệ thống máy lạnh, quạt và các thiết bị nhà bếp như bát đĩa, dụng cụ nấu nướng, ly cốc,… Chi phí này sẽ rơi vào khoảng 80 đến 120 triệu. Bạn có thể giảm chi phí xuống bằng việc mua lại những thiết bị đã qua sử dụng nhưng vẫn còn dùng được ở các hội nhóm thanh lý. 

Tùy theo loại hình kinh doanh là nhà hàng Á, Âu hay Fastfood để bạn lựa chọn những thiết bị: lò nướng, bếp nướng, nồi chiên, máy rửa bát, v.v… Tuy nhiên hãy cẩn trọng lựa chọn những sản phẩm có độ bền cao, trong môi trường dầu mỡ dễ hỏng hóc. Đừng để bạn phải tốn thêm chi phí sửa chữa liên tục nhé.

• Phần mềm quản lý nhà hàng

Mỗi mô hình nhà hàng khác nhau sẽ có yêu cầu và phương thức quản lý vận hành khác nhau. Tuy nhiên, dù hoạt động theo mô hình nào thì nhà hàng cũng nên sử dụng phần mềm quản lý để tối ưu hiệu suất làm việc, giảm thiểu sơ xuất và thất thoát trong kinh doanh. 

Sau khi tìm được mặt bằng ưng ý, bước tiếp theo là cần bắt tay vào trang trí lại quán và mua sắm nội thất cần thiết. Với những quán ăn nhỏ, đa phần chủ quán chỉ dọn dẹp, sơn sửa lại. Nhưng nếu mở nhà hàng với quy mô tương đối và có phong cách riêng, bạn cần thuê thiết kế chuyên nghiệp. 

Thực tế, thiết kế không gian quán là khâu hay phát sinh nhiều chi phí nhất. Bạn dễ rơi vào tình trạng “cái gì cũng thấy đẹp và thích mua”. Tuy nhiên, nên lưu ý, chi phí thiết kế và mua nội thất quán thường sẽ chỉ nên giao động trong khoảng 5 – 10% tổng chi phí mở nhà hàng. Nếu vượt quá bạn sẽ bị hụt vốn. 

• Chi phí trang thiết bị nấu ăn, pha chế 

Mua thiết bị, vật dụng kinh doanh là khoản chi không thể thiếu trong bảng dự toán chi phí mở nhà hàng. Bạn cần lên danh sách những vật dụng cần thiết cho bếp và khu vực phục vụ khách hàng để bắt tay vào sắm sửa. Chi phí cho việc đầu tư trang thiết bị cũng không nên quá 25% tổng phí đầu tư. 

Kinh doanh nhà hàng thì thiết bị đầu tư cũng phải chỉn chu hơn quán ăn nhỏ. Giả định một nhà hàng với diện tích 100m2, sức chứa full bàn 50 – 60 khách, vậy thì cần tối thiểu 3 bếp, 2 máy pha chế,..

Thêm vào đó là các thiết bị như tủ đông, tủ rau, tủ đựng đồ uống, hệ thống máy lạnh, quạt và các thiết bị nhà bếp như bát đĩa, dụng cụ nấu nướng, ly cốc,… Chi phí này sẽ rơi vào khoảng 80 đến 120 triệu. Bạn có thể giảm chi phí xuống bằng việc mua lại những thiết bị đã qua sử dụng nhưng vẫn còn dùng được ở các hội nhóm thanh lý. 

Tùy theo loại hình kinh doanh là nhà hàng Á, Âu hay Fastfood để bạn lựa chọn những thiết bị: lò nướng, bếp nướng, nồi chiên, máy rửa bát, v.v… Tuy nhiên hãy cẩn trọng lựa chọn những sản phẩm có độ bền cao, trong môi trường dầu mỡ dễ hỏng hóc. Đừng để bạn phải tốn thêm chi phí sửa chữa liên tục nhé.

• Phần mềm quản lý nhà hàng

Mỗi mô hình nhà hàng khác nhau sẽ có yêu cầu và phương thức quản lý vận hành khác nhau. Tuy nhiên, dù hoạt động theo mô hình nào thì nhà hàng cũng nên sử dụng phần mềm quản lý để tối ưu hiệu suất làm việc, giảm thiểu sơ xuất và thất thoát trong kinh doanh. 

• Chi phí nguyên liệu 

Chi phí nguyên liệu cho nhà hàng đồ Á hay đồ Âu hoặc lẩu nướng, buffet,.. sẽ có giá cost khác nhau. Nhưng về cơ bản, loại chi phí này sẽ chiếm khoảng 10% số vốn đầu tư của nhà hàng. Ngoài ra giá nguyên liệu, đồ uống cũng sẽ tăng/giảm theo xu hướng thị trường hoặc dịp Lễ Tết cao điểm. 

Sau những ngày đầu khai trương, chắc chắn lượng khách sẽ giảm đi đôi chút nên tới khi đó bạn mới có thể tính toán chính xác lượng nguyên liệu cần nhập là bao nhiêu. Bên cạnh đó, một nhà hàng hút khách không chỉ bởi những món ăn ngon mà còn bởi nhiều loại đồ uống. Thế nên, bạn cũng cần phải cân nhắn đến khoản dự trữ đồ uống này khi lập bảng dự toán chi phí mở nhà hàng. Trung bình chi phí cho việc dự trữ bia, nước ngọt, nước đóng chai sẽ rơi vào 10 – 20 triệu đồng mỗi tháng. 

• Chi phí marketing

Hoạt động quảng bá thực sự cần thiết để thu hút khách hàng đến với nhà hàng trong giai đoạn đầu tiên. Vậy nên trong bảng dự toán chi phí mở nhà hàng bạn cũng cần dành một khoản cho hoạt động marketing.

Thông thường chi phí marketing sẽ chiếm khoảng 5 – 7% chi phí đầu tư. Chi phí này sẽ giảm dần đều khi bạn có đội ngũ tốt hoặc tạo được sự trung thành của khách hàng qua chất lượng sản phẩm, dịch vụ và các hoạt động chăm sóc khách hàng. 

Ngoài ra, bạn đừng quên tận dụng sức mạnh của mạng xã hội để tối ưu chiến dịch quảng bá, giới thiệu nhà hàng của mình. Bên cạnh việc mời KOLs/ Influencers đến review, bạn cũng có thể chủ động booking bài review trên các hội nhóm, fanpage ẩm thực uy tín. Trung bình, chi phí cho hoạt động này rơi vào khoảng 3 – 5 triệu/bài, tùy độ tin cậy và nổi tiếng của hội nhóm đó. 

• Chi phí nhân sự

Với quy mô nhà hàng phục vụ 70 – 100 thực khách, bạn cần thuê tối thiểu 2 đầu bếp chính, 4 phụ bếp, từ 5 đến 10 nhân viên phục vụ, 1 thu ngân, 2 bảo vệ, 1 quản kho. Chi phí thuê nhân viên trung bình 7 triệu/người. Bạn sẽ mất khoảng 140 triệu để trả lương cho nhân viên hàng tháng. Chưa kể các khoản tiền liên quan đến tuyển dụng, đào tạo, phúc lợi cho nhân viên. 

Đặc thù trong kinh doanh nhà hàng là nhân viên sẽ làm theo ca, ca sáng từ 8h-14h và ca chiều từ 16h – 22h. Tùy thuộc vào quy mô của nhà hàng để bạn tuyển số lượng nhân viên luân ca phù hợp. 

Trong nhà hàng sẽ có những nhân viên cố định như quản lý, bếp chính. Những nhân viên này bạn phải lựa chọn kỹ người có chuyên môn và độ tin tưởng cao để hỗ trợ bạn kinh doanh. 

Ngược lại những vị trí như nhân viên phục vụ, bảo vệ, v.v… bạn có thể tối ưu chi phí bằng cách thuê nhân sự có nhu cầu làm thêm theo giờ. Mức thuê nhân sự part-time trung bình ở Hà Nội và Hồ Chí Minh là 15,000 đến 22,000 đồng/giờ. 

• Chi phí thủ tục đăng ký kinh doanh

Đối với ngành kinh doanh dịch vụ, có hai hình thức đăng ký chính là kinh doanh hộ cá thể và theo doanh nghiệp. Mỗi loại hình kinh doanh sẽ yêu cầu những loại giấy tờ riêng. Để tránh mất thời gian làm hồ sơ cũng như bị trả hồ sơ do thiếu giấy tờ, bạn nên tự tìm hiểu kỹ hoặc tham khảo ý kiến của người am hiểu về luật. 

Hồ sơ đăng ký kinh doanh bao gồm:

– Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp gồm có

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp
• Điều lệ (Đối với các loại hình công ty)
• Bản sao CMND/ CCCD hoặc hộ chiếu của người thành lập doanh nghiệp là cá nhân
• Bản sao Giấy phép hoạt động/ Giấy phép kinh doanh/ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đối với chủ thể thành lập doanh nghiệp là tổ chức.
• Danh sách thành viên, cổ đông góp vốn thành lập công ty
• Giấy ủy quyền cho người thực hiện thủ tục thành lập công ty

– Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh cá thể gồm có:

• Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh
• Bản sao CMND/ CCCD hoặc hộ chiếu của chủ hộ kinh doanh
• Hợp đồng thuê nhà, mượn nhà hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa chỉ hợp pháp của người đăng ký.
• Giấy ủy quyền cho người thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh cá thể

Ngoài ra, bạn cũng cần lưu ý về giấy chứng nhận phòng cháy chữa cháy, chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm,…

• Chi phí duy trì kinh doanh

Trên thực tế, việc kinh doanh trong thời gian đầu thường sẽ khó có kết quả tốt vì khách chưa biết đến nhà hàng của bạn nhiều. Bạn cần có khoản dự trù phí chi trả tiền thuê mặt bằng, tiền điện, nước và lương nhân viên trong vòng 3 – 6 tháng để quán đi vào ổn định.

Ngoài ra, khi mới mở nhà hàng, chắc chắn sẽ phát sinh nhiều khoản phát sinh. Chẳng hạn như các loại thuế, tiền phòng ngừa rủi ro, tiền “tạo mối quan hệ” để kinh doanh thuận tiện, v.v… Đây là chi phí không cố định, tùy theo khu vực, địa bàn bạn mở nhà hàng. Tuy nhiên 2-3% trên tổng chi phí đầu tư quán là con số phù hợp để bạn xử lý các khoản phát sinh này. 

Để tìm hiểu thêm về: Nhà thuốc có được bán thực phẩm chức năng không?, quý khách có thể tham khảo bài viết sau của GIAYCHUNGNHAN!

4. Những yếu tố quan trọng khi mở nhà hàng

Xác định mục tiêu và đối tượng khách hàng:

• Mục tiêu kinh doanh: Bạn muốn nhà hàng của mình nổi tiếng về ẩm thực, dịch vụ hay không gian?
• Đối tượng khách hàng: Ai sẽ là khách hàng chính của bạn? Sinh viên, gia đình, người đi làm, khách du lịch?
• Khẩu vị và sở thích: Khách hàng của bạn thích món ăn nào, phong cách ẩm thực ra sao?

Lựa chọn địa điểm:

• Vị trí: Nên chọn nơi đông dân cư, giao thông thuận tiện, dễ tìm.
• Môi trường xung quanh: Cân nhắc các yếu tố như đối thủ cạnh tranh, cơ sở hạ tầng, an ninh.
• Diện tích và cấu trúc: Phù hợp với quy mô và loại hình nhà hàng bạn muốn mở.

Lên ý tưởng và thiết kế:

• Phong cách: Tạo nên một không gian độc đáo, ấn tượng và phù hợp với đối tượng khách hàng.
• Menu: Đa dạng món ăn, giá cả hợp lý, đảm bảo chất lượng.
• Nội thất: Đầu tư vào nội thất đẹp mắt, thoải mái, tạo cảm giác ấm cúng.
• Thương hiệu: Xây dựng một thương hiệu mạnh mẽ, dễ nhớ.

Nguồn vốn:

• Lập kế hoạch tài chính: Ước tính chi phí mở cửa hàng, chi phí vận hành hàng tháng.
• Tìm nguồn vốn: Tự có, vay ngân hàng, gọi vốn từ cộng đồng.

Nhân sự:

• Tuyển dụng: Tìm những người có kinh nghiệm, đam mê và phù hợp với văn hóa của nhà hàng.
• Đào tạo: Đào tạo nhân viên về kỹ năng phục vụ, chế biến món ăn, vệ sinh an toàn thực phẩm.

Marketing và quảng cáo:

• Xây dựng thương hiệu: Tạo ra một hình ảnh chuyên nghiệp, đáng tin cậy.
• Quảng cáo: Sử dụng các kênh truyền thông online và offline để tiếp cận khách hàng.
• Chương trình khuyến mãi: Tổ chức các chương trình ưu đãi để thu hút khách hàng.

Vệ sinh an toàn thực phẩm:

• Đảm bảo vệ sinh: Tuân thủ các quy định về vệ sinh an toàn thực phẩm.
• Kiểm soát chất lượng: Kiểm tra nguồn nguyên liệu, quy trình chế biến.

Pháp lý:

• Giấy phép kinh doanh: Hoàn tất các thủ tục pháp lý cần thiết.
• Hợp đồng thuê mặt bằng: Ký kết hợp đồng rõ ràng với chủ nhà.

5. Mẫu bảng dự toán chi phí mở nhà hàng Excel

 6. Câu hỏi thường gặp

Làm thế nào để ước lượng chính xác chi phí trong từng hạng mục?

• Trả lời: Bạn cần nghiên cứu thị trường để có cái nhìn tổng quan về giá cả. Ví dụ, khảo sát giá thuê mặt bằng tại khu vực dự kiến mở cửa hàng, tham khảo báo giá từ các nhà cung cấp thiết bị và dịch vụ, và ước tính số lượng hàng hóa cần thiết để nhập ban đầu. Ngoài ra, nên thêm một phần chi phí dự phòng (khoảng 10-20%) để đối phó với các chi phí phát sinh không lường trước.

Có nên điều chỉnh bảng dự toán chi phí sau khi cửa hàng đã đi vào hoạt động?

• Trả lời: Có, điều chỉnh bảng dự toán là cần thiết để phản ánh tình hình thực tế khi cửa hàng đã đi vào hoạt động. Bạn cần theo dõi chi phí thực tế và so sánh với dự toán ban đầu để có sự điều chỉnh kịp thời, nhằm kiểm soát chi phí và tối ưu hóa lợi nhuận.

Làm sao để quản lý chi phí phát sinh ngoài dự toán?

• Trả lời: Bạn nên thiết lập một khoản ngân sách dự phòng trong bảng dự toán ban đầu để xử lý các chi phí phát sinh. Ngoài ra, luôn theo dõi chặt chẽ các chi phí hàng ngày và có biện pháp điều chỉnh ngay khi thấy có sự chênh lệch lớn so với dự toán.

Có phần mềm nào hỗ trợ lập bảng dự toán chi phí không?

• Trả lời: Có nhiều phần mềm hỗ trợ lập bảng dự toán chi phí như Excel, Google Sheets, hoặc các phần mềm quản lý tài chính như QuickBooks, Xero. Các phần mềm này giúp bạn dễ dàng quản lý, theo dõi và điều chỉnh các chi phí một cách hiệu quả.

Cảm ơn quý khách đã quan tâm theo dõi bài viết trên. Nếu có thắc mắc nào về Mẫu bảng dự toán chi phí mở nhà hàng Excel, quý khách có thể liên hệ GIAYCHUNGNHAN để được hỗ trợ.