Biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hóa theo Thông tư 133/2016

Trong quá trình mua sắm và sử dụng vật tư hàng hóa, việc đảm bảo chất lượng và tuân thủ các quy định pháp luật là yếu tố quan trọng không thể thiếu. Để thực hiện điều này một cách chặt chẽ, Thông tư 133/2016/TT-BTC đã được Bộ Tài chính ban hành, hướng dẫn chi tiết về việc lập biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hóa. Thông tư này không chỉ giúp doanh nghiệp và các cơ quan quản lý theo dõi, đánh giá chất lượng vật tư hàng hóa một cách minh bạch, mà còn góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng nguồn lực. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu chi tiết về biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hóa theo Thông tư 133/2016, giúp bạn đọc nắm rõ hơn về các quy định và quy trình thực hiện.

I. Kiểm nghiệm là gì?

Kiểm nghiệm là gì
Kiểm nghiệm là gì?

Kiểm nghiệm là một hình thức kiểm soát chất lượng sản phẩm, đánh giá chất lượng của sản phẩm. Việc kiểm nghiệm sản phẩm phải tuân theo Luật an toàn thực phẩm do Quốc hội ban hành theo Nghị quyết số 51/2001/QH10. Để công bố chất lượng sản phẩm: kết quả kiểm nghiệm phải do đơn vị đạt tiêu chuẩn VILAS 694 (hệ thống công nhận phòng thử nghiệm, hiệu chuẩn của Việt Nam) và tiêu chuẩn Quốc Tế Ilac-MRA (tổ chức công nhận phòng thử nghiệm Quốc tế) thực hiện.

II. Mẫu biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hóa

Mẫu biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hóa
Mẫu biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hóa

Mục đích của biên bản này là  nhằm xác định số lượng, quy cách, chất lượng vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá trước khi nhập kho, làm căn cứ để quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản.

Xem chi tiết tại đây:  

Biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hóa theo Thông tư 133:2016

III. Hướng dẫn ghi biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hóa

–   Góc bên trái của Biên bản kiểm nghiệm ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), bộ phận sử dụng.

–   Biên bản này áp dụng cho các loại vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá cần phải kiểm nghiệm trước khi nhập kho trong các trường hợp:

     +  Nhập kho với số lượng lớn;

     +  Các loại vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá có tính chất lý, hoá phức tạp;

     +  Các loại vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá quý hiếm;

 –  Những vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá không cần kiểm nghiệm trước khi nhập kho, nhưng trong quá trình nhập kho nếu phát hiện có sự khác biệt lớn về số lượng và chất lượng giữa hoá đơn và thực nhập thì vẫn phải lập biên bản kiểm nghiệm.

     +  Cột A, B, C: Ghi số thứ tự, tên nhãn hiệu, quy cách và mã số của vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa kiểm nghiệm.

     +  Cột D: “Phương thức kiểm nghiệm” ghi phương pháp kiểm nghiệm toàn diện hay xác suất.

     +  Cột E: Ghi rõ đơn vị tính của từng loại

     +  Cột 1: Ghi số lượng theo hoá đơn hoặc phiếu giao hàng.

     +  Cột 2 và 3: Ghi kết quả thực tế kiểm nghiệm.

 –  Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: ghi rõ ý kiến về số lượng, chất lượng, nguyên nhân đối với vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa không đúng số lượng, quy cách, phẩm chất và cách xử lý.

 –   Biên bản kiểm nghiệm lập 2 bản:

     +  1 bản giao cho phòng, ban cung tiêu/hoặc người giao hàng.

     +  1 bản giao cho phòng, ban kế toán.

 –   Trường hợp vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa không đúng số lượng, quy cách, phẩm chất so với chứng từ hóa đơn, thì lập thêm một liên, kèm theo chứng từ liên quan gửi cho đơn vị bán vật tư, dụng cụ, công cụ, sản phẩm, hàng hóa để giải quyết.

IV. Tầm quan trọng của biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng 

Biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hóa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo chất lượng và hiệu quả quản lý vật tư hàng hóa. Dưới đây là một số lý do nêu bật tầm quan trọng của việc tuân thủ quy trình này:

  1. Đảm bảo chất lượng và an toàn: Biên bản kiểm nghiệm giúp xác định và xác nhận chất lượng của vật tư hàng hóa trước khi sử dụng, đảm bảo rằng chúng đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật và an toàn cần thiết.
  2. Tăng cường minh bạch và trách nhiệm: Quy trình kiểm nghiệm và lập biên bản giúp tạo ra một hệ thống ghi chép minh bạch, dễ dàng truy xuất nguồn gốc và trách nhiệm đối với các lô hàng hóa cụ thể. Điều này rất quan trọng trong việc kiểm soát chất lượng và xử lý khi có sự cố phát sinh.
  3. Hỗ trợ quản lý tài chính: Việc lập biên bản kiểm nghiệm chi tiết giúp các doanh nghiệp và cơ quan quản lý có cái nhìn rõ ràng về tình trạng vật tư hàng hóa, từ đó đưa ra các quyết định tài chính hợp lý và tránh lãng phí nguồn lực.
  4. Phòng ngừa rủi ro pháp lý: Tuân thủ Thông tư 133/2016 giúp các tổ chức tránh được các rủi ro pháp lý liên quan đến việc sử dụng vật tư hàng hóa không đạt chuẩn, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật.
  5. Nâng cao uy tín và lòng tin: Một quy trình kiểm nghiệm nghiêm ngặt và rõ ràng góp phần nâng cao uy tín của doanh nghiệp, tạo lòng tin nơi khách hàng và đối tác về chất lượng sản phẩm và dịch vụ cung cấp.

Việc hiểu rõ và thực hiện đúng các quy định của Thông tư 133/2016 không chỉ mang lại lợi ích trực tiếp cho doanh nghiệp mà còn đóng góp vào việc xây dựng một thị trường lành mạnh và bền vững.

V. Các câu hỏi thường gặp

Câu hỏi 1: Thông tư 133/2016/TT-BTC là gì?

Trả lời: Thông tư 133/2016/TT-BTC là văn bản hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam, bao gồm các quy định về việc lập biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hóa để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quá trình quản lý tài chính và kế toán.

Câu hỏi 2: Mục đích của biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hóa là gì?

Trả lời: Mục đích của biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hóa là để ghi nhận kết quả kiểm nghiệm, đảm bảo chất lượng và số lượng vật tư hàng hóa phù hợp với các tiêu chuẩn đã đề ra, từ đó hỗ trợ việc quản lý và sử dụng vật tư một cách hiệu quả và minh bạch.

Câu hỏi 3: Quy trình lập biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hóa gồm những bước nào?

Trả lời: Quy trình lập biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hóa thường bao gồm các bước sau:

  1. Chuẩn bị các dụng cụ và thiết bị cần thiết cho việc kiểm nghiệm.
  2. Kiểm tra số lượng và chất lượng vật tư hàng hóa theo tiêu chuẩn quy định.
  3. Ghi chép kết quả kiểm nghiệm chi tiết vào biên bản.
  4. Ký xác nhận biên bản bởi các bên liên quan.
  5. Lưu trữ biên bản kiểm nghiệm để làm cơ sở cho các quyết định quản lý tiếp theo.

Câu hỏi 4: Ai chịu trách nhiệm lập biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hóa?

Trả lời: Thường thì bộ phận quản lý chất lượng hoặc bộ phận kho bãi của doanh nghiệp sẽ chịu trách nhiệm lập biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hóa, với sự phối hợp của các bộ phận liên quan khác như kế toán, mua hàng hoặc sản xuất.

Câu hỏi 5: Thông tin nào cần có trong biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hóa?

Trả lời: Một biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hóa cần bao gồm các thông tin sau:

  • Thông tin về đơn vị kiểm nghiệm và các bên liên quan.
  • Mô tả chi tiết vật tư hàng hóa được kiểm nghiệm (tên, mã số, số lượng).
  • Kết quả kiểm nghiệm về chất lượng và số lượng.
  • Kết luận kiểm nghiệm (đạt/không đạt) và các đề xuất xử lý nếu có.
  • Chữ ký xác nhận của các bên liên quan.

Câu hỏi 6: Nếu vật tư hàng hóa không đạt yêu cầu trong quá trình kiểm nghiệm, bước tiếp theo sẽ là gì?

Trả lời: Nếu vật tư hàng hóa không đạt yêu cầu, doanh nghiệp sẽ thực hiện các bước sau:

  • Ghi nhận chi tiết các vấn đề phát hiện trong biên bản kiểm nghiệm.
  • Thông báo cho nhà cung cấp và các bên liên quan về tình trạng không đạt yêu cầu.
  • Đề xuất các biện pháp xử lý như trả lại hàng, yêu cầu thay thế hoặc bồi thường.
  • Theo dõi và kiểm tra lại sau khi các vấn đề đã được khắc phục.

Câu hỏi 7: Thời gian lưu trữ biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hóa là bao lâu?

Trả lời: Thời gian lưu trữ biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hóa thường phụ thuộc vào chính sách của doanh nghiệp và các quy định pháp luật liên quan. Thông thường, biên bản kiểm nghiệm nên được lưu trữ ít nhất 5 năm để đảm bảo có đủ thông tin phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.

Bài viết đã cung cấp cái nhìn tổng quan và chi tiết về biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hóa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC. Việc tuân thủ quy trình này không chỉ đảm bảo chất lượng vật tư mà còn góp phần vào việc quản lý hiệu quả và minh bạch. Hy vọng thông tin trong bài sẽ hữu ích cho bạn trong công việc và quản lý. Xin chân thành cảm ơn bạn đọc đã dành thời gian theo dõi.

    ĐỂ LẠI THÔNG TIN TƯ VẤN


    Trả lời

    Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *