Biểu mẫu báo cáo công tác văn thư lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo quản lý tài liệu hành chính hiệu quả, minh bạch. Bài viết này sẽ hướng dẫn cách xây dựng mẫu báo cáo chuẩn, đúng quy định pháp luật Việt Nam hiện hành, cùng Giấy chứng nhận.

1. Tổng quan về biểu mẫu báo cáo công tác văn thư lưu trữ

Biểu mẫu báo cáo công tác văn thư lưu trữ là công cụ quan trọng để các cơ quan hành chính tổng hợp kết quả thực hiện công việc.

Công tác văn thư, lưu trữ được quy định chặt chẽ trong Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15, có hiệu lực từ ngày 1/7/2025. Luật này nhấn mạnh việc lập báo cáo định kỳ để quản lý tài liệu lưu trữ, đảm bảo tính toàn vẹn và an toàn của hồ sơ. Biểu mẫu báo cáo phải bao gồm các nội dung như số liệu tài liệu, tình hình chỉnh lý, và nộp lưu hồ sơ vào trung tâm lưu trữ. Điều này giúp cơ quan quản lý dễ dàng theo dõi, đánh giá hiệu quả công tác lưu trữ.

Nghị định số 09/2019/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 12/3/2019, quy định chi tiết về chế độ báo cáo của cơ quan hành chính nhà nước. Theo đó, biểu mẫu báo cáo cần có cấu trúc rõ ràng, bao gồm tên báo cáo, nội dung yêu cầu, đối tượng thực hiện, và thời hạn gửi báo cáo. Quy định này đảm bảo tính thống nhất và minh bạch trong việc báo cáo công tác văn thư, lưu trữ. Các cơ quan cần tuân thủ thời hạn gửi báo cáo, thường là trước ngày 25 của tháng cuối kỳ báo cáo.

Thông tư số 13/2023/TT-BNV, có hiệu lực từ ngày 31/8/2023, hướng dẫn cụ thể về việc thu thập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử. Biểu mẫu báo cáo cần tích hợp các thông tin liên quan đến tài liệu điện tử, như định dạng lưu trữ và quy trình thẩm định. Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh chuyển đổi số, khi tài liệu điện tử ngày càng phổ biến.

2. Biểu mẫu báo cáo công tác văn thư lưu trữ

BÁO CÁO

Công tác văn thư, lưu trữ

I. KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

1. Công tác tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ và các quy định về công tác văn thư, lưu trữ

– Triển khai, tập huấn  các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ:

+ Hiệu trưởng và nhân viên phụ trách công tác văn thư được tham gia lớp tập huấn công tác văn thư, lưu trữ năm 20… theo Giấy mời số xx do UBND huyện tổ chức;

– Tổ chức mở lớp tập huấn cho cán bộ – giáo viên – nhân viên:

+ Nhà trường tổ chức tập huấn (online) tới 100% cán bộ – giáo viên – nhân viên các kỹ năng soạn thảo văn bản theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về công tác văn thư.

2. Xây dựng và ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ

– Xây dựng Kế hoạch thực hiện công tác văn thư lưu trữ năm 20…: Kế hoạch số xx ngày … tháng … năm 20… kế hoạch công tác văn thư lưu trữ năm 20….

– Xây dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của nhà trường; Danh mục hồ sơ của đơn vị theo Quyết định số xx/QĐ-TTHMK ngày …/…/20… về việc ban hành "Danh mục hồ sơ hiện hành của trường tiểu học Minh Khai" năm 20….

– Xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Quy định về khai thác, sử dụng tài liệu; Nội quy phòng cháy chữa cháy; Nội quy ra vào kho; …

– Đẩy mạnh ứng dụng khoa học công nghệ, công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ.

– Bố trí kinh phí cho công tác lưu trữ của đơn vị trong năm 20… theo quy định tại điều 36 của Luật Lưu trữ.

3. Công tác tổ chức, cán bộ:

– Số lượng cán bộ làm công tác văn thư: 01 (giáo viên kiêm nhiệm 0

– Số lượng cán bộ là công tác lưu trữ: Trình độ: 0 Chuyên ngành: 0

4. Công tác văn thư

a) Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính theo Nghị định số 30/2020/NĐ-Cp của chính phủ.

b) Công tác quản lý văn bản đi, đến:

+ Số văn bản đến: từ số 01 ngày 04/01/20… đến ngày 31/09/20….

+  Số văn bản đi:

• Tờ trình: từ số 01 ngày …/…/20… đến số 19 ngày …/…/20…;
• Kế hoạch: từ số 01 ngày …/…./20… đến số 50 ngày …/…/20…;
• Báo cáo: từ ngày …/…/20… đến ngày …/…/20…. Có 19 số văn bản;
• Quyết định: từ số 01 ngày …/…/20… đến số 49 ngày …/…/20…
•  Hợp đồng: từ số 01 ngày …/…/20…. đến số 19 ngày …/…/20….

– Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

Hồ sơ được mã hóa và lưu trữ theo quy ddingj công tác kiểm định chất lượng giáo dịch quy ddingj tại Thông tư số 19/2018/TT-BGDĐT;

c) Công tác tiếp nhận, xử lý, phát hành, quản lý văn bản và lập hồ sơ điện tử;

d) Công tác quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật, thực hiện công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư lưu trữ:

Công tác quản lý và sử dụng con dấu thực hiện theo Nghị định 99/2016/NĐ-CP ngày 1/7/2016 Nghị định về quản lý và sử dụng con dấu;

Hồ sơ của trường được ban hành đúng theo quy định đúng thẩm quyền, nộp đúng thời gian quy định;

Hồ sơ các bộ phận, của giáo viên nộp về văn phòng sau khi hoàn thành công việc;

Hồ sơ cán bộ viên chức, người lao động được lưu trữ tại văn phòng, hằng năm bổ sung thông tin theo quy định.

>>> Tải ngay: Biểu mẫu báo cáo công tác văn thư lưu trữ tại đây!

Xem thêm: Mẫu đơn làm chứng chỉ hành nghề khám chữa bệnh chuẩn nhất

3. Quy trình lập biểu mẫu báo cáo công tác văn thư lưu trữ

Việc lập biểu mẫu báo cáo công tác văn thư lưu trữ cần tuân theo quy trình cụ thể để đảm bảo tính chính xác.

Bước 1: Thu thập thông tin và số liệu
Cơ quan cần tổng hợp dữ liệu về tình hình văn thư, lưu trữ trong kỳ báo cáo, bao gồm số lượng tài liệu, tình trạng chỉnh lý, và nộp lưu. Theo Nghị định 09/2019/NĐ-CP, các thông tin này phải được chốt số liệu đúng thời hạn quy định. Quá trình này đòi hỏi sự phối hợp giữa các phòng ban để đảm bảo dữ liệu đầy đủ.

Bước 2: Lập biểu mẫu theo mẫu quy định
Biểu mẫu cần tuân theo cấu trúc được hướng dẫn trong Thông tư 13/2023/TT-BNV, bao gồm các mục như tên cơ quan, kỳ báo cáo, và nội dung công tác. Mỗi mục phải được trình bày rõ ràng, tránh sai sót về số liệu hoặc thông tin. Biểu mẫu cần được soạn thảo trên cả định dạng giấy và điện tử.

Bước 3: Thẩm định và phê duyệt báo cáo
Sau khi hoàn thiện, báo cáo phải được thẩm định bởi người đứng đầu cơ quan hoặc bộ phận văn thư. Quyết định ban hành Quy trình thẩm định, phê duyệt mục lục hồ sơ của TP. Hồ Chí Minh (30/8/2023) nhấn mạnh việc kiểm tra tính chính xác trước khi nộp. Bước này đảm bảo báo cáo đáp ứng các yêu cầu pháp lý.

Bước 4: Nộp báo cáo đúng hạn
Báo cáo phải được gửi đến cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ trước thời hạn quy định, thường là ngày 25 của tháng cuối kỳ, theo Nghị định 09/2019/NĐ-CP. Việc nộp báo cáo trễ hạn có thể dẫn đến vi phạm quy định hành chính. Các cơ quan cần sử dụng phương thức gửi báo cáo phù hợp, như trực tiếp hoặc qua hệ thống điện tử.

Xem thêm: Mẫu đơn xin trích lục học bạ cấp 3 chuẩn nhất

4. Các yêu cầu pháp lý khi sử dụng biểu mẫu báo cáo

Biểu mẫu báo cáo công tác văn thư lưu trữ cần đáp ứng các yêu cầu pháp lý cụ thể để đảm bảo tính hợp pháp. Dưới đây là những quy định quan trọng cần tuân thủ.

Luật Lưu trữ 33/2024/QH15 yêu cầu các cơ quan phải lập báo cáo định kỳ, chuyên đề, hoặc đột xuất tùy theo tình hình thực tế. Báo cáo cần phản ánh đầy đủ các hoạt động như chỉnh lý tài liệu tồn đọng, thu thập tài liệu, và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Điều này giúp cơ quan quản lý nhà nước đánh giá hiệu quả công tác lưu trữ.

Nghị định 09/2019/NĐ-CP quy định chi tiết về nội dung báo cáo, bao gồm 11 thành phần như tên báo cáo, đối tượng thực hiện, và phương thức gửi. Các cơ quan cần đảm bảo biểu mẫu có đầy đủ các thành phần này để tránh thiếu sót. Việc sử dụng biểu mẫu không đúng chuẩn có thể dẫn đến yêu cầu bổ sung, gây chậm trễ.

Thông tư 18/2025/TT-BTC hướng dẫn về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, yêu cầu biểu mẫu phải tích hợp thông tin về định dạng số hóa. Các tài liệu điện tử cần được lưu trữ theo chuẩn quy định, đảm bảo khả năng truy xuất và bảo mật. Điều này phù hợp với xu hướng chuyển đổi số trong công tác hành chính.

Việc quản lý tài liệu lưu trữ tồn đọng, đặc biệt giai đoạn 1975-2015, được hướng dẫn trong công văn của Chi cục Văn thư – Lưu trữ TP. Hồ Chí Minh (24/7/2023). Báo cáo cần phản ánh tiến độ chỉnh lý tài liệu tồn đọng, đảm bảo tuân thủ các quy định về thời hạn và chất lượng.

Xem thêm: Mẫu đơn xin trích lục giấy đăng ký kết hôn mới nhất

5. Lợi ích của việc sử dụng biểu mẫu báo cáo đúng chuẩn

Sử dụng biểu mẫu báo cáo công tác văn thư lưu trữ đúng chuẩn mang lại nhiều lợi ích thiết thực. Dưới đây là những lợi ích nổi bật theo pháp luật Việt Nam hiện hành.

Biểu mẫu chuẩn giúp cơ quan hành chính tiết kiệm thời gian trong việc tổng hợp và báo cáo thông tin. Theo Nghị định 09/2019/NĐ-CP, biểu mẫu thống nhất giúp giảm thiểu sai sót và tăng tính minh bạch. Điều này đặc biệt quan trọng khi báo cáo được gửi lên các cơ quan quản lý cấp cao.

Việc sử dụng biểu mẫu đúng quy định hỗ trợ cơ quan thực hiện tốt công tác quản lý nhà nước về lưu trữ, theo Luật Lưu trữ 33/2024/QH15. Báo cáo chính xác giúp cơ quan đánh giá hiệu quả hoạt động văn thư, từ đó đề xuất các cải tiến phù hợp. Điều này cũng giúp phát hiện sớm các vấn đề trong quản lý tài liệu.

Biểu mẫu chuẩn còn hỗ trợ việc số hóa tài liệu lưu trữ, phù hợp với Thông tư 13/2023/TT-BNV. Các cơ quan có thể dễ dàng tích hợp báo cáo vào hệ thống thông tin quốc gia, đảm bảo tính liên thông và hiện đại hóa. Điều này góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính.

Cuối cùng, việc tuân thủ biểu mẫu đúng chuẩn giúp cơ quan tránh các vi phạm hành chính liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ. Theo Nghị định 68/2025/NĐ-CP, các hành vi như không nộp báo cáo đúng hạn có thể bị xử phạt. Do đó, việc sử dụng biểu mẫu chuẩn là yếu tố then chốt để đảm bảo tuân thủ pháp luật.

Biểu mẫu báo cáo công tác văn thư lưu trữ là công cụ không thể thiếu trong quản lý hành chính, giúp các cơ quan thực hiện tốt nghĩa vụ pháp lý và nâng cao hiệu quả công việc. Để được tư vấn thêm về cách lập biểu mẫu hoặc các vấn đề liên quan, hãy liên hệ Giấy chứng nhận để nhận hỗ trợ chi tiết.