Bộ tờ khai hải quan gồm những gì là câu hỏi mà nhiều doanh nghiệp quan tâm khi thực hiện các hoạt động xuất nhập khẩu. Đây là tập hợp các tài liệu bắt buộc để hoàn thành thủ tục hải quan, đảm bảo hàng hóa được thông quan hợp pháp. Cùng Giấy chứng nhận, bài viết này sẽ cung cấp thông tin chi tiết về bộ tờ khai hải quan gồm những gì, vai trò của từng tài liệu, lợi ích và những lưu ý quan trọng để doanh nghiệp chuẩn bị hiệu quả.

1. Tổng quan về bộ tờ khai hải quan gồm những gì

Bộ tờ khai hải quan gồm những gì được hiểu là tập hợp các tài liệu mà người khai hải quan phải nộp cho cơ quan hải quan để thực hiện thủ tục thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu. Theo Luật Hải quan 2014 và Thông tư 38/2015/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC), bộ tờ khai hải quan là yếu tố bắt buộc, giúp cơ quan hải quan kiểm tra tính hợp pháp, xác định thuế và quản lý hàng hóa. Bộ hồ sơ này không chỉ bao gồm tờ khai chính mà còn kèm theo nhiều tài liệu bổ sung, tùy thuộc vào loại hàng hóa và phương thức vận chuyển.

Quy trình chuẩn bị bộ tờ khai hải quan đã được đơn giản hóa nhờ hệ thống hải quan điện tử (VNACCS/VCIS), cho phép doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tuyến. Tuy nhiên, việc hiểu rõ các thành phần trong bộ tờ khai hải quan gồm những gì vẫn rất quan trọng để tránh sai sót, giảm thiểu thời gian thông quan và chi phí phát sinh. Bộ hồ sơ này đóng vai trò cầu nối giữa doanh nghiệp và cơ quan hải quan, đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ các quy định quốc tế, như Công ước Kyoto sửa đổi.

2. Các thành phần chính trong bộ tờ khai hải quan gồm những gì

Để thực hiện thủ tục hải quan một cách suôn sẻ, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu trong bộ tờ khai hải quan, bao gồm cả tờ khai chính và các giấy tờ bổ sung. Mỗi tài liệu đều có vai trò cụ thể trong việc xác minh thông tin và đảm bảo hàng hóa được xử lý đúng quy định. Dưới đây là các thành phần chính trong bộ tờ khai hải quan gồm những gì, dựa trên quy định pháp luật hiện hành.

• Tờ khai hải quan (bản điện tử hoặc bản giấy): Tờ khai hải quan là tài liệu cốt lõi, cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa như mô tả, số lượng, trị giá, mã HS (Hệ thống hài hòa mô tả và mã hóa hàng hóa), và xuất xứ. Tờ khai được nộp qua hệ thống VNACCS/VCIS, với các thông tin cần khai báo chính xác để tránh bị phân luồng đỏ hoặc yêu cầu bổ sung. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ trước khi nộp để đảm bảo không có sai sót về số liệu hoặc mã hàng.
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Hóa đơn thương mại là tài liệu chứng minh giao dịch mua bán giữa bên xuất khẩu và nhập khẩu, bao gồm thông tin về giá trị hàng hóa, điều kiện giao hàng (Incoterms), và mô tả chi tiết sản phẩm. Tài liệu này cần được cung cấp bằng ngôn ngữ quốc tế (thường là tiếng Anh) và có chữ ký xác nhận của bên bán. Hóa đơn thương mại giúp hải quan xác định trị giá tính thuế và kiểm tra tính hợp pháp của giao dịch.
• Phiếu đóng gói (Packing List): Phiếu đóng gói cung cấp thông tin về cách hàng hóa được đóng gói, bao gồm số lượng kiện, trọng lượng (tịnh và tổng), và kích thước. Tài liệu này hỗ trợ hải quan trong việc kiểm tra thực tế hàng hóa, đặc biệt khi cần xác minh số lượng hoặc điều kiện đóng gói. Phiếu đóng gói cần được lập chi tiết và khớp với các thông tin trong tờ khai hải quan để tránh nghi ngờ về gian lận.
• Chứng nhận xuất xứ (C/O): Chứng nhận xuất xứ là tài liệu chứng minh nguồn gốc hàng hóa, giúp doanh nghiệp tận dụng ưu đãi thuế quan từ các hiệp định thương mại tự do như EVFTA, CPTPP. C/O cần được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền tại nước xuất khẩu, như Phòng Công nghiệp và Thương mại Việt Nam (VCCI). Tài liệu này đặc biệt quan trọng với các mặt hàng nhạy cảm hoặc có yêu cầu kiểm soát xuất xứ chặt chẽ.

>>> Xem thêm tại đây: Chi tiết thủ tục nhập khẩu và mã HS tủ điện

3. Mẫu tờ khai hải quan mới nhất 

hải quan mới nhất, bao gồm mẫu HQ/2015/XK cho hàng xuất khẩu và HQ/2015/NK cho hàng nhập khẩu, được quy định tại Thông tư 38/2015/TT-BTC và sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC. Các mẫu này được sử dụng rộng rãi trong hệ thống hải quan điện tử, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác. Nếu bạn cần tải mẫu hoặc tư vấn chi tiết, vui lòng liên hệ Trường Thành Logistics tại địa chỉ: Tầng 26, Tháp A, tòa nhà Sông Đà, Phạm Hùng, Nam Từ Liêm, Hà Nội; hoặc qua hotline: 028 3930 3279.

• Mẫu HQ/2015/XK (Hàng xuất khẩu): Đây là mẫu dành cho các doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài. Mẫu này yêu cầu điền đầy đủ thông tin về người xuất khẩu, người nhập khẩu, mô tả hàng hóa, mã số thuế, số lượng container và các chứng từ đi kèm. Mẫu được thiết kế để tương thích với hệ thống VNACCS, đảm bảo dữ liệu được xử lý nhanh chóng.

>>> Tải mẫu tờ khai hải quan hàng xuất khẩu tại đây

• Mẫu HQ/2015/NK (Hàng nhập khẩu): Mẫu này được sử dụng cho các lô hàng nhập khẩu vào Việt Nam. Ngoài các thông tin cơ bản như mẫu xuất khẩu, mẫu nhập khẩu còn yêu cầu khai báo chi tiết về trị giá tính thuế, thuế suất, và các khoản phí như phí vận chuyển, bảo hiểm. Doanh nghiệp cần chú ý điền đúng mã HS và xuất xứ hàng hóa.

>>> Tải mẫu tờ khai hải quan hàng nhập khẩu tại đây

4. Lợi ích của việc chuẩn bị đúng bộ tờ khai hải quan gồm những gì

Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác bộ tờ khai hải quan gồm những gì mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, từ việc rút ngắn thời gian thông quan đến giảm thiểu rủi ro pháp lý. Hiểu rõ các thành phần trong bộ hồ sơ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình xuất nhập khẩu và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Dưới đây là những lợi ích chính khi doanh nghiệp chuẩn bị đúng bộ tờ khai hải quan.

• Rút ngắn thời gian thông quan hàng hóa: Một bộ tờ khai hải quan đầy đủ và chính xác giúp doanh nghiệp được phân luồng xanh hoặc vàng, giảm thiểu thời gian kiểm tra tại cửa khẩu. Với hệ thống hải quan điện tử, các lô hàng có hồ sơ hợp lệ có thể được thông quan trong vòng vài giờ, tiết kiệm chi phí lưu kho và vận chuyển. Điều này đặc biệt quan trọng với các mặt hàng dễ hỏng hoặc có thời hạn giao hàng gấp.
• Tránh rủi ro phạt hành chính và truy thu thuế: Việc chuẩn bị đúng các tài liệu như hóa đơn thương mại, C/O, và phiếu đóng gói giúp doanh nghiệp tránh các sai sót trong khai báo, như sai mã HS hoặc trị giá hàng hóa. Sai sót này có thể dẫn đến phạt hành chính hoặc truy thu thuế, gây thiệt hại tài chính. Một bộ hồ sơ chuẩn giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định và duy trì uy tín với cơ quan hải quan.
• Tận dụng ưu đãi thuế quan từ hiệp định thương mại: Chứng nhận xuất xứ trong bộ tờ khai hải quan là yếu tố then chốt để doanh nghiệp hưởng ưu đãi thuế từ các hiệp định như EVFTA, CPTPP. Ví dụ, hàng hóa có C/O hợp lệ từ EU có thể được giảm thuế nhập khẩu xuống 0%, giúp doanh nghiệp giảm chi phí sản xuất và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường quốc tế.
• Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp với đối tác: Một bộ tờ khai hải quan được chuẩn bị kỹ lưỡng giúp doanh nghiệp hoàn thành thủ tục nhanh chóng, đảm bảo thời gian giao hàng đúng hẹn. Điều này tạo ấn tượng tốt với đối tác quốc tế, đặc biệt trong chuỗi cung ứng toàn cầu, nơi sự chính xác và tốc độ là yếu tố cạnh tranh quan trọng. Uy tín này giúp doanh nghiệp duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài.

>>> Xem thêm tại đây: Nhưng điều cần biết khi nhập khẩu USB và mã HS USB

5. Lưu ý khi chuẩn bị bộ tờ khai hải quan gồm những gì

Mặc dù hệ thống hải quan điện tử đã đơn giản hóa việc nộp bộ tờ khai hải quan, doanh nghiệp vẫn cần lưu ý một số điểm quan trọng để tránh sai sót và đảm bảo quy trình thông quan diễn ra suôn sẻ. Những lỗi nhỏ trong hồ sơ có thể dẫn đến chậm trễ hoặc chi phí phát sinh không đáng có. Dưới đây là những lưu ý cần thiết khi chuẩn bị bộ tờ khai hải quan gồm những gì.

• Kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của thông tin: Doanh nghiệp cần rà soát kỹ các thông tin trong tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại, và phiếu đóng gói để đảm bảo khớp nhau về số lượng, trị giá, và mô tả hàng hóa. Sai sót như khai sai mã HS hoặc thiếu thông tin xuất xứ có thể dẫn đến việc bị yêu cầu bổ sung hồ sơ hoặc kiểm tra thực tế. Việc kiểm tra kỹ trước khi nộp qua hệ thống VNACCS/VCIS giúp tiết kiệm thời gian và tránh rủi ro.
• Chuẩn bị giấy phép chuyên ngành nếu cần: Một số mặt hàng, như thực phẩm, hóa chất, hoặc thiết bị y tế, yêu cầu giấy phép từ các cơ quan chuyên ngành, như Bộ Y tế hoặc Bộ Công Thương. Doanh nghiệp cần tìm hiểu trước các quy định tại Thông tư 38/2015/TT-BTC và liên hệ cơ quan có thẩm quyền để xin giấy phép. Việc thiếu giấy phép có thể khiến hàng hóa bị giữ tại cửa khẩu, gây thiệt hại lớn.
• Lưu trữ bản sao các tài liệu: Sau khi nộp bộ tờ khai hải quan, doanh nghiệp nên giữ lại bản sao của tất cả tài liệu, bao gồm tờ khai, hóa đơn, và C/O, để đối chiếu khi cần. Những tài liệu này có thể được yêu cầu trong quá trình kiểm tra sau thông quan hoặc khi giải quyết tranh chấp. Lưu trữ cẩn thận giúp doanh nghiệp chứng minh sự tuân thủ và bảo vệ quyền lợi hợp pháp.
• Tận dụng dịch vụ tư vấn hải quan nếu cần: Đối với các doanh nghiệp mới hoặc gặp khó khăn trong việc chuẩn bị hồ sơ, việc hợp tác với các đơn vị tư vấn như Giấy chứng nhận là giải pháp hiệu quả. Các đơn vị này có thể hỗ trợ kiểm tra hồ sơ, tư vấn về mã HS, và đại diện làm việc với hải quan, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và đảm bảo quy trình thông quan diễn ra đúng quy định.

Bộ tờ khai hải quan gồm những gì là yếu tố cốt lõi trong quy trình xuất nhập khẩu, giúp doanh nghiệp hoàn thành thủ tục thông quan một cách hợp pháp và hiệu quả. Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác các tài liệu mang lại nhiều lợi ích, từ tiết kiệm thời gian đến tận dụng ưu đãi thuế quan. Đồng hành cùng Giấy Chứng Nhận để cập nhật thêm nhiều thông tin khác!