Việc sở hữu chứng nhận ISO đối với một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh rất quan trọng. Thông qua đó thể hiện doanh nghiệp cung cấp các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao, đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và tuân thủ các quy định pháp luật. Trong bài viết này, hãy cùng GIAYCHUNGNHAN tìm hiểu về Thủ tục xin cấp giấy chứng nhận ISO.

1. Giấy chứng nhận ISO là gì?

Giấy chứng nhận ISO (International Organization for Standardization) là một tiêu chuẩn quốc tế được công nhận rộng rãi, chứng minh rằng một tổ chức, sản phẩm hoặc dịch vụ đã đáp ứng các yêu cầu nghiêm ngặt về chất lượng, an toàn và hiệu quả.

Nói một cách đơn giản, khi một doanh nghiệp đạt được chứng nhận ISO, điều đó có nghĩa là:

• Hệ thống quản lý của doanh nghiệp đó đã đạt chuẩn quốc tế: Các quy trình, hoạt động, sản phẩm của doanh nghiệp đã đáp ứng được những yêu cầu khắt khe về chất lượng, môi trường, an toàn, v.v.
• Sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp đó có chất lượng ổn định và đáng tin cậy: Khách hàng có thể yên tâm khi sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp đó.
• Doanh nghiệp đã thể hiện được cam kết của mình trong việc cải tiến liên tục: Doanh nghiệp luôn tìm cách nâng cao hiệu quả hoạt động và chất lượng sản phẩm.

2. Các tiêu chuẩn ISO phổ biến hiện nay

• ISO 9001:2015 – Hệ thống quản lý chất lượng (QMS): Tiêu chuẩn này đưa ra các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng, giúp các tổ chức đảm bảo rằng họ đáp ứng nhu cầu khách hàng và các quy định áp dụng.

Mời quý khách hàng xem thêm thông tin về Dịch vụ cấp giấy chứng nhận ISO 9001:2015 tại Hòa Bình

• ISO 22000:2018 – Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm:  Tiêu chuẩn này kết hợp các yếu tố chính của ISO 9001 và HACCP để đảm bảo an toàn thực phẩm trong chuỗi cung ứng thực phẩm toàn cầu.
• ISO 45001:2018 – Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp:Tiêu chuẩn này nhằm giúp các tổ chức cải thiện an toàn lao động, giảm thiểu rủi ro nơi làm việc và tạo điều kiện làm việc an toàn hơn cho người lao động.
• ISO 14001:2015 – Hệ thống quản lý môi trường: Tiêu chuẩn này cung cấp khuôn khổ để một tổ chức có thể thực hiện các biện pháp bảo vệ môi trường và phản ứng với các điều kiện môi trường thay đổi.
• ISO 27001:2013 – Hệ thống quản lý an ninh thông tin: Tiêu chuẩn này cung cấp các yêu cầu cho một hệ thống quản lý an ninh thông tin, giúp bảo vệ thông tin nhạy cảm và đảm bảo sự bảo mật, tính toàn vẹn và tính sẵn sàng của thông tin.
• ISO 13485 được sử dụng trong ngành Y tế: để xây dựng và kiểm soát chất lượng thiết bị y tế. Nó đưa ra các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng áp dụng tại các cơ sở sản xuất, kinh doanh trang thiết bị dụng cụ y tế.

3. Hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận ISO

• Giấy đề nghị cấp giấy chứng nhận ISO mà doanh nghiệp đã lựa chọn, thường bao gồm các thông tin sau đây:

• Tên đơn vị
• Địa chỉ 
• Số điện thoại, fax, email
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp 
• Họ tên và chức danh người đại diện theo pháp luật
• Tiêu chuẩn ISO mà doanh nghiệp muốn nhận giấy chứng nhận 
• Yêu cầu cấp chứng nhận ISO. Trường hợp doanh nghiệp đã lựa chọn cơ quan chứng nhận, cần ghi rõ tên cơ quan.

• Báo cáo đánh giá hệ thống quản lý chất lượng theo ISO doanh nghiệp đã lựa chọn. Trong báo cáo phải thể hiện được các nội dung sau đây: 

• Mô tả chung về hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp, bao gồm các quy trình chính, cấu trúc tổ chức
• Sơ đồ minh họa các quy trình chính của hệ thống
• Các điểm mạnh, các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO mà hệ thống đã đáp ứng
• Các điểm yếu, yêu cầu của tiêu chuẩn ISO mà hệ thống còn chưa đáp ứng tốt
• Đề xuất các hành động cụ thể để khắc phục các không phù hợp

• Báo cáo tóm tắt quy trình hoạt động của doanh nghiệp

Thể hiện nội dung liên quan đến sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi, những thành tựu doanh nghiệp đã đạt được, quy trình quản lý nhân sự, quản lý tài chính, quản lý chất lượng sản phẩm…

• Bản đánh giá tính hiệu quả khi áp dụng vào quy trình hoạt động của doanh nghiệp.

Đánh giá các yếu tố liên quan đến hiệu quả về thời gian, chi phí, sự hài lòng của khách hàng, hiệu quả làm việc của nhân viên…

4. Thủ tục cấp giấy chứng nhận ISO 

  Bước 1: Doanh nghiệp lựa chọn tiêu chuẩn ISO phù hợp

Doanh nghiệp cần xác định tiêu chuẩn ISO phù hợp với ngành nghề kinh doanh và mục tiêu của mình. 

  Bước 2: Đăng ký chứng nhận 

Trước khi đăng ký chứng nhận, doanh nghiệp phải tiến hành xây dựng, áp dụng và vận hành được hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO đã lựa chọn để đăng ký chứng nhận. Để đăng ký cấp giấy chứng nhận, doanh nghiệp cần tìm đến tổ chức chứng nhận hợp pháp tại Việt Nam để làm các thủ tục đăng ký.

  Bước 3: Kiểm tra, đánh giá 

Sau khi đăng ký chứng nhận, tổ chức chứng nhận sẽ thành lập đoàn chuyên gia có năng lực và kinh nghiệm tiến hành đánh giá trực tiếp tại doanh nghiệp, thẩm định tính phù hợp của hệ thống quản lý chất lượng đã thiết lập so với các yêu cầu trong tiêu chuẩn. Nội dung kiểm tra, đánh giá có thể bao gồm: 

• Cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp
• Phân bổ chức năng, nhiệm vụ cụ thể đối với từng phòng, ban
• Quy định quyền và nghĩa vụ cho từng chức danh, vị trí theo năng lực
• Quy định quyền hạn, trách nhiệm của lãnh đạo và bộ phận quản lý tiêu chuẩn ISO tương ứng mà doanh nghiệp đã lựa chọn

  Bước 4: Cấp giấy chứng nhận 

• Nếu Hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp đáp ứng mọi điều kiện, điều khoản mà ISO đưa ra, thì doanh nghiệp đó sẽ được cấp giấy chứng nhận ISO. 
• Nếu chưa đủ điều kiện, doanh nghiệp tiếp tục phải khắc phục, thay đổi lại cho phù hợp.
• Trong chứng nhận sẽ ghi rõ phạm vi chứng nhận, thời hạn hiệu lực và số hiệu chứng nhận.

5. Câu hỏi thường gặp 

Giấy chứng nhận ISO có thời hạn bao lâu?

Giấy chứng nhận ISO thường có thời hạn là 3 năm. Trong thời gian này, tổ chức cần duy trì hệ thống quản lý của mình theo các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO. Sau 3 năm, tổ chức cần được đánh giá giám sát để duy trì giấy chứng nhận.

 Lợi ích của việc đạt chứng nhận ISO ?

• Nâng cao hình ảnh thương hiệu
• Nâng cao năng lực cạnh tranh
• Cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ
• Tăng cường niềm tin, sự hài lòng của khách hàng
• Cải thiện hiệu quả hoạt động
• Mở rộng thị trường
• Giảm thiểu rủi ro liên quan đến chất lượng, môi trường, an toàn và bảo mật thông tin

 Thời gian để đạt được chứng nhận ISO?

Thời gian để đạt được chứng nhận ISO phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô doanh nghiệp, hệ thống hiện tại, và tiêu chuẩn được chọn. Thông thường, quá trình này có thể kéo dài từ 6 tháng đến 1 năm.

Trên đây là toàn bộ thông tin liên quan đến Thủ tục xin cấp giấy chứng nhận ISO. Nếu còn điều vướng mắc, hãy liên hệ ngay GIAYCHUNGNHAN để được hỗ trợ nhanh nhất.