Mẫu giấy xác nhận nhân sự của công ty là một tài liệu quan trọng, hỗ trợ người lao động trong nhiều thủ tục hành chính như vay vốn ngân hàng, xin visa, hoặc bổ sung hồ sơ tuyển dụng. Cùng Giấy chứng nhận tìm hiểu chi tiết về mẫu giấy này và cách viết chuẩn chỉnh qua bài viết dưới đây.

1. Giấy xác nhận nhân sự của công ty: Khái niệm, mục đích và vai trò

Mẫu giấy xác nhận nhân sự của công ty là một văn bản do doanh nghiệp hoặc tổ chức cấp, nhằm xác nhận rằng một cá nhân đang hoặc đã làm việc tại đơn vị. Tài liệu này đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ người lao động hoàn thành các thủ tục hành chính, và được sử dụng phổ biến trong nhiều tình huống thực tế. Dưới đây là những thông tin chi tiết về khái niệm và mục đích của mẫu giấy này.

Giấy xác nhận nhân sự của công ty được sử dụng để chứng minh mối quan hệ lao động giữa người lao động và doanh nghiệp, bao gồm thông tin cá nhân, chức vụ, thời gian làm việc và loại hợp đồng. Theo Bộ luật Lao động 2019, văn bản này đảm bảo quyền lợi chính đáng của người lao động khi cần xác minh kinh nghiệm làm việc hoặc tình trạng công tác. Tài liệu này thường được yêu cầu trong các thủ tục như xin vay vốn, đăng ký bảo hiểm, hoặc làm visa du lịch, du học.

Mục đích của giấy xác nhận không chỉ dừng ở việc cung cấp thông tin mà còn giúp người lao động chứng minh tính hợp pháp của công việc đang thực hiện. Theo Điều 28 Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp có trách nhiệm cung cấp thông tin chính xác về người lao động khi được yêu cầu. Do đó, mẫu giấy cần được soạn thảo cẩn thận, đảm bảo đầy đủ các nội dung cần thiết để tránh phát sinh tranh chấp hoặc từ chối từ cơ quan chức năng.

Việc cấp giấy xác nhận nhân sự thường do bộ phận nhân sự hoặc lãnh đạo công ty thực hiện. Văn bản này không chỉ xác nhận thời gian làm việc mà còn có thể bao gồm thông tin về phòng ban, chức danh, và tình trạng hợp đồng, giúp bên thứ ba dễ dàng kiểm chứng. Tài liệu này đặc biệt quan trọng khi người lao động cần bổ sung hồ sơ cho các cơ quan nhà nước hoặc tổ chức quốc tế.

2. Mẫu giấy xác nhận nhân sự của công ty

2.1 Mẫu giấy xác nhận nhân sự của công ty (Mẫu 1)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

GIẤY XÁC NHẬN CÔNG TÁC

Kính gửi (1): Ban Giám đốc Công ty…………………..

Họ và tên:…………………………………………………………………………

Địa chỉ  (2):………………………….…………………………………………….

Số CMND: …………………..Ngày cấp:…………. Nơi cấp:……..…………

Hiện đang công tác tại:

Công ty (3): ……………………………………………………………………….

Địa chỉ (4): …………………..……………………………………………………

Điện thoại (5):……………………………… Fax: ………………………………

Vị trí công tác (6): ………………………………………………………………..

Chức danh/chức vụ (7): …..………………………….…………………………

Loại Hợp đồng lao động (đánh dấu “x”):

 Không xác định thời hạn

 Xác định thời hạn 01 năm

 Xác định thời hạn 02 năm

 Xác định thời hạn 03 năm

 Khác (8) (ghi rõ): …………………………………………………………….

Ngày vào làm việc:……………………………………………………………..

Ngày kết thúc (nếu có): ………………..………………………………………

Vị trí công việc đảm nhận theo quá trình công tác (9) (nếu có):

…………………………………………………………………………………….

Lý do xin xác nhận công tác (10):

………………………………………………………………………………….

Tôi xin cam đoan những lời khai trên là chính xác, nếu có gì sai trái tôi xin chịu mọi trách nhiệm trước pháp luật và trước Công ty.

Kính trình Giám đốc/Tổng Giám đốc xem xét và xác nhận.

Tôi xin chân thành cảm ơn!

>>> Tải ngay: Mẫu giấy xác nhận nhân sự của công ty (Mẫu 1) tại đây!

2.2 Mẫu giấy xác nhận nhân sự của công ty (Mẫu 2)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

……………, ngày……..tháng……năm 20…

ĐƠN XIN XÁC NHẬN CÔNG TÁC

Họ tên (ghi chữ in hoa): ………………………………………………………………..

Địa chỉ thường trú: ………………………………………………………………………..

Địa chỉ tạm trú: ………………………………………………………………………………

Số CMND:………………………………………… Ngày cấp:………….Nơi cấp:……

Số điện thoại nhà:…………………………. Số ĐTDĐ: ……………………………….

Hiện đang làm việc tại:…………………………………………………………………….

Chức danh/chức vụ:………………………………………………………………………..

Địa chỉ cơ quan: …………………………………………………………………………….

Điện thoại liên lạc: ………………………………………………………………………….

Ngày vào làm việc:…………………………………………………………………………

Lý do xác nhận công tác:………………………………………………………………..

Tôi xin cam đoan những lời khai trên là đúng sự thật, nếu sai tôi xin chịu mọi trách nhiệm trước pháp luật.

Kính trình thủ trưởng cơ quan xem xét và xác nhận.

>>> Tải ngay: Mẫu giấy xác nhận nhân sự của công ty (Mẫu 2) tại đây!

3. Cách viết mẫu giấy xác nhận nhân sự của công ty

Việc soạn thảo mẫu giấy xác nhận nhân sự của công ty đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ các quy định pháp luật Việt Nam hiện hành. Tài liệu này cần bao gồm đầy đủ thông tin cần thiết để đảm bảo tính hợp pháp và đáp ứng yêu cầu của cơ quan tiếp nhận. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách viết mẫu giấy này.

Để đảm bảo tính hợp pháp, giấy xác nhận cần được soạn thảo theo đúng quy định tại Điều 20 Bộ luật Lao động 2019, trong đó nêu rõ các loại hợp đồng lao động và thông tin liên quan. Người viết cần ghi rõ tên công ty, thông tin cá nhân của người lao động, và mục đích xác nhận. Văn bản phải được ký bởi người có thẩm quyền, thường là giám đốc hoặc trưởng phòng nhân sự, kèm theo dấu xác nhận của doanh nghiệp.

Quy trình soạn thảo mẫu giấy xác nhận nhân sự bao gồm các bước cụ thể để đảm bảo nội dung đầy đủ và chính xác. Dưới đây là các bước chi tiết:

• Bước 1: Chuẩn bị thông tin cá nhân và doanh nghiệp
  Người lao động cần cung cấp đầy đủ họ tên, ngày tháng năm sinh, số căn cước công dân, và địa chỉ thường trú. Doanh nghiệp cần ghi rõ tên, mã số thuế, và địa chỉ trụ sở theo giấy đăng ký kinh doanh.
• Bước 2: Xác định nội dung xác nhận
  Nội dung cần nêu rõ thời gian làm việc, loại hợp đồng (xác định thời hạn hoặc không thời hạn), chức vụ, và phòng ban. Nếu mục đích xác nhận là để vay vốn hoặc xin visa, cần nêu rõ lý do trong phần nội dung.
• Bước 3: Ký và đóng dấu
  Văn bản cần có chữ ký của người có thẩm quyền và dấu của công ty để đảm bảo tính pháp lý. Theo Nghị định 01/2020/NĐ-CP, việc chứng thực chữ ký có thể được yêu cầu tùy thuộc vào cơ quan tiếp nhận.
• Bước 4: Kiểm tra và nộp hồ sơ
  Sau khi hoàn thành, người lao động cần kiểm tra kỹ thông tin để tránh sai sót. Nếu cần công chứng, văn bản có thể được chứng thực tại Phòng Tư pháp hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã theo quy định.

ĐỌC THÊM: Mẫu giấy xác nhận kết quả học tập

4. Các quy định pháp luật liên quan đến giấy xác nhận nhân sự

Mẫu giấy xác nhận nhân sự của công ty cần tuân thủ các quy định pháp luật Việt Nam hiện hành để đảm bảo tính hợp pháp và được chấp nhận bởi các cơ quan chức năng. Dưới đây là các văn bản pháp luật liên quan trực tiếp đến việc soạn thảo và sử dụng giấy xác nhận nhân sự.

Theo Bộ luật Lao động 2019, cụ thể tại Điều 28, doanh nghiệp có trách nhiệm cung cấp thông tin chính xác về người lao động khi được yêu cầu. Điều này bao gồm xác nhận thời gian làm việc, chức vụ, và các thông tin liên quan đến hợp đồng lao động. Văn bản này đảm bảo quyền lợi của người lao động trong các thủ tục hành chính hoặc pháp lý.

Nghị định 01/2020/NĐ-CP quy định về chứng thực bản sao và chữ ký, áp dụng khi giấy xác nhận cần được công chứng để sử dụng trong các thủ tục như vay vốn hoặc xin visa. Theo quy định này, Phòng Tư pháp hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực chữ ký và bản sao, đảm bảo tính hợp pháp của tài liệu khi nộp cho cơ quan nhà nước.

Thông tư 04/2024/TT-BTP hướng dẫn về công chứng và chứng thực, quy định rõ trình tự và thủ tục chứng thực văn bản hành chính, bao gồm giấy xác nhận nhân sự. Theo thông tư này, các tổ chức hành nghề công chứng có thể chứng thực chữ ký hoặc bản sao giấy xác nhận, giúp tài liệu được chấp nhận trong các giao dịch pháp lý.

Ngoài ra, Nghị định 117/2024/NĐ-CP và Nghị định 152/2024/NĐ-CP cũng đề cập đến việc quản lý lao động và các giấy tờ liên quan đến nhân sự trong doanh nghiệp. Những quy định này yêu cầu doanh nghiệp cung cấp thông tin chính xác và minh bạch khi cấp giấy xác nhận, tránh các hành vi gian lận hoặc cung cấp thông tin sai lệch.

ĐỌC THÊM THÔNG TIN SAU: Mẫu giấy xác nhận nợ viết tay đơn giản nhất

5. Lưu ý khi soạn thảo và sử dụng giấy xác nhận nhân sự

Để đảm bảo giấy xác nhận nhân sự của công ty đáp ứng đầy đủ yêu cầu và tránh sai sót, người lao động và doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng trong quá trình soạn thảo và sử dụng. Dưới đây là các lưu ý cụ thể để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của tài liệu.

Khi soạn thảo, cần đảm bảo thông tin cá nhân của người lao động và doanh nghiệp được ghi chính xác theo Bộ luật Lao động 2019, đặc biệt là các thông tin như số căn cước công dân, thời gian làm việc, và loại hợp đồng. Sai sót trong các thông tin này có thể dẫn đến việc tài liệu bị từ chối bởi cơ quan tiếp nhận, gây chậm trễ trong thủ tục hành chính.

Nếu giấy xác nhận được sử dụng cho các mục đích như vay vốn ngân hàng hoặc xin visa, cần kiểm tra kỹ yêu cầu của cơ quan tiếp nhận. Một số trường hợp có thể yêu cầu công chứng chữ ký hoặc bản sao theo Nghị định 01/2020/NĐ-CP, do đó người lao động nên liên hệ trước với cơ quan để nắm rõ quy định cụ thể.

Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng người ký xác nhận có thẩm quyền hợp pháp, thường là giám đốc hoặc trưởng phòng nhân sự. Theo Nghị định 01/2020/NĐ-CP, chữ ký của người có thẩm quyền cần được chứng thực nếu cơ quan tiếp nhận yêu cầu, nhằm đảm bảo tính pháp lý của văn bản.

Cuối cùng, người lao động nên lưu giữ bản sao của giấy xác nhận để sử dụng trong các trường hợp cần thiết. Trong một số trường hợp, cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu bổ sung thêm giấy tờ như hợp đồng lao động hoặc sổ bảo hiểm xã hội để đối chiếu, do đó cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ để tránh phát sinh vấn đề.

Mẫu giấy xác nhận nhân sự của công ty là một tài liệu không thể thiếu trong nhiều thủ tục hành chính, giúp người lao động chứng minh tình trạng công tác và đảm bảo quyền lợi hợp pháp. Nếu bạn cần hỗ trợ thêm về mẫu giấy hoặc các thủ tục liên quan, hãy liên hệ Giấy chứng nhận để được tư vấn chi tiết và nhanh chóng.