Mẫu giấy xác nhận thu nhập tại công ty là một tài liệu quan trọng, hỗ trợ người lao động trong nhiều thủ tục hành chính như vay vốn ngân hàng, quyết toán thuế thu nhập cá nhân, hoặc xin visa. Hãy cùng  Giấy chứng nhận tìm hiểu chi tiết về mẫu giấy này qua bài viết dưới đây.

1. Mẫu giấy xác nhận thu nhập tại công ty là gì?

Mẫu giấy xác nhận thu nhập tại công ty là tài liệu do doanh nghiệp hoặc tổ chức trả thu nhập cấp cho người lao động, nhằm xác nhận mức thu nhập trong một khoảng thời gian nhất định. Tài liệu này đóng vai trò quan trọng trong nhiều tình huống pháp lý và tài chính. Dưới đây là các thông tin cần biết về mẫu giấy này theo pháp luật Việt Nam hiện hành.

Theo Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007, giấy xác nhận thu nhập là căn cứ để người lao động thực hiện các thủ tục quyết toán thuế thu nhập cá nhân, đặc biệt khi cần chứng minh thu nhập chịu thuế hoặc các khoản khấu trừ. Tài liệu này cần được ký bởi người đứng đầu doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền và đóng dấu pháp lý để đảm bảo tính hợp pháp.

Mẫu giấy xác nhận thu nhập thường được sử dụng trong các trường hợp như vay vốn ngân hàng, nơi tổ chức tài chính yêu cầu xác minh khả năng tài chính của cá nhân. Ngoài ra, giấy này cũng được dùng khi xin visa hoặc thực hiện các thủ tục hành chính khác, chẳng hạn như chứng minh thu nhập để bảo lãnh người thân.

Mặc dù Thông tư 156/2013/TT-BTC đã hết hiệu lực, mẫu 20/TXN-TNCN từng được ban hành kèm theo thông tư này vẫn được nhiều doanh nghiệp tham khảo để lập giấy xác nhận thu nhập, do chưa có văn bản thay thế chính thức. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đảm bảo nội dung giấy phù hợp với các quy định mới nhất.

2. Mẫu giấy xác nhận thu nhập tại công ty mới nhất

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

THƯ XÁC NHẬN THU NHẬP

Năm………..

Thay mặt tổ chức, cá nhân trả thu nhập: (Tên tổ chức/cá nhân)………………………..

Tôi xin xác nhận về việc ông/bà:

1. Họ và tên:……………………………………………………………………………………..

2. Chức vụ (nếu có):………………………………………………………………………….

Được bổ nhiệm tới công tác tại Việt Nam với các chi tiết sau:

3. Ngày đến Việt Nam:                         ngày….tháng……..năm……………..

4. Thu nhập trong giai đoạn từ ngày 01 tháng 01 năm ..…đến ngày 31 tháng 12 năm…….

Số tiền là……………………..đồng

Trong đó:

a. Tại Việt nam:………………………đồng

b. Tại nước ngoài:…………………….đồng

5. Các khoản bị khấu trừ ngoài Việt Nam (nếu có):…………………………………

– Thuế thu nhập cá nhân:…………………………………………………..

– Bảo hiểm xã hội hoặc các loại bảo hiểm bắt buộc tương tự:………………….

– Các khoản bị khấu trừ khác:……………………………………………..

6. Tiền thuê nhà cho ông/bà …………tại Việt Nam là do………………..(ghi rõ tên tổ chức/cá nhân) trả, số tiền là:…………………………………………………………..đồng.

Tôi cam đoan số liệu khai trên là đúng và chịu trách nhiệm trước pháp luật về những số liệu đã khai./.

Gửi kèm:

Hợp đồng lao động số……………ngày…….tháng……năm…….

>>> Tải ngay: Mẫu giấy xác nhận thu nhập tại công ty mới nhất tại đây!

3. Cách viết mẫu giấy xác nhận thu nhập tại công ty chuẩn xác

Việc lập mẫu giấy xác nhận thu nhập tại công ty đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ các quy định pháp luật để đảm bảo tính hợp pháp. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách viết mẫu giấy này theo pháp luật Việt Nam hiện hành.

• Bước 1: Ghi rõ thông tin tổ chức trả thu nhập. Đầu tiên, giấy xác nhận cần ghi đầy đủ thông tin của công ty, bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế và thông tin liên hệ. Thông tin này giúp xác định tổ chức chịu trách nhiệm cấp giấy, phù hợp với quy định tại Nghị định 91/2022/NĐ-CP về quản lý thuế.
• Bước 2: Điền thông tin cá nhân của người lao động. Phần này yêu cầu ghi rõ họ tên, mã số thuế cá nhân, chức vụ, bộ phận công tác và ngày đến Việt Nam (nếu là người nước ngoài). Theo Luật Quản lý thuế 2019, mã số thuế cá nhân là yếu tố bắt buộc để đảm bảo tính minh bạch trong các giao dịch thuế.
• Bước 3: Xác nhận mức thu nhập. Nội dung này cần nêu rõ mức lương, thưởng, phụ cấp và tổng thu nhập trong khoảng thời gian xác định (tháng, quý hoặc năm). Các khoản thu nhập chịu thuế cần được kê khai theo Thông tư 80/2021/TT-BTC, đảm bảo khớp với hồ sơ thuế của doanh nghiệp.
• Bước 4: Ký tên và đóng dấu. Giấy xác nhận phải có chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền, kèm theo dấu pháp lý của công ty. Điều này được quy định tại Nghị định 91/2022/NĐ-CP, nhằm đảm bảo tính hợp pháp của tài liệu.

THAM KHẢO THÊM VỀ BÀI VIẾT SAU: Thủ tục xin giấy xác nhận quá trình đóng BHXH

4. Quy trình xin cấp giấy xác nhận thu nhập tại công ty

Để nhận được giấy xác nhận thu nhập, người lao động cần thực hiện các bước cụ thể, đảm bảo tuân thủ quy trình hành chính của công ty và pháp luật Việt Nam hiện hành. Dưới đây là các bước chi tiết để xin cấp giấy này.

• Bước 1: Chuẩn bị đơn đề nghị. Người lao động cần viết đơn đề nghị cấp giấy xác nhận thu nhập, nêu rõ mục đích sử dụng (ví dụ: vay ngân hàng, quyết toán thuế). Đơn cần ghi rõ thông tin cá nhân, khoảng thời gian cần xác nhận thu nhập và gửi đến phòng nhân sự hoặc kế toán của công ty.
• Bước 2: Nộp đơn và chờ xác minh. Sau khi nộp đơn, phòng nhân sự hoặc kế toán sẽ kiểm tra thông tin thu nhập của người lao động dựa trên hợp đồng lao động và bảng lương. Theo Thông tư 80/2021/TT-BTC, các thông tin này phải khớp với dữ liệu đã kê khai với cơ quan thuế.
• Bước 3: Nhận giấy xác nhận. Sau khi xác minh, công ty sẽ cấp giấy xác nhận thu nhập, có chữ ký và đóng dấu. Thời gian xử lý thường mất từ 3-5 ngày làm việc, tùy thuộc vào quy trình nội bộ của doanh nghiệp.
• Bước 4: Kiểm tra và sử dụng. Người lao động cần kiểm tra kỹ lưỡng thông tin trên giấy, đảm bảo không có sai sót về số liệu hoặc thông tin cá nhân. Nếu phát hiện lỗi, cần yêu cầu công ty chỉnh sửa ngay để tránh ảnh hưởng đến các thủ tục sau này.

NGHIÊN CỨU THÊM THÔNG TIN: Mẫu giấy xác nhận bảng lương chi tiết

5. Những lưu ý quan trọng khi sử dụng giấy xác nhận thu nhập

Sử dụng giấy xác nhận thu nhập đúng cách không chỉ giúp người lao động hoàn thành các thủ tục cần thiết mà còn tránh được những rủi ro pháp lý. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng khi sử dụng tài liệu này theo pháp luật Việt Nam hiện hành.

Giấy xác nhận thu nhập cần được lập đúng mẫu, có đầy đủ thông tin theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019. Các thông tin như tổng thu nhập, các khoản khấu trừ và thời gian xác nhận phải được trình bày rõ ràng, minh bạch để tránh bị cơ quan chức năng từ chối.

Người lao động cần lưu ý thời hạn hiệu lực của giấy xác nhận, đặc biệt khi sử dụng cho mục đích vay vốn hoặc xin visa. Một số tổ chức yêu cầu giấy xác nhận phải được cấp trong vòng 3-6 tháng gần nhất, tùy theo quy định cụ thể của từng nơi.

Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng thông tin trên giấy xác nhận khớp với dữ liệu đã kê khai với cơ quan thuế, theo Nghị định 91/2022/NĐ-CP. Nếu có sự không thống nhất, cả người lao động và doanh nghiệp có thể đối mặt với các vấn đề pháp lý liên quan đến thuế.

Trong trường hợp người lao động tự do hoặc không có hợp đồng lao động chính thức, việc xin xác nhận thu nhập có thể phức tạp hơn. Theo Nghị định 65/2013/NĐ-CP, những cá nhân này có thể xin xác nhận tại Ủy ban nhân dân địa phương, nhưng cần cung cấp bằng chứng về thu nhập như hóa đơn hoặc chứng từ giao dịch.

Mẫu giấy xác nhận thu nhập tại công ty là một tài liệu không thể thiếu trong nhiều thủ tục hành chính và tài chính, từ quyết toán thuế đến vay vốn ngân hàng. Nếu bạn cần hỗ trợ thêm hoặc muốn tải mẫu giấy xác nhận chuẩn, hãy liên hệ Giấy chứng nhận để được tư vấn chi tiết.