Hợp đồng ủy thác xuất khẩu là một trong những công cụ quan trọng giúp các doanh nghiệp mở rộng thị trường và tối ưu hóa quy trình xuất khẩu hàng hóa. Đây là một thỏa thuận pháp lý giữa hai bên: bên ủy thác (thường là nhà sản xuất, nhà cung cấp) và bên được ủy thác (thường là một đại lý xuất khẩu). Hãy cùng GIAYCHUNGNHAN tìm hiểu cụ thể hơn qua bài viết Mẫu hợp đồng ủy thác xuất khẩu bằng Tiếng Anh.

1. Ủy thác xuất khẩu hàng hóa là gì?

Để hiểu ủy thác xuất khẩu là gì trước tiên bạn cần nắm rõ khái niệm xuất khẩu hàng hóa.

Xuất khẩu là hình thức đem một loại hàng hóa hoặc dịch vụ bán cho một quốc gia khác, trên cơ sở lấy tiền tệ làm phương tiện thanh toán. Tiền tệ được sử dụng có thể là đơn vị tiền tệ của bên bán hoặc bên mua, hoặc của một bên thứ ba (đồng USD).

Ủy thác xuất khẩu là việc doanh nghiệp kinh doanh thuê một đơn vị khác (forwarder hoặc công ty chuyên dịch vụ ủy thác) thay doanh nghiệp thực hiện hoạt động xuất khẩu hàng hoá cho người mua ở thị trường nước ngoài. Theo đó, công ty thứ ba sẽ thực hiện nhiệm vụ đưa sản phẩm (hàng hóa) của doanh nghiệp ra nước ngoài cho đối tác của họ.

Để đảm bảo tính minh bạch rõ ràng, việc ủy thác xuất khẩu sẽ được thực hiện dựa trên cơ sở hợp đồng giữa các doanh nghiệp. Hợp đồng này phải đảm bảo phù hợp với quy định của Pháp lệnh về hợp đồng kinh tế. Tuy nhiên trước khi ký hợp đồng ủy thác với công ty nào, việc bạn cần là kiểm tra năng lực, kinh nghiệm của công ty nhận xuất khẩu ủy thác. Bạn nên lưu ý việc này trước khi đi đến bước tiếp theo…

2. Mẫu hợp đồng ủy thác xuất khẩu bằng Tiếng Anh

Dưới đây là Mẫu hợp đồng ủy thác xuất khẩu bằng Tiếng Anh:

EXPORT TRUST CONTRACT

Number… /HĐKTXK

Today is the day… month… year… at… we include

TRUST PARTY

– Business name……………………………………………………………………..

– Head office address ……………………………………………………………………..

– Phone……………. … Telex………………………. Fax…………… ……….

– Account number:…………………… open at the bank………………… ………………

– Represented by Mr. (Mrs.) ……………………………. Position…………………………

– Power of attorney number……. (if any)

Write the date……… month……….. year……do…… position….. sign

In this contract, it is called party A for short

TRUST RECEIVING PARTY

– Business name……………………………………………………………………..

– Head office address ……………………………………………………………………..

– Phone……………. … Telex………………………. Fax…………… ………

– Account number:…………………… open at the bank………………… ………………

– Represented by Mr. (Mrs.) ……………………………. Position…………………………

– Power of attorney number…………. (if any)

Write the date…… month……. year ……. Do…….. Position…..sign

In this contract, it is called party B for short

The two parties agreed to agree on the contract content as follows:        

Article 1: Content of entrusted work

1. Party A entrusts Party B to export the following items:

Plus:……………………….

Total value in Vietnamese currency (in words):………………….

3. Total value in foreign currency (in words):…………………………..

Article 2: Specification of goods quality

1. Party B is responsible for guiding Party A in advance on the quality standards of goods, quarantine standards, packaging, how to choose samples to offer, etc. right from the time of production and processing.
2. Party A must provide Party B with the necessary documents on specifications, qualities, samples… for sale.
3. Party A must be responsible for the quality of the goods (if there is a deviation from the content of the offer) and is responsible for the quantity of goods inside the packaging, in the packages or containers closed by Party A, when the goods arrive outside.

Article 3: Ownership of export goods

1) Goods entrusted for export are assets owned by Party A until that goods are transferred ownership by Party A to foreign customers. In any period, Party B does not have ownership of this entrustment.

2) Party B must create conditions for Party A to participate in transactions and negotiate with foreign parties on the offering of its goods.

3) Each shipment displayed by Party A guarantees to entrust only Party B, which is the unit with import and export functions to offer and export from the date… month… year…, if then Party A transfers ownership of this entrusted shipment to another unit or uses it to assign debt, to mortgage, pledge to guarantee assets in other contracts without the consent of Party B, Party A must be fully responsible.

Article 4: Transport and export transactions of entrusted goods

1) Party A is responsible for transporting the goods to the location and in time as instructed by Party B:

– Location…………………..

– Time: goods must be available before………..time on……/….. /….

2) Party B is responsible for urgently trading and exporting goods within … days (from the date Party A has prepared all the requirements for goods agreed with Party B). If the transaction cannot be made during the above time, Party B must immediately notify Party A to handle that shipment.

3) Party B is responsible for exporting goods with the most favorable conditions for Party A (in terms of high prices, ability to pay quickly in strong foreign currency, etc.).

Article 5: Payment of sales money

1) Party B is responsible for providing the bank (foreign trade)… at… the necessary documents to make a profit for Party A to receive foreign currency paid by the foreign party as quickly as possible.

2) Party A is entitled to use that foreign currency according to the State’s regulations, Party B has no right to own this foreign currency. 

Article 6: Risk settlement

Party A must suffer from the risks in the process of entrusting the export of the above shipment if Party B proves that they are not at fault and has fully filled all responsibility to claim compensation from the third person (who is at fault causing risks such as breaking, burning… goods entrusted for export).

In this case, the third person performs the obligation to compensate directly to Party A.

Article 7: Payment of trust costs

1) Party A must pay Party B the total entrustment cost at the level prescribed by the State (may be agreed by the two parties).

The amount of the cost of entrusting the item………….(first) is… dong

– ………….(second) is …. dong

– ………….(third) is …. dong

The total trust cost is: (number)……………. (In words)………………

2) Payment by method…….(transferable, cash etc..)

Article 8: Responsibilities of the parties in implementation

1. In case the goods are complained of due to errors of Party A, Party A must be responsible for compensating for damage to foreign customers according to the settlement results together with Party B.
2. Party B is responsible for doing all the necessary work reasonably to resolve complaints when foreign customers issue invoices, including in cases where the goods entrusted for export have losses due to the above risk, and also send material responsibility according to their fault.
3. When determining the part that must compensate for material damage is the responsibility of Party A, Party B is obliged to send legal documents proving to the regional foreign trade bank that is… (where Party A opens an account to receive foreign currency payments) for this bank to deduct Party A’s account, pay compensation to foreign customers, and Party B must notify Party A.
4. If Party B implements the content of non-specific instructions on goods that are wrong with the requirements that the customer makes, causing damage to Party A, Party B is responsible for compensation for the actual damage caused to Party A due to goods that cannot be exported.
5. Party A does not comply with the time and place of delivery according to Party B’s instructions, resulting in the consequence of being fined by a foreign customer for a contract with Party B and forcing compensation for other costs such as port charges, rental of means of transport, etc., Party A is responsible for compensation on behalf of Party B. If this error is caused by Party B’s wrong instructions on the time and place of delivery, Party B must pay direct compensation to foreign customers.
6. If Party A violates the obligation to pay the trust fee due to late payment compared to the agreement, Party B may apply the overdue credit interest rate penalty as prescribed by the state bank as… % of the day (or month) from the expiration date of the payment period.
7. Any party who has signed a contract without performing or unilaterally suspending the performance of the contract without a good reason will be fined up to…% of the value of the signed contract.
8. Violations in this contract that the two parties cause to each other (if not related to material compensation to foreign parties) occur, in case one party causes many types of violations simultaneously, only one type of fine with the highest amount of fine according to the fines agreed by the parties in this contract.

Article 9: Procedures for resolving contract disputes

1. The two parties need to actively inform each other of the progress of the contract implementation. If any adverse problems arise, the parties must promptly notify each other and actively discuss and solve them (it is necessary to make a record of the entire content).
2. In case the parties cannot resolve it themselves, the dispute will be brought to the Court for settlement.
3. The cost of inspection, verification and court fees is bear by the faulty.

Article 10: Other agreements (if necessary)

Article 11: Validity of the contract

This contract is valid from…. /…/…. to the day…. /…. /………….

The two sides will hold a meeting and make a record of contract liquidation at… time of day…

This contract is made into… copies, of the same value, each party keeps…. copies.

Send to the agency… copy

          REPRESENTATIVE OF PARTY B             REPRESENTATIVE OF PARTY A

Xem chi tiết tại đây: Mẫu hợp đồng ủy thác xuất khẩu bằng Tiếng Anh

3. Quy trình xuất khẩu ủy thác

Khi thực hiện quy trình ủy thác xuất khẩu, doanh nghiệp cần:

+ Kiểm tra xem hàng hóa xuất khẩu có thuộc loại hàng hóa cấm nhập hoặc tạm dừng nhập khẩu ở nước đối tác không. Nếu thuộc diện này, thì khỏi phải mất công ủy quyền làm gì, hàng của bạn không được phép nhập khẩu vào nước đó.

+ Nếu hàng hóa thuộc diện phải xin phép cơ quan quản lý, công ty ủy quyền hoặc nhận ủy quyền phải xin giấy phép này. Việc này nên thu xếp càng sớm càng tốt, đừng để hàng về đến cảng mới làm thì đã muộn.

+ Khi có bộ chứng từ hàng hóa, bên nhận ủy thác làm thủ tục hải quan xuất khẩu như quy định hiện hành.

4. Quy định về ủy thác xuất khẩu hàng hóa

Thực tế có rất nhiều cá nhân hay tổ chức cần đến dịch vụ ủy thác xuất khẩu. Tuy nhiên trước khi thực hiện giao dịch ủy thác xuất khẩu thì chúng ta nên nắm rõ những quy định của nhà nước để thực hiện cho đúng.

Đối với công ty nhận ủy thác, nên tìm hiểu điều kiện kinh doanh xuất nhập khẩu ủy thác trước khi nhận đơn hàng để tránh những sai phạm không đáng có nhé. Vì đơn vị nhận kinh doanh đứng tên trên toàn bộ giấy tờ giao dịch, do đó phải chịu trách nhiệm pháp lý trước tiên.

Hoạt động ủy thác XNK được quy định tại điều 50, Luật Quản lý ngoại thương số 05/2017/QH. Theo đó:

• Cá nhân/tổ chức được phép ủy thác xuất nhập khẩu hàng hóa không thuộc Danh mục hàng hóa cấm xuất khẩu, cấm nhập khẩu hoặc không phải là hàng hóa tạm ngừng xuất khẩu, tạm ngừng nhập khẩu.
• Đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu theo giấy phép, theo điều kiện, bên ủy thác hoặc bên nhận ủy thác phải có giấy phép, đáp ứng điều kiện xuất khẩu, nhập khẩu trước khi ký hợp đồng ủy thác hoặc nhận ủy thác, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Để tìm hiểu thêm về: Mẫu hợp đồng kinh tế tiếng anh, mời quý khách tham khảo bài viết sau!

5. Những rủi ro có thể gặp khi chọn dịch vụ ủy thác

Tất nhiên, không có một hình thức nào mà không tồn tại hai mặt. Khi bạn chọn ủy quyền xuất khẩu qua một công ty dịch vụ làm trung gian thì bạn cũng phải lường trước được những hạn chế của nó.

+ Đầu tiên là bạn phải bỏ ra chi phí cho dịch vụ.

+ Thứ hai là ít nhiều bạn sẽ thiếu quyền chủ động do phải làm việc qua bên trung gian

+ Thứ ba, bạn có thể gặp rủi ro nhất định về thông tin nhà cung cấp và sản phẩm xuất khẩu. Những trường hợp như chủ hàng bị công ty dịch vụ cướp đối tác, khách hàng, không phải là chưa từng xảy ra.

6. Câu hỏi 

What is an export agency?

• An export agency is a company or individual that acts as an intermediary between a domestic manufacturer and foreign buyers. They handle the export process on behalf of the manufacturer, including marketing, sales, shipping, and customs clearance.

What are the benefits of using an export agency?

• Market access: Export agencies have established networks and relationships with foreign buyers, providing access to new markets.
• Expertise: They possess in-depth knowledge of export regulations, documentation, and logistics.
• Reduced costs: Agencies can help reduce costs by handling various aspects of the export process.
• Risk mitigation: They can help manage risks associated with international trade, such as currency fluctuations and trade disputes.

What are the responsibilities of an export agency?

• Marketing and sales: Identifying potential customers, promoting products, and negotiating sales contracts.
• Documentation: Preparing export documents, such as commercial invoices, packing lists, and bills of lading.
• Shipping: Arranging transportation and coordinating with shipping companies.
• Customs clearance: Handling customs procedures and ensuring compliance with import regulations.
• Payment collection: Collecting payments on behalf of the manufacturer and managing foreign exchange risks.

What are the different types of export agencies?

• Manufacturer’s export agent: Represents a single manufacturer.
• Export management company: Represents multiple manufacturers in a specific industry or region.
• Export trading company: Handles a wide range of products from various manufacturers.

Trên đây là những thông tin về Mẫu hợp đồng ủy thác xuất khẩu bằng Tiếng Anh. Cảm ơn quý khách đã quan tâm theo dõi bài viết của GIAYCHUNGNHAN. Chúng tôi mong rằng bài viết sẽ thật sự hữu ích đối với quý khách. Nếu bạn có thắc mắc nào đừng ngần ngại hãy liên hệ GIAYCHUNGNHAN để được hỗ trợ.