Lệ phí cấp lại sổ hộ khẩu từng là mối quan tâm lớn của người dân khi thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến cư trú. Sổ hộ khẩu là giấy tờ quan trọng để xác nhận nơi thường trú, hỗ trợ các giao dịch dân sự và hành chính như đăng ký kết hôn, khai sinh, hay chuyển nhượng bất động sản. Bài viết này cung cấp thông tin chi tiết về quy trình và lệ phí cấp lại sổ hộ khẩu trước đây, đồng thời cập nhật các phương thức thay thế hiện hành, cùng Giấy chứng nhận.

1. Sơ lược về sổ hộ khẩu và sự thay đổi trong quản lý cư trú

Sổ hộ khẩu từ lâu đã là công cụ quan trọng để quản lý thông tin cư trú của công dân Việt Nam, phục vụ nhiều mục đích từ đăng ký hộ tịch đến giao dịch dân sự. Tuy nhiên, theo Luật Cư trú 2020 (số 68/2020/QH14), có hiệu lực từ ngày 1/7/2021, hệ thống quản lý cư trú đã chuyển sang hình thức điện tử, sử dụng Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Theo Khoản 3, Điều 38 của Luật Cư trú 2020, từ ngày 1/1/2023, sổ hộ khẩu và sổ tạm trú bằng giấy chính thức hết giá trị pháp lý. Thay vào đó, thông tin cư trú được quản lý thông qua thẻ Căn cước công dân (CCCD) gắn chip hoặc Giấy xác nhận thông tin về cư trú, theo Thông tư 55/2021/TT-BCA, được sửa đổi bởi Thông tư 66/2023/TT-BCA và Thông tư 53/2025/TT-BCA.

Việc bãi bỏ sổ hộ khẩu giấy là một bước tiến trong cải cách hành chính, nhằm đơn giản hóa thủ tục và tăng cường hiệu quả quản lý. Tuy nhiên, để hiểu rõ hơn về các quy định liên quan đến cấp lại sổ hộ khẩu trước đây và các phương thức thay thế hiện nay, người dân cần nắm vững các quy định pháp luật hiện hành. Phần tiếp theo sẽ trình bày chi tiết quy trình và lệ phí cấp lại sổ hộ khẩu trước ngày 1/1/2023, đồng thời cập nhật các phương thức thay thế theo quy định mới nhất.

2. Quy trình và lệ phí cấp lại sổ hộ khẩu

Trước khi sổ hộ khẩu giấy bị bãi bỏ, quy trình và lệ phí cấp lại sổ hộ khẩu được quy định rõ ràng trong Luật Cư trú 2013, và các văn bản hướng dẫn như Thông tư 35/2014/TT-BCA. Dù các quy định này không còn áp dụng, việc hiểu rõ quy trình trước đây giúp người dân so sánh với các phương thức quản lý cư trú hiện nay. Dưới đây là chi tiết về quy trình và lệ phí áp dụng trước ngày 1/1/2023, cùng với các phương thức thay thế theo pháp luật hiện hành.

Theo Khoản 2, Điều 10 của Thông tư 35/2014/TT-BCA, trường hợp sổ hộ khẩu bị mất hoặc hư hỏng, công dân có thể yêu cầu cấp lại tại cơ quan công an cấp huyện, quận, hoặc thị xã nơi cấp sổ trước đó. Hồ sơ bao gồm đơn đề nghị cấp lại, giấy tờ chứng minh nhân thân, và lệ phí theo quy định địa phương. Ví dụ, tại TP.HCM, theo Quyết định 52/2016/QĐ-UBND, lệ phí cấp lại sổ hộ khẩu là 15.000 đồng tại các quận và 7.500 đồng tại các huyện. Thời gian xử lý thường là 3 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ.

Hiện nay, thay vì cấp lại sổ hộ khẩu, công dân có thể yêu cầu cấp Giấy xác nhận thông tin về cư trú theo Thông tư 55/2021/TT-BCA, được sửa đổi bởi Thông tư 66/2023/TT-BCA và Thông tư 53/2025/TT-BCA. Giấy xác nhận này có giá trị 1 năm kể từ ngày cấp, hoặc đến khi thông tin cư trú thay đổi, theo Khoản 2, Điều 3, Thông tư 66/2023/TT-BCA. Lệ phí cấp giấy xác nhận thường không vượt quá 20.000 đồng, tùy thuộc vào quy định của từng địa phương. Một số đối tượng như người có công, đồng bào dân tộc thiểu số ở vùng khó khăn, hoặc trẻ mồ côi có thể được miễn lệ phí theo Pháp lệnh Ưu đãi người có công với cách mạng 2020.

Quy trình xin cấp Giấy xác nhận thông tin về cư trú hiện nay bao gồm các bước cụ thể như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo mẫu quy định.

Công dân cần chuẩn bị Tờ khai thay đổi thông tin cư trú (mẫu CT01, ban hành kèm Thông tư 56/2021/TT-BCA, sửa đổi bởi Thông tư 66/2023/TT-BCA) và các giấy tờ chứng minh nhân thân như CCCD. Trường hợp ủy quyền, cần có giấy ủy quyền hợp lệ. Hồ sơ phải được kiểm tra kỹ để đảm bảo tính chính xác, tránh việc bổ sung sau này.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền hoặc qua cổng dịch vụ công.

Hồ sơ có thể được nộp trực tiếp tại Công an xã, phường, thị trấn hoặc Công an cấp huyện nơi công dân thường trú. Ngoài ra, từ ngày 1/1/2024, theo Thông tư 66/2023/TT-BCA, công dân có thể nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng Dịch vụ công Bộ Công an, hoặc ứng dụng VNeID. Cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra tính hợp lệ và hướng dẫn bổ sung nếu cần.

Bước 3: Nộp lệ phí và nhận kết quả trong thời gian quy định.

Sau khi hồ sơ được chấp nhận, công dân nộp lệ phí (nếu có) và nhận giấy biên nhận. Kết quả được trả trong vòng 1/2 ngày làm việc nếu thông tin đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, hoặc tối đa 3 ngày làm việc nếu cần xác minh thêm, theo Khoản 3, Điều 3, Thông tư 66/2023/TT-BCA. Công dân cần kiểm tra kỹ thông tin trên Giấy xác nhận trước khi ký nhận.

Xem thêm: Mẫu giấy xác nhận đang công tác tại trường

3. Phương thức thay thế sổ hộ khẩu từ năm 2023

Kể từ ngày 1/1/2023, theo Luật Cư trú 2020 và Luật Căn cước 2023 (số 26/2023/QH15, có hiệu lực từ 1/7/2024), thẻ CCCD gắn chip đã trở thành công cụ chính để xác nhận thông tin cư trú. Theo Điều 18 và Điều 20 của Luật Căn cước 2023, CCCD tích hợp các thông tin như số định danh cá nhân, nơi thường trú, và quan hệ với chủ hộ, có thể được tra cứu qua mã QR hoặc thiết bị đọc chip. Các cơ quan, tổ chức không được yêu cầu công dân xuất trình thêm giấy tờ xác nhận cư trú khi đã cung cấp CCCD, theo Nghị định 104/2022/NĐ-CP.

Ngoài CCCD, công dân có thể sử dụng các nền tảng trực tuyến như Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng Dịch vụ công Bộ Công an, hoặc ứng dụng VNeID để tra cứu và xác nhận thông tin cư trú, theo Thông tư 53/2025/TT-BCA, có hiệu lực từ 1/7/2025. Các nền tảng này cho phép công dân khai thác thông tin nhanh chóng, giảm thiểu thủ tục hành chính, và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu. Trong trường hợp cần văn bản xác nhận, công dân có thể yêu cầu cấp Giấy xác nhận thông tin về cư trú tại cơ quan công an hoặc qua các cổng dịch vụ công.

Việc chuyển đổi sang quản lý cư trú điện tử không chỉ đơn giản hóa thủ tục mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho các giao dịch dân sự, như đăng ký kết hôn, chuyển nhượng tài sản, hoặc làm thủ tục hành chính. Tuy nhiên, để đảm bảo thông tin cư trú được cập nhật đầy đủ, công dân cần kiểm tra và điều chỉnh thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư nếu có sai sót.

Xem thêm: Mẫu giấy xác nhận ông bà đã mất

4. Lưu ý khi thực hiện thủ tục cư trú và vai trò của công an cấp xã

Để thực hiện các thủ tục liên quan đến cư trú, công dân cần lưu ý một số điểm quan trọng nhằm đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ. Trước hết, cần kiểm tra thông tin trên CCCD hoặc trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để đảm bảo tính chính xác. Nếu phát hiện sai sót, công dân cần làm thủ tục điều chỉnh theo Điều 26 của Luật Cư trú 2020, với thời gian xử lý tối đa 3 ngày làm việc. Thứ hai, khi sử dụng các cổng dịch vụ công trực tuyến, công dân cần có tài khoản định danh điện tử mức độ 2 trên ứng dụng VNeID hoặc Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Từ ngày 1/7/2025, theo Thông tư 53/2025/TT-BCA, Công an cấp xã có thêm nhiệm vụ kiểm tra cư trú định kỳ hoặc đột xuất, theo Khoản 5, Điều 1, sửa đổi Điều 24 của Thông tư 55/2021/TT-BCA. Công an cấp xã cũng chịu trách nhiệm thu nhận hồ sơ cấp thẻ CCCD, giấy chứng nhận căn cước, và cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Các kiểm tra này nhằm đảm bảo việc chấp hành pháp luật về cư trú, đồng thời hỗ trợ công tác phòng ngừa tội phạm.

Trong trường hợp công dân không có nơi thường trú hoặc tạm trú, cần khai báo thông tin cư trú tại nơi ở hiện tại, theo Khoản 1, Điều 19 của Luật Cư trú 2020. Giấy xác nhận thông tin về cư trú trong trường hợp này có giá trị 6 tháng, đủ để thực hiện các giao dịch hành chính hoặc dân sự. Công dân có thể liên hệ với Công an cấp xã hoặc các đơn vị như Giấy chứng nhận để được tư vấn chi tiết.

Xem thêm: Mẫu giấy xác nhận đi công tác nước ngoài

5. Câu hỏi thường gặp

Sổ hộ khẩu giấy có còn giá trị sử dụng vào năm 2025 không?

Theo Khoản 3, Điều 38 của Luật Cư trú 2020, sổ hộ khẩu giấy đã hết giá trị pháp lý từ ngày 1/1/2023. Thay vào đó, thông tin cư trú được quản lý qua Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Công dân có thể sử dụng CCCD gắn chip hoặc Giấy xác nhận thông tin về cư trú để thay thế trong các giao dịch hành chính.

Lệ phí cấp Giấy xác nhận thông tin về cư trú là bao nhiêu?

Lệ phí cấp Giấy xác nhận thông tin về cư trú thường không vượt quá 20.000 đồng, tùy thuộc vào quy định của từng địa phương. Một số đối tượng như người có công, đồng bào dân tộc thiểu số ở vùng khó khăn, hoặc trẻ mồ côi có thể được miễn phí, theo Pháp lệnh Ưu đãi người có công với cách mạng 2020.

Có thể yêu cầu cấp lại sổ hộ khẩu bị mất không?

Từ ngày 1/1/2023, cơ quan đăng ký cư trú không cấp lại sổ hộ khẩu, theo Thông tư 55/2021/TT-BCA, sửa đổi bởi Thông tư 66/2023/TT-BCA. Công dân có thể yêu cầu cấp Giấy xác nhận thông tin về cư trú tại Công an địa phương hoặc qua các cổng dịch vụ công trực tuyến.

Thời gian cấp Giấy xác nhận thông tin về cư trú là bao lâu?

Theo Khoản 3, Điều 3, Thông tư 66/2023/TT-BCA, thời gian cấp Giấy xác nhận là 1/2 ngày làm việc nếu thông tin đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, hoặc tối đa 3 ngày làm việc nếu cần xác minh thêm. Công dân sẽ nhận thông báo kết quả qua biên nhận hoặc cổng dịch vụ công.

Quy trình và lệ phí cấp lại sổ hộ khẩu trước đây đã được thay thế bằng các phương thức quản lý cư trú hiện đại, như sử dụng CCCD gắn chip và Giấy xác nhận thông tin về cư trú. Những thay đổi này không chỉ giúp đơn giản hóa thủ tục hành chính mà còn đảm bảo tính minh bạch, chính xác trong quản lý dân cư. Để được hỗ trợ chi tiết hơn, người dân nên liên hệ Giấy chứng nhận hoặc cơ quan công an địa phương để được tư vấn và hướng dẫn cụ thể.