Để quản lý nội bộ thì cơ quan, tổ chức cần phải có các văn bản quy định chung để các cá nhân, làm việc cho cá nhân, tổ chức thực hiện theo phương hướng của các văn bản lưu hành nội bộ. Lưu hành nội bộ là gì? Văn bản nào được lưu hành nội bộ? Hãy cùng GIAYCHUNGNHAN tìm hiểu ngay bài viết dưới đây nhé
Nội dung bài viết
1. Lưu hành nội bộ là gì?
Hiện nay, thuật ngữ lưu hành nội bộ được sử dụng phổ biến tại các cơ quan, tổ chức, tuy nhiên vẫn chưa có văn bản pháp luật nào quy định rõ về khái niệm này.
Thông qua kinh nghiệm thực tế thì có thể hiểu, lưu hành nội bộ là các quy tắc ứng xử và quy chế hoạt động được quy định tại các văn bản lưu hành trong phạm vi của một tổ chức, cá nhân. Các quy định lưu hành nội bộ mang tính bắt buộc chung nhằm điều hành, quản lý triển khai các hoạt động trong nội bộ tổ chức một cách thống nhất và nguyên tắc.
2. Đặc điểm của văn bản lưu hành nội bộ
Các văn bản lưu hành nội bộ được quy định tùy thuộc vào từng cơ quan, tổ chức nhưng phải tuân theo pháp luật không vi phạm điều cấm của pháp luật.
Đặc điểm của văn bản lưu hành nội bộ như sau:
– Văn bản lưu hành nội bộ mang tính cơ chế quản lý điều chỉnh các quan hệ phát sinh mang tính lâu dài, ổn định trong quá trình tổ chức, quản lý, điều hành và hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhằm thi hành hoặc triển khai thực hiện các quy định của pháp luật cũng như các chính sách của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đó.
– Văn bản lưu hành nội bộ còn mang tính sự vụ, giải quyết các vấn đề phát sinh trong nội bộ của doanh nghiệp hay tổ chức. Các vấn đề này cũng được quy định trong các loại văn bản nội bộ khác nhau, thường có hiệu lực theo thẩm quyền ban hành từ cao xuống thấp và có giá trị áp dụng đối với từng đối tượng cụ thể mà các văn bản này điều chỉnh.
– Văn bản nội bộ không áp dụng với các cá nhân, tổ chức khác bên ngoài.
3. Các loại văn bản lưu hành nội bộ hiện nay
3.1. Điều lệ công ty
Điều lệ công ty là biên bản thỏa thuận giữa những thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh hoặc người sáng lập công ty với các cổ đông và giữa các cổ đông với nhau của công ty cổ phần cùng được soạn căn cứ trên cơ sở không trái với quy định của pháp luật và được đăng ký với cơ quan có thẩm quyền.
Đây là văn bản bắt buộc mà mỗi doanh nghiệp cần phải có khi thành lập doanh nghiệp, nó tồn tại, kéo dài cùng với sự tồn tại của doanh nghiệp cho đến khi doanh nghiệp chấm dứt hoạt động và tất cả các cá nhân hoạt động trong doanh nghiệp đều phải tuân theo quy định của văn bản này.
Bên cạnh đó điều lệ giữ vai trò quan trọng trong việc tạo ra quy chế, quy ước, thỏa thuận của doanh nghiệp vì những điều trên khi lập phải dựa theo điều lệ, không trái với điều lệ
Về nội dung của điều lệ căn cứ Điều 24 Luật Doanh nghiệp năm 2020, thì tùy từng loại hình doanh nghiệp mà khi soạn thảo điều lệ các doanh nghiệp cần đưa vào những nội dung quy định phù hợp cụ thể gồm những nội dung điển hình sau:
“Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty; tên, địa chỉ chi nhánh và văn phòng đại diện (nếu có); Ngành, nghề kinh doanh; Vốn điều lệ; tổng số cổ phần, loại cổ phần và mệnh giá từng loại cổ phần đối với công ty cổ phần;…
3.2. Quy chế hoạt động của doanh nghiệp.
Quy chế hoạt động của doanh nghiệp là văn bản lưu hành nội bộ được ban hành với mục đích đảm bảo cho công tác quản lý được hiệu quả, thống nhất.
Nội dung chủ yếu của các quy chế hoạt động của doanh nghiệp chính là những quy ước, quy định, chế độ, chính sách do một cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của công ty ban hành theo trình tự, thủ tục nhất định và có hiệu lực trong phạm vi của công ty đó và tùy vào mỗi doanh nghiệp sẽ có một quy chế hoạt động riêng, để đảm bảo sự đồng bộ và thống nhất thì các quy chế này được lập ra với các quy định rõ ràng và minh bạch chứ không nhất thiết phải theo một quy củ cụ thể nào.
3.3. Thỏa ước lao động tập thể
Thỏa ước lao động tập thể (gọi tắt thỏa ước tập thể) là sự thỏa thuận bằng văn bản giữa đại diện tập thể người lao động và người sử dụng lao động về quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của hai bên trong quan hệ lao động. Thỏa ước lao động tập thể được quy định tại Bộ luật lao động năm 2019 với những nội dung chính sau:
– Nội dung của thỏa ước lao động tập thể không được trái với quy định của pháp luật; khuyến khích thỏa ước có nội dung có lợi hơn cho người lao động so với quy định của pháp luật.
– Thỏa ước lao động tập thể cần phải được gửi cho mỗi bên ký kết và cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban Nhân dân cấp tỉnh .
– Thỏa ước lao động tập thể có thời hạn từ 01 năm đến 03 năm.
3.4. Nội quy lao động
Theo quy định của Bộ luật lao động năm 2019, đối với những đơn vị lao động có từ 10 người lao động trở lên phải có nội quy lao động được lập thành văn bản.
Nội quy lao động theo quy định của pháp luật gồm các nội dung chính sau:
– Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;
– Trật tự tại nơi làm việc;
– An toàn, vệ sinh lao động;
– Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc;
– Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động;
– Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động;
– Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động;
– Trách nhiệm vật chất;
– Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.
Thẩm quyền đăng ký nội quy lao động là cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh và trong thời hạn 10 ngày người sử dụng lao động cần phải đi đăng ký nội quy trên, người lao động cần phải tuân thủ nội quy lao động nếu không sẽ phải chịu xử lý, kỷ luật theo quy định của doanh nghiệp.
4. Yêu cầu khi soạn thảo, ban hành văn bản lưu hành nội bộ
Khi soạn thảo, ban hành văn bản lưu hành nội bộ cần chú ý:
– Nội dung phải phù hợp với thực tiễn áp dụng riêng cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo không trái với quy định của pháp luật hiện hành.
– Về hình thức, cần trình bày đầy đủ các thành phần:
- Quốc hiệu, Tiêu ngữ;
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành;
- Số, ký hiệu;
- Địa danh, thời gian ban hành;
- Nội dung;
- Chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền;
- Dấu lưu hành nội bộ, chữ ký số của cơ quan, tổ chức;
- Nơi nhận.
Để biết thêm thông tin về Thủ tục đăng ký công bố lưu hành sản phẩm xin mời quý khách tham khảo bài viết dưới đây!
Hy vọng qua bài viết, chúng tôi đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về Lưu hành nội bộ là gì? Văn bản nào được lưu hành nội bộ?. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với GIAYCHUNGNHAN nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.
Để lại một bình luận