Lưu trữ hiện hành là một khái niệm quan trọng trong quản lý tài liệu, giúp các tổ chức và cá nhân duy trì hiệu quả hoạt động hàng ngày mà không gặp rủi ro pháp lý. Trong bối cảnh số hóa ngày càng phát triển, việc hiểu rõ lưu trữ hiện hành không chỉ đảm bảo tuân thủ quy định mà còn tối ưu hóa quy trình làm việc. Bài viết này sẽ giúp bạn nắm bắt bản chất của khái niệm này một cách dễ dàng. Hãy cùng Giấy chứng nhận khám phá sâu hơn.

1. Tìm hiểu lưu trữ hiện hành là gì?

Lưu trữ hiện hành đề cập đến giai đoạn quản lý và bảo quản các tài liệu, hồ sơ đang được sử dụng thường xuyên trong hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân. Theo quy định tại Luật Lưu trữ 2024, được Quốc hội thông qua ngày 21/6/2024 và có hiệu lực từ 01/7/2025, lưu trữ hiện hành là phần đầu tiên trong chuỗi quản lý tài liệu lưu trữ, nơi các tài liệu được tạo ra hoặc nhận được hàng ngày được sắp xếp, phân loại và lưu giữ để phục vụ công việc ngay lập tức. Khác với lưu trữ lâu dài, giai đoạn này tập trung vào tính sẵn sàng sử dụng, đảm bảo tài liệu có thể được truy xuất nhanh chóng mà không làm gián đoạn hoạt động.

Ví dụ, trong doanh nghiệp, hợp đồng đang thực hiện, báo cáo tài chính quý hoặc tài liệu nội bộ đang được xử lý đều thuộc lưu trữ hiện hành. Luật này nhấn mạnh rằng các tổ chức phải tổ chức lưu trữ theo nguyên tắc khoa học, đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật thông tin. Nghị định số 113/2025/NĐ-CP, quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ và có hiệu lực từ 21/07/2025, bổ sung hướng dẫn cụ thể về việc phân loại tài liệu trong giai đoạn này, bao gồm cả tài liệu giấy và điện tử. Điều này giúp tránh tình trạng mất mát hoặc hư hỏng tài liệu quan trọng, đồng thời hỗ trợ kiểm tra, thanh tra từ cơ quan nhà nước.

Hơn nữa, lưu trữ hiện hành không chỉ là việc giữ gìn tài liệu mà còn liên quan đến việc cập nhật và chỉnh sửa chúng theo nhu cầu công việc. Thông tư số 06/2025/TT-BNV, do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành, quy định chi tiết về nghiệp vụ lưu trữ, yêu cầu các đơn vị phải thiết lập hệ thống phân loại rõ ràng để dễ dàng chuyển giao sang giai đoạn lưu trữ tiếp theo khi tài liệu không còn sử dụng thường xuyên. Trong bối cảnh Luật Lưu trữ 2024 mang nhiều điểm mới so với Luật Lưu trữ 2011, như bổ sung quy định về lưu trữ điện tử, khái niệm này trở nên thiết yếu hơn bao giờ hết, giúp các tổ chức thích ứng với công nghệ số mà vẫn tuân thủ pháp luật.

2. Đặc điểm nổi bật của lưu trữ hiện hành

Lưu trữ hiện hành có những đặc điểm riêng biệt giúp phân biệt với các giai đoạn lưu trữ khác, tập trung vào tính linh hoạt và sử dụng thực tiễn. Đầu tiên, tài liệu trong giai đoạn này thường có thời hạn lưu giữ ngắn, thường từ vài tháng đến vài năm, tùy thuộc vào giá trị sử dụng của chúng. Theo Nghị định số 113/2025/NĐ-CP, các tổ chức phải đảm bảo tài liệu được sắp xếp theo chủ đề, thời gian hoặc mức độ quan trọng, sử dụng các công cụ như tủ hồ sơ, phần mềm quản lý hoặc hệ thống đám mây để hỗ trợ truy cập nhanh.

Một đặc điểm quan trọng là tính bảo mật cao, vì tài liệu hiện hành thường chứa thông tin nhạy cảm như dữ liệu cá nhân hoặc bí mật kinh doanh. Luật Lưu trữ 2024 nghiêm cấm các hành vi tiết lộ hoặc làm mất tài liệu, và yêu cầu áp dụng biện pháp bảo vệ phù hợp, bao gồm mã hóa đối với tài liệu điện tử theo Thông tư số 05/2025/TT-BNV quy định về nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số. Ngoài ra, giai đoạn này khuyến khích việc số hóa tài liệu để giảm không gian lưu trữ vật lý, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tăng hiệu quả.

Lưu trữ hiện hành còn thể hiện ở việc tích hợp với quy trình làm việc hàng ngày, nơi nhân viên có thể dễ dàng cập nhật hoặc bổ sung thông tin mà không cần thủ tục phức tạp. Thông tư số 06/2025/TT-BNV hướng dẫn rằng các đơn vị phải đào tạo nhân sự về kỹ năng quản lý, đảm bảo mọi tài liệu đều được ghi chép đầy đủ nguồn gốc và lịch sử chỉnh sửa. So với lưu trữ lâu dài, giai đoạn này linh hoạt hơn, cho phép loại bỏ tài liệu hết hạn sử dụng theo quy định, tránh tình trạng tích tụ hồ sơ không cần thiết. Những đặc điểm này không chỉ nâng cao hiệu suất mà còn giảm rủi ro pháp lý cho tổ chức.

Xem thêm: Lưu hành nội bộ tiếng Anh là gì?

3. Quy định pháp lý liên quan đến lưu trữ hiện hành

Các quy định pháp lý về lưu trữ hiện hành được xây dựng chặt chẽ để đảm bảo tính thống nhất và hiệu quả trong quản lý tài liệu trên toàn quốc. Luật Lưu trữ 2024 là nền tảng, quy định rõ quyền và nghĩa vụ của tổ chức, cá nhân trong việc thu thập, bảo quản và sử dụng tài liệu, với trọng tâm là giai đoạn hiện hành để hỗ trợ hoạt động liên tục. Văn bản này bổ sung các quy định mới về lưu trữ điện tử, cho phép chuyển đổi tài liệu giấy sang dạng số mà vẫn giữ giá trị pháp lý, giúp các doanh nghiệp hiện đại hóa hệ thống mà không vi phạm pháp luật.

Nghị định số 113/2025/NĐ-CP chi tiết hóa các thủ tục, yêu cầu cơ quan nhà nước và doanh nghiệp phải lập kế hoạch lưu trữ hàng năm, bao gồm đánh giá định kỳ tài liệu hiện hành để quyết định chuyển giao hoặc tiêu hủy. Ví dụ, đối với tài liệu hành chính, thời hạn lưu giữ phải tuân thủ bảng phân loại do cơ quan lưu trữ quốc gia ban hành, đảm bảo tính minh bạch và dễ kiểm tra. Thông tư số 06/2025/TT-BNV bổ sung hướng dẫn về quy trình bảo quản, như sử dụng môi trường lưu trữ phù hợp để tránh hư hỏng do ẩm mốc hoặc ánh sáng, đặc biệt với tài liệu giấy.

Đối với lưu trữ số, Thông tư số 05/2025/TT-BNV quy định chi tiết về định dạng file, hệ thống sao lưu và xác thực điện tử, giúp lưu trữ hiện hành trở nên an toàn hơn trong môi trường kỹ thuật số. Luật mới còn nghiêm cấm các hành vi như sửa chữa trái phép hoặc sử dụng tài liệu cho mục đích cá nhân, với chế tài rõ ràng để bảo vệ lợi ích công cộng. Những quy định này không chỉ áp dụng cho cơ quan nhà nước mà còn cho doanh nghiệp tư nhân, thúc đẩy văn hóa tuân thủ pháp luật trong quản lý tài liệu. Tổng thể, khung pháp lý này tạo nền tảng vững chắc, giúp lưu trữ hiện hành trở thành công cụ hỗ trợ phát triển bền vững.

Xem thêm: Tờ 100 đồng còn lưu hành không?

4. Lợi ích và ứng dụng thực tiễn của lưu trữ hiện hành

Việc áp dụng lưu trữ hiện hành mang lại nhiều lợi ích thiết thực, giúp tổ chức nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu rủi ro. Một lợi ích nổi bật là tăng tốc độ truy xuất thông tin, cho phép nhân viên nhanh chóng tìm kiếm tài liệu cần thiết mà không mất thời gian lật giở hồ sơ cũ. Theo Luật Lưu trữ 2024, việc tổ chức tốt giai đoạn này hỗ trợ ra quyết định kịp thời, đặc biệt trong các lĩnh vực như tài chính, y tế hoặc hành chính, nơi tài liệu hiện hành là nguồn dữ liệu sống động.

Trong ứng dụng thực tiễn, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản lý tài liệu để tự động hóa lưu trữ hiện hành, tích hợp với hệ thống ERP hoặc CRM, giúp theo dõi thay đổi thời gian thực. Nghị định số 113/2025/NĐ-CP khuyến khích áp dụng công nghệ này, giảm chi phí lưu trữ vật lý lên đến 50% so với phương pháp truyền thống. Ngoài ra, lợi ích pháp lý rõ rệt khi tuân thủ quy định giúp tránh phạt hành chính hoặc tranh chấp, đặc biệt với tài liệu liên quan đến hợp đồng hoặc báo cáo thuế.

Thông tư số 05/2025/TT-BNV hỗ trợ ứng dụng lưu trữ số bằng cách quy định tiêu chuẩn kỹ thuật, cho phép doanh nghiệp nhỏ cũng dễ dàng triển khai mà không cần đầu tư lớn. Trong bối cảnh chuyển đổi số quốc gia, lưu trữ hiện hành còn góp phần bảo vệ môi trường bằng cách giảm sử dụng giấy, đồng thời nâng cao năng suất lao động. Các tổ chức áp dụng tốt thường thấy sự cải thiện trong kiểm toán nội bộ, với tài liệu được sắp xếp logic và dễ kiểm chứng. Tóm lại, lợi ích này không chỉ dừng ở hiệu quả mà còn thúc đẩy sự chuyên nghiệp lâu dài.

5. Câu hỏi thường gặp

Lưu trữ hiện hành khác gì so với lưu trữ lâu dài?

Lưu trữ hiện hành tập trung vào tài liệu đang sử dụng hàng ngày, với thời hạn ngắn và ưu tiên truy xuất nhanh, trong khi lưu trữ lâu dài dành cho tài liệu có giá trị lịch sử hoặc pháp lý, được bảo quản vĩnh viễn hoặc dài hạn. Theo Luật Lưu trữ 2024, giai đoạn hiện hành yêu cầu sắp xếp linh hoạt để hỗ trợ công việc, còn lưu trữ lâu dài tuân thủ quy trình nghiêm ngặt hơn về bảo quản. Nghị định số 113/2025/NĐ-CP hướng dẫn chuyển giao giữa hai giai đoạn dựa trên bảng thời hạn lưu giữ.

Làm thế nào để số hóa tài liệu lưu trữ hiện hành?

Để số hóa lưu trữ hiện hành, tổ chức cần quét tài liệu giấy bằng thiết bị chất lượng cao, sau đó lưu trữ dưới định dạng PDF/A theo Thông tư số 05/2025/TT-BNV để đảm bảo tính bền vững. Tiếp theo, áp dụng phần mềm quản lý với tính năng mã hóa và sao lưu tự động, đồng thời ghi chép metadata để dễ tìm kiếm. Luật Lưu trữ 2024 yêu cầu xác thực chữ ký điện tử cho tài liệu quan trọng, giúp giữ giá trị pháp lý.

Ai chịu trách nhiệm quản lý lưu trữ hiện hành?

Trách nhiệm quản lý lưu trữ hiện hành thuộc về người đứng đầu tổ chức hoặc bộ phận lưu trữ được chỉ định, theo quy định tại Nghị định số 113/2025/NĐ-CP. Họ phải đảm bảo tuân thủ các biện pháp bảo vệ và đào tạo nhân viên liên quan. Cá nhân vi phạm có thể chịu trách nhiệm kỷ luật hoặc pháp lý, vì vậy việc phân công rõ ràng là cần thiết để tránh rủi ro.

Lưu trữ hiện hành đóng vai trò then chốt trong việc duy trì trật tự và hiệu quả quản lý tài liệu, giúp bạn tránh các sai sót pháp lý không đáng có. Việc áp dụng đúng quy định không chỉ nâng cao hiệu suất mà còn bảo vệ tài sản thông tin quý giá. Nếu cần hỗ trợ chuyên sâu hoặc tư vấn cụ thể, hãy liên hệ Giấy chứng nhận ngay hôm nay để nhận giải pháp tối ưu.