Mẫu biên bản hủy hóa đơn là tài liệu quan trọng giúp doanh nghiệp xử lý các hóa đơn điện tử bị sai sót hoặc không còn giá trị sử dụng, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.

Việc lập biên bản này không chỉ giúp minh bạch hóa quy trình kế toán mà còn tránh các rủi ro pháp lý trong quá trình thanh tra thuế. Hãy cùng Giấy chứng nhận khám phá để nắm rõ cách thực hiện đúng quy định.

1. Biên bản hủy hóa đơn điện tử là gì?

Biên bản hủy hóa đơn điện tử đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý hóa đơn, đặc biệt khi xảy ra sai sót.

Biên bản hủy hóa đơn điện tử là văn bản thỏa thuận giữa bên mua và bên bán, nhằm ghi nhận việc hủy bỏ một hoặc nhiều hóa đơn điện tử do sai sót hoặc không còn giá trị sử dụng.

Theo Khoản 10 Điều 3 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hủy hóa đơn là hành động làm cho hóa đơn không còn giá trị sử dụng, nhưng vẫn tồn tại trên hệ thống để tra cứu.

Biên bản này đảm bảo rằng cả hai bên thống nhất không kê khai thuế đối với hóa đơn đã hủy, tránh các tranh chấp pháp lý sau này. Việc lập biên bản giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật và duy trì tính minh bạch trong quản lý thuế.

Mặc dù pháp luật không bắt buộc lập biên bản hủy hóa đơn trong mọi trường hợp, nhưng theo Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc lập biên bản được khuyến khích để đảm bảo sự thống nhất giữa các bên.

Biên bản thường được sử dụng khi hóa đơn có sai sót nghiêm trọng như mã số thuế, giá trị hóa đơn, hoặc thuế suất. Tài liệu này cũng hỗ trợ doanh nghiệp trong việc lưu trữ hồ sơ để phục vụ kiểm tra, đối chiếu với cơ quan thuế.

Việc lập biên bản đúng quy định giúp giảm thiểu rủi ro bị xử phạt hành chính.

Trong bối cảnh chuyển đổi số, hóa đơn điện tử ngày càng phổ biến, và biên bản hủy hóa đơn trở thành công cụ không thể thiếu.

Đặc biệt, từ ngày 01/06/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, quy định hủy hóa đơn điện tử khi có sai sót đã được bãi bỏ, thay bằng việc lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.

Tuy nhiên, đến thời điểm hiện tại (tháng 8/2025), biên bản hủy hóa đơn vẫn được sử dụng rộng rãi để đảm bảo tính pháp lý và minh bạch. Doanh nghiệp cần cập nhật thường xuyên các quy định mới để tránh vi phạm.

2. Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử mới nhất

Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử mới nhất cần tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

…….o0o…….

BIÊN BẢN HỦY HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ

Căn cứ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.

Căn cứ theo Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/09/2021 hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Hôm nay, ngày    tháng    năm 2022, Chúng tôi gồm:

Hai bên A, B thống nhất lập biên bản này xác nhận các thông tin  sau:

1. Hóa đơn thu hồi: Bên A hủy hóa đơn mà Bên A đã lập và giao cho Bên B, cụ thể:

2. Lý do thu hồi:  Xuất sai tên hàng hoá, dịch vụ.

3. Hóa đơn thay thế: Bên A đã lập và giao Bên B, 01 tờ hóa đơn thay thế/điều chỉnh:

4. Ý kiến khác: ………………………………………………………………………………………..

Biên bản này được lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản có giá trị pháp lý như nhau. Bên A và Bên B đã đọc, hiểu rõ và hoàn toàn thống nhất từng nội dung trên Biên bản thu hồi hóa đơn này và không có ý kiến gì thêm.

>>> Tải Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử mới nhất tại đây.

3. Quy trình hủy hóa đơn điện tử theo quy định

Quy trình hủy hóa đơn điện tử cần được thực hiện đúng trình tự để đảm bảo tính hợp pháp.

Bước 1: Xác định sai sót và lập biên bản hủy hóa đơn
Khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót, doanh nghiệp cần xác định rõ lý do hủy.

Theo Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, bên bán và bên mua cần lập biên bản thỏa thuận hủy hóa đơn, ghi rõ thông tin hóa đơn bị hủy, lý do hủy, và cam kết không kê khai thuế. Biên bản này cần có chữ ký của đại diện hợp pháp từ cả hai bên.

Việc lập biên bản giúp đảm bảo sự thống nhất và minh bạch, đồng thời là căn cứ để cơ quan thuế kiểm tra tính hợp lệ của quy trình hủy.

Bước 2: Thông báo sai sót với cơ quan thuế
Sau khi lập biên bản, doanh nghiệp phải thông báo sai sót với cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT, chậm nhất vào ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế phát sinh sai sót, theo Điều 27 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Thông báo này cần nêu rõ số hóa đơn, ký hiệu, và lý do sai sót. Việc gửi thông báo kịp thời giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt hành chính.

Doanh nghiệp có thể thực hiện bước này thông qua phần mềm hóa đơn điện tử hoặc cổng thông tin của Tổng cục Thuế. Sau khi cơ quan thuế chấp nhận thông báo, doanh nghiệp mới được phép tiến hành hủy hóa đơn.

Bước 3: Hủy hóa đơn trên hệ thống phần mềm
Sau khi hoàn tất thông báo, doanh nghiệp thực hiện hủy hóa đơn điện tử trên phần mềm quản lý hóa đơn. Theo Điều 19 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn sau khi hủy vẫn được lưu trữ trên hệ thống để tra cứu.

Các phần mềm như MISA meInvoice hoặc E-invoice hỗ trợ tính năng hủy hóa đơn tự động, giúp kế toán viên thao tác nhanh chóng và chính xác. Doanh nghiệp cần kiểm tra trạng thái hóa đơn trên cổng thông tin http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn để đảm bảo hóa đơn đã được hủy hợp lệ.

Bước 4: Lập hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh (nếu cần)
Trong trường hợp cần thay thế hóa đơn bị hủy, doanh nghiệp lập hóa đơn mới theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC. Hóa đơn thay thế phải ghi rõ dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Hóa đơn mới cần được ký số và gửi lại cho người mua hoặc cơ quan thuế (nếu là hóa đơn có mã). Việc lập hóa đơn thay thế đúng quy định giúp doanh nghiệp đảm bảo tính liên tục trong giao dịch và kê khai thuế.

Bước 5: Lưu trữ hồ sơ hủy hóa đơn
Hồ sơ hủy hóa đơn bao gồm biên bản hủy hóa đơn, bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy, và thông báo kết quả hủy hóa đơn gửi cơ quan thuế.

Theo Khoản 3 Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC, hồ sơ này cần được lưu trữ cẩn thận để phục vụ kiểm tra, đối chiếu sau này.

Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để lưu trữ hồ sơ điện tử, giúp dễ dàng quản lý và tra cứu khi cần thiết. Việc lưu trữ đúng quy định giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý trong quá trình thanh tra.

NGHIÊN CỨU THÊM THÔNG TIN: Mẫu nhật ký tuần tra tình trạng đường giao thông nông thôn

4. Những lưu ý quan trọng khi lập biên bản hủy hóa đơn

Việc lập biên bản hủy hóa đơn đòi hỏi sự cẩn trọng để tránh sai sót và rủi ro pháp lý. Dưới đây là các lưu ý cần thiết cho doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng biên bản hủy hóa đơn được lập đầy đủ và chính xác, bao gồm các thông tin như số hóa đơn, ngày lập, lý do hủy, và chữ ký của cả hai bên.

Theo Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, biên bản cần được lập trước khi thực hiện hủy hóa đơn trên hệ thống. Việc thiếu biên bản hoặc ghi sai thông tin có thể dẫn đến rủi ro bị cơ quan thuế xem xét không hợp lệ, gây ảnh hưởng đến quá trình kê khai thuế.

Doanh nghiệp nên sử dụng các mẫu biên bản chuẩn từ các nguồn uy tín hoặc phần mềm hóa đơn điện tử để đảm bảo tính chính xác.

Một lưu ý quan trọng là thời hạn nộp thông báo sai sót (Mẫu 04/SS-HĐĐT) phải tuân thủ đúng quy định, chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế, theo Điều 27 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Nếu không thực hiện đúng thời hạn, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 4 đến 8 triệu đồng. Ngoài ra, hóa đơn bị hủy cần được lưu trữ trên hệ thống để tra cứu, không được xóa hoàn toàn khỏi cơ sở dữ liệu.

Doanh nghiệp nên kiểm tra trạng thái hóa đơn trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế để xác nhận việc hủy đã hoàn tất.

Từ ngày 01/06/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, quy định hủy hóa đơn điện tử khi có sai sót sẽ được thay thế bằng việc lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Doanh nghiệp cần chuẩn bị cập nhật quy trình xử lý sai sót để phù hợp với quy định mới.

Trong thời gian chuyển tiếp, việc lập biên bản hủy hóa đơn vẫn được khuyến khích để đảm bảo sự thống nhất giữa các bên và tránh tranh chấp. Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp các tính năng xử lý sai sót sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro.

Mẫu biên bản hủy hóa đơn là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp xử lý sai sót trong hóa đơn điện tử, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.

Việc lập biên bản đúng quy trình không chỉ giúp minh bạch hóa giao dịch mà còn giảm thiểu rủi ro pháp lý và xử phạt. Để được tư vấn chi tiết và tải mẫu biên bản chuẩn, hãy liên hệ Giấy chứng nhận ngay hôm nay.

THAM KHẢO THÊM VỀ: Mẫu đơn xin trích lục quyết định ly hôn mới nhất