Mẫu biên bản quyết toán hợp đồng chi tiết nhất là tài liệu quan trọng giúp các bên tham gia hợp đồng xác nhận và tổng kết các khoản thu, chi, nghĩa vụ tài chính sau khi hoàn thành hợp đồng. Cùng Giấy chứng nhận tìm hiểu chi tiết về mẫu biên bản này và các bước thực hiện!

1. Ý nghĩa của mẫu biên bản quyết toán hợp đồng

Mẫu biên bản quyết toán hợp đồng đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận hoàn tất nghĩa vụ tài chính và pháp lý của các bên.

• Mẫu biên bản quyết toán hợp đồng chi tiết nhất được sử dụng để tổng hợp các khoản thanh toán, chi phí phát sinh và nghĩa vụ còn lại sau khi hợp đồng hoàn tất, theo quy định tại Bộ luật Dân sự 2015 và Nghị định 50/2021/NĐ-CP. Văn bản này đảm bảo tính minh bạch trong việc thực hiện hợp đồng.
• Biên bản giúp các bên xác nhận rằng tất cả nghĩa vụ tài chính, như thanh toán, phạt hợp đồng hoặc bồi thường, đã được thực hiện đúng theo thỏa thuận. Điều này đặc biệt quan trọng trong các hợp đồng xây dựng, mua bán hàng hóa hoặc dịch vụ.
• Việc sử dụng mẫu biên bản đúng quy định pháp luật Việt Nam hiện hành giúp tránh tranh chấp pháp lý, đồng thời cung cấp cơ sở để giải quyết khiếu nại hoặc kiểm tra từ cơ quan chức năng, theo Thông tư 100/2021/TT-BTC và Nghị định 152/2024/NĐ-CP.
• Tài liệu này còn hỗ trợ lưu trữ thông tin, giúp các bên theo dõi lịch sử thanh toán và đối chiếu khi cần thiết, đặc biệt trong các trường hợp liên quan đến kiểm toán hoặc thanh tra tài chính, theo Nghị định 148/2024/NĐ-CP.

2. Mẫu biên bản quyết toán hợp đồng

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh Phúc

BIÊN BẢN QUYẾT TOÁN VÀ THANH LÝ HỢP ĐỒNG

(Hợp đồng số ………………………)

 –       Căn cứ hợp đồng số ……………. ngày     tháng       năm ………….. giữa Cục Xúc tiến thương mại (VIETRADE) và Công ty ………………………………………;

–       Căn cứ Biên bản nghiệm thu và bàn giao ngày         tháng        năm …………

Hôm nay, ngày       tháng      năm ……………, Hai bên gồm:

CỤC XÚC TIẾN THƯƠNG MẠI (VIETRADE), BỘ CÔNG THƯƠNG

–    Địa chỉ: 20 Lý Thường Kiệt, Hoàn Kiếm, Hà Nội

–          Tel:                                                             Fax:

–          Email:

–          Người đại diện:                               Chức vụ: 

–          Giấy ủy quyền số …………………… ngày …………… do Cục trưởng Cục Xúc tiến thương mại ký

–          Tài khoản tiền Việt: 0011000286212     Tại: Sở giao dịch Ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam

Dưới đây gọi tắt là Bên A,

CÔNG TY …………………………

– Địa chỉ:

– Điện thoại:                                          ;  -Fax:

– Email:

– Tài khoản: ……………………… tại ngân hàng ……………………………

– Mã số thuế: …………………………..

– Người đại diện:                                                 Chức vụ: …………….

Dưới đây gọi tắt là Bên B,

Hai bên đồng ý thống nhất quyết toán và thanh lý Hợp đồng số: …………….. ký ngày          tháng     năm ………….. với các nội dung sau:

1/ Bên B đã thực hiện đầy đủ các công việc được thoả thuận trong hợp đồng số ………………….;

2/ Hai bên thống nhất quyết toán hợp đồng số …………. với tổng trị giá quyết toán của hợp đồng là: …………. đ (đã gồm VAT)                                                       Chi tiết như sau:

3/ Thanh toán:

– Tổng số đã tạm ứng đợt 1 và đợt 2 là: ……………….. đồng (đợt 1 thanh toán: …………… đồng; đợt 2 thanh toán: …………….. đồng).

– Tổng số còn phải thanh toán là: …………….. đồng, theo tiến độ như sau:

Bên A thanh toán tiếp đợt 3 cho Bên B số tiền là: …………………… đồng (với điều kiện bên A được Bộ Tài chính cấp tạm ứng kinh phí chương trình xúc tiến thương mại quốc gia năm ……… cho chương trình này).

Sau khi Bộ Tài chính phê duyệt quyết toán chương trình tổ chức Hội chợ thương mại …………….. (với điều kiện không bị xuất toán đối với các hạng mục của hợp đồng số ………………….) Bên A sẽ thanh toán nốt cho Bên B số tiền còn lại là: …………………..đồng.

4/ Hợp đồng số ………………………  hết hiệu lực kể từ ngày Bên A thanh toán cho Bên B toàn bộ số tiền trên bằng chuyển khoản, Bên B xuất hoá đơn tài chính cho bên A.

Bản quyết toán và thanh lý Hợp đồng này được lập thành 06 bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 03 bản./.

>>> Tải ngay: Mẫu biên bản quyết toán hợp đồng tại đây!

3. Nội dung cần có trong mẫu biên bản quyết toán hợp đồng

Mẫu biên bản quyết toán hợp đồng phải bao gồm các thông tin cụ thể để đảm bảo tính hợp lệ và hỗ trợ quá trình kiểm tra. Dưới đây là những nội dung thiết yếu cần trình bày.

• Thông tin về các bên tham gia hợp đồng bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế, và thông tin liên hệ của bên A và bên B. Những thông tin này giúp xác định rõ danh tính và trách nhiệm của các bên theo quy định tại Bộ luật Dân sự 2015.
• Chi tiết hợp đồng cần quyết toán, như số hợp đồng, ngày ký, nội dung hợp đồng và thời gian thực hiện, phải được nêu rõ. Nội dung này giúp xác minh phạm vi và cơ sở của việc quyết toán.
• Tổng hợp các khoản thu chi, bao gồm số tiền đã thanh toán, chi phí phát sinh, và các khoản còn lại (nếu có), cần được trình bày chi tiết kèm theo chứng từ liên quan như hóa đơn, biên lai. Điều này đảm bảo tính minh bạch theo Thông tư 100/2021/TT-BTC.
• Chữ ký của đại diện các bên và con dấu (nếu có) là bắt buộc để đảm bảo tính pháp lý của biên bản. Theo Luật Giao dịch điện tử 2023, biên bản có thể được ký điện tử nếu sử dụng hệ thống trực tuyến.

4. Quy trình lập và sử dụng mẫu biên bản quyết toán hợp đồng

Quy trình lập và sử dụng mẫu biên bản quyết toán hợp đồng được xây dựng dựa trên quy định pháp luật và thỏa thuận hợp đồng.

• Bước 1: Tổng hợp số liệu thu chi của hợp đồng
  Các bên thu thập và đối chiếu các khoản thanh toán, chi phí phát sinh, và nghĩa vụ còn lại, kèm theo chứng từ như hóa đơn, biên lai, theo quy định tại Thông tư 100/2021/TT-BTC.
• Bước 2: Lập biên bản quyết toán hợp đồng
  Dựa trên số liệu, các bên soạn thảo biên bản quyết toán theo mẫu thỏa thuận hoặc mẫu chuẩn, ghi rõ các khoản thu chi và kết quả quyết toán. Biên bản cần được kiểm tra kỹ để tránh sai sót.
• Bước 3: Ký kết và phê duyệt biên bản
  Biên bản được các bên ký xác nhận, đảm bảo sự đồng thuận về nội dung quyết toán. Quá trình này thường hoàn tất trong vòng 7-15 ngày sau khi hợp đồng kết thúc, tùy thuộc vào thỏa thuận.
• Bước 4: Lưu trữ và công khai (nếu cần)
  Biên bản được lưu trữ để phục vụ kiểm tra hoặc đối chiếu sau này. Thời hạn lưu trữ tối thiểu là 5 năm theo quy định pháp luật Việt Nam hiện hành, đặc biệt đối với hợp đồng liên quan đến ngân sách công.

TÌM HIỂU THÊM: Mẫu đơn yêu cầu giải quyết vụ việc dân sự mới nhất

5. Lưu ý khi lập mẫu biên bản quyết toán hợp đồng

Để đảm bảo mẫu biên bản quyết toán hợp đồng được chấp nhận và sử dụng hiệu quả, cần lưu ý một số điểm quan trọng. Các lưu ý này giúp tránh sai sót và tăng cường tính minh bạch.

• Các bên cần kiểm tra kỹ thông tin về hợp đồng, các khoản thu chi và chứng từ liên quan để đảm bảo tính chính xác. Sai sót có thể dẫn đến tranh chấp hoặc từ chối thanh toán theo Thông tư 100/2021/TT-BTC.
• Biên bản cần được lập theo mẫu thống nhất hoặc thỏa thuận trong hợp đồng, bao gồm chữ ký và con dấu (nếu có) của đại diện các bên. Thiếu chữ ký hoặc con dấu có thể khiến biên bản không có giá trị pháp lý.
• Các khoản chi phí phát sinh cần được liệt kê rõ ràng, kèm theo chứng từ hợp lệ như hóa đơn hoặc biên lai, để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định tại Nghị định 148/2024/NĐ-CP.
• Trong trường hợp hợp đồng liên quan đến yếu tố nước ngoài, cần bổ sung bản dịch công chứng của các tài liệu liên quan, như hóa đơn hoặc hợp đồng, theo quy định tại Luật Công chứng 2024 và Luật Giao dịch điện tử 2023.

Mẫu biên bản quyết toán hợp đồng chi tiết nhất là công cụ quan trọng giúp các bên hoàn tất nghĩa vụ tài chính và pháp lý một cách minh bạch, tránh tranh chấp. Nếu cần hỗ trợ chi tiết về cách lập mẫu biên bản hoặc tư vấn pháp lý về hợp đồng, hãy liên hệ Giấy chứng nhận để được đội ngũ chuyên gia hướng dẫn tận tình!