Mẫu biên bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn là một tài liệu quan trọng giúp doanh nghiệp và cá nhân xử lý các sai sót trên hóa đơn điện tử một cách hợp pháp, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật. Hãy cùng Giấy chứng nhận tìm hiểu chi tiết về mẫu biên bản, quy trình thực hiện và các câu hỏi thường gặp.

1. Tầm quan trọng của biên bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn

Biên bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch khi xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử. Dưới đây là những lý do chính khiến việc lập biên bản trở thành bước không thể thiếu:

Biên bản thỏa thuận là cơ sở pháp lý để điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử có sai sót, đặc biệt khi hóa đơn đã được phát hành và kê khai thuế. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, trong các trường hợp sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất hoặc thông tin hàng hóa, việc lập biên bản thỏa thuận giữa bên bán và bên mua là bắt buộc đối với các tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân kinh doanh. Tài liệu này giúp ghi nhận sự đồng thuận giữa hai bên về nội dung sai sót, tạo cơ sở cho việc lập hóa đơn điều chỉnh.

Việc lập biên bản không chỉ giúp tuân thủ quy định pháp luật mà còn giảm thiểu rủi ro khi cơ quan thuế thanh tra. Một biên bản được soạn thảo đúng quy định, kèm theo thông báo sai sót theo Mẫu 04/SS-HĐĐT, đảm bảo rằng doanh nghiệp không vi phạm các quy định về sử dụng hóa đơn bất hợp pháp. Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh các quy định về hóa đơn điện tử ngày càng chặt chẽ, như được nêu trong Thông tư 32/2025/TT-BTC.

Biên bản thỏa thuận còn hỗ trợ việc lưu trữ và quản lý hồ sơ kế toán một cách chuyên nghiệp. Theo quy định, người bán phải lưu giữ văn bản thỏa thuận và xuất trình khi có yêu cầu từ cơ quan thuế. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng chứng minh tính minh bạch trong các giao dịch, đặc biệt khi có tranh chấp hoặc kiểm tra đột xuất.

2. Mẫu biên bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn mới nhất

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BIÊN BẢN THỎA THUẬN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN

Số: [Số biên bản]/BBTĐCHĐ/[Năm]

[Địa điểm], ngày [ngày] tháng [tháng] năm [năm]

Căn cứ:

• Bộ luật Dân sự 2015 về thỏa thuận dân sự giữa các bên;
• Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ và sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP;
• Thông tư 32/2025/TT-BTC hướng dẫn về hóa đơn điện tử;
• Hợp đồng kinh tế số [Số hợp đồng] ký ngày [Ngày ký hợp đồng] giữa [Bên bán] và [Bên mua];
• Các văn bản pháp luật liên quan khác.

Hôm nay, tại [Địa điểm], chúng tôi gồm có:

BÊN BÁN (BÊN A):

• Tên công ty: [Tên công ty bên bán]
• Mã số thuế: [Mã số thuế bên bán]
• Địa chỉ: [Địa chỉ bên bán]
• Đại diện: [Họ tên đại diện bên bán]
• Chức vụ: [Chức vụ đại diện bên bán]

BÊN MUA (BÊN B):

• Tên công ty/cá nhân: [Tên công ty/cá nhân bên mua]
• Mã số thuế: [Mã số thuế bên mua]
• Địa chỉ: [Địa chỉ bên mua]
• Đại diện: [Họ tên đại diện bên mua]
• Chức vụ: [Chức vụ đại diện bên mua, nếu có]

…………….

>>>> Tải ngay: Mẫu biên bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn mới nhất tại đây!

3. Quy trình lập biên bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn

Quy trình lập biên bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn cần được thực hiện đúng trình tự để đảm bảo tuân thủ pháp luật. Dưới đây là các bước cụ thể:

• Bước 1: Phát hiện và xác nhận sai sót
  Khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót, bên bán cần liên hệ với bên mua để xác nhận nội dung sai sót. Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, các sai sót phổ biến bao gồm sai mã số thuế, sai số tiền, thuế suất, hoặc thông tin hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng.

Hai bên cần thống nhất về nội dung sai sót trước khi lập biên bản, và bên bán có thể gửi thông báo qua email, tin nhắn, hoặc website nếu bên mua là cá nhân.

• Bước 2: Soạn thảo biên bản thỏa thuận
  Biên bản thỏa thuận cần được soạn thảo dựa trên mẫu tham khảo, bao gồm các thông tin như căn cứ pháp lý (Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP), thông tin hai bên, nội dung sai sót, và phương án điều chỉnh. Biên bản phải được ký bởi đại diện hợp pháp của hai bên, sử dụng chữ ký số nếu cần.

Trường hợp không thể liên hệ được với bên mua, bên bán cần lập biên bản nội bộ và lưu giữ các bằng chứng liên lạc (email, tin nhắn) để xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.

• Bước 3: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế
  Sau khi biên bản được ký kết, bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định. Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ thông tin “Điều chỉnh cho hóa đơn số… ký hiệu… ngày…”. Theo Thông tư 32/2025/TT-BTC, hóa đơn điều chỉnh cần được gửi cho bên mua (nếu không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cấp mã (nếu có mã).
• Bước 4: Nộp thông báo sai sót cho cơ quan thuế
  Bên bán cần nộp thông báo sai sót theo Mẫu 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA, Nghị định 70/2025/NĐ-CP) cho cơ quan thuế, chậm nhất vào ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng.

Thông báo này cần kèm theo biên bản thỏa thuận hoặc các bằng chứng liên lạc nếu không có biên bản (trường hợp bên mua là cá nhân). Việc nộp thông báo đúng hạn giúp doanh nghiệp tránh bị phạt hành chính theo Thông tư 10/2014/TT-BTC.

• Bước 5: Lưu trữ hồ sơ
  Biên bản thỏa thuận, hóa đơn điều chỉnh, và thông báo sai sót cần được lưu trữ cẩn thận tại đơn vị. Theo quy định, các tài liệu này phải được xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu. Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử uy tín như MISA meInvoice hoặc VNPT Invoice có thể giúp doanh nghiệp quản lý và lưu trữ hồ sơ một cách hiệu quả.

ĐỌC THÊM BÀI VIẾT: Mẫu biên bản họp ban nữ công

4. Các trường hợp cần lập biên bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn

Hiểu rõ các trường hợp cần lập biên bản giúp doanh nghiệp áp dụng đúng quy định pháp luật. Dưới đây là các tình huống phổ biến yêu cầu lập biên bản:

Trường hợp hóa đơn sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, hoặc thông tin hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng, việc lập biên bản thỏa thuận là bắt buộc đối với bên mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hoặc cá nhân kinh doanh. Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, biên bản cần ghi rõ nội dung sai sót và được ký bởi cả hai bên trước khi lập hóa đơn điều chỉnh. Điều này đảm bảo rằng hóa đơn điều chỉnh có cơ sở pháp lý rõ ràng.

Trong trường hợp trả lại hàng hóa hoặc thay đổi giá trị giao dịch, biên bản thỏa thuận cần được lập để ghi nhận sự đồng thuận giữa hai bên. Ví dụ, nếu khách hàng trả lại một phần hàng hóa, biên bản sẽ nêu rõ số lượng hàng hóa trả lại và giá trị điều chỉnh. Điều này phù hợp với quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc lập hóa đơn điều chỉnh khi có thay đổi về số lượng hoặc giá cả.

Đối với các sai sót về tên hoặc địa chỉ nhưng mã số thuế và các nội dung khác đúng, biên bản thỏa thuận không bắt buộc. Tuy nhiên, theo Thông tư 32/2025/TT-BTC, việc lập biên bản vẫn được khuyến khích để đảm bảo tính minh bạch và tránh rủi ro khi thanh tra thuế. Trong trường hợp này, bên bán chỉ cần thông báo sai sót cho bên mua và nộp thông báo theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.

Mẫu biên bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử một cách hợp pháp và minh bạch. Nếu bạn cần hỗ trợ chi tiết hoặc muốn tải mẫu biên bản mới nhất, hãy liên hệ Giấy chứng nhận để được tư vấn và giải đáp mọi thắc mắc.

XEM THÊM THÔNG TIN SAU: Mẫu biên bản bàn giao hồ sơ sổ sách chuẩn nhất