Mẫu công văn thông báo giao hàng chậm là văn bản quan trọng giúp doanh nghiệp, cá nhân hoặc tổ chức thông báo chính thức cho đối tác về việc hàng hóa không thể giao đúng thời hạn như cam kết. Cùng Giấy chứng nhận tìm hiểu chi tiết về mẫu thông báo này trong bài viết dưới đây.

1. Các quy định pháp luật điều chỉnh việc giao hàng và chậm giao hàng

Trước khi soạn thảo mẫu công văn thông báo giao hàng chậm, người thực hiện cần nắm rõ các quy định pháp luật điều chỉnh để đảm bảo văn bản có giá trị pháp lý và hạn chế tranh chấp. Các văn bản pháp luật hiện hành liên quan gồm:

• Bộ luật Dân sự 2015: Quy định chung về giao kết và thực hiện hợp đồng, bao gồm nghĩa vụ giao hàng đúng thời hạn, địa điểm, số lượng và chất lượng.
• Luật Thương mại 2005 (sửa đổi, bổ sung): Điều 37, 39 và 50 quy định về thời hạn giao hàng, xử lý khi chậm giao hàng và quyền, nghĩa vụ của các bên.
• Luật Giao dịch điện tử 2023: Cho phép lập, ký và gửi công văn thông qua phương tiện điện tử, đảm bảo giá trị pháp lý tương đương bản giấy.
• Nghị định 50/2021/NĐ-CP: Quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư, bao gồm các hành vi vi phạm nghĩa vụ hợp đồng thương mại.
• Nghị định 45/2024/NĐ-CP: Quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thương mại, sản xuất, buôn bán hàng hóa, dịch vụ.
• Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015: Quy định trình tự giải quyết tranh chấp khi các bên không thống nhất được về phương án xử lý chậm giao hàng.

Việc dẫn chiếu đúng các căn cứ pháp luật sẽ giúp công văn được bảo vệ khi xảy ra tranh chấp và chứng minh thiện chí của bên gửi.

2. Mẫu công văn thông báo giao hàng chậm

Kính gửi: Công ty …………………….

Căn cứ Đơn đặt hàng ………………….. giữa Công ty …………………… và Công ty …………………………. về việc cung cấp thiết bị. Thời gian giao hàng theo đơn đặt hàng là ……………………………. kể từ ngày bên B nhận được tiền đặt cọc. Như vậy, thời gian dự kiến giao hàng là …………………………..

Tuy nhiên, do có sự trục trặc trong hợp đồng giữa Công ty chúng tôi và đơn vị vận tải nên bị chậm trễ tiến độ giao hàng. Dự kiến …………………. hàng sẽ về đến ……………. nên khoảng từ ngày ………………….. chúng tôi mới có thể giao hàng cho Quý Công ty.

Kính mong Quý Công ty thông cảm và chia sẻ khó khăn này cùng cho chúng tôi.

Xin trân trọng cảm ơn sự hợp tác của Quý Công ty!

Tải ngay: Mẫu công văn thông báo giao hàng chậm tại đây!

Xem thêm: Mẫu đơn xin cấp lại văn bằng chứng chỉ mới

3. Nội dung cần có trong mẫu công văn thông báo giao hàng chậm

Một mẫu công văn thông báo giao hàng chậm thường bao gồm những thành phần chính sau.

• Thông tin của bên gửi công văn: Ghi rõ tên doanh nghiệp/cá nhân, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế và thông tin người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền. Việc thể hiện đầy đủ thông tin này giúp xác định rõ chủ thể chịu trách nhiệm thông báo.
• Thông tin của bên nhận công văn: Bao gồm tên doanh nghiệp/cá nhân, địa chỉ, mã số thuế và người đại diện. Đây là yếu tố quan trọng để đảm bảo công văn được gửi đúng đối tượng và tránh khiếu nại về việc không nhận thông báo.
• Số và ngày hợp đồng: Cần ghi chính xác số hợp đồng, ngày ký và các điều khoản liên quan đến thời hạn giao hàng để làm căn cứ xác định nghĩa vụ.
• Lý do chậm giao hàng: Trình bày nguyên nhân cụ thể, có thể bao gồm yếu tố khách quan như thiên tai, dịch bệnh, sự cố kỹ thuật hoặc yếu tố chủ quan như lỗi sản xuất, vận chuyển. Cần tránh nêu lý do mơ hồ để duy trì uy tín và thiện chí.
• Thời gian giao hàng dự kiến mới: Cung cấp mốc thời gian cụ thể để đối tác chủ động sắp xếp kế hoạch, đồng thời thể hiện thiện chí khắc phục.
• Đề xuất hướng xử lý: Có thể bao gồm việc giảm giá, hỗ trợ chi phí hoặc các phương án khác để bù đắp thiệt hại cho bên nhận hàng.

Xem thêm: Mẫu đơn xin cấp lại chứng chỉ hành nghề Dược theo luật

4. Quy trình soạn thảo và gửi mẫu công văn thông báo giao hàng chậm

Việc soạn thảo và gửi công văn cần được thực hiện theo các bước để đảm bảo tính pháp lý và hiệu quả:

Bước 1: Xác định căn cứ pháp lý và thông tin hợp đồng
 Người soạn thảo cần rà soát hợp đồng và các quy định pháp luật hiện hành để đảm bảo nội dung công văn phù hợp. Đây là bước quan trọng để tránh viết sai hoặc thiếu thông tin quan trọng.

Bước 2: Soạn thảo nội dung công văn
 Nội dung cần rõ ràng, súc tích, bao gồm các mục thông tin như đã nêu ở phần trên. Nên sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp, tránh câu chữ cảm tính.

Bước 3: Ký và đóng dấu
 Công văn phải được người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp lệ ký và đóng dấu (nếu có). Nếu gửi qua email hoặc nền tảng điện tử, có thể ký số theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử 2023.

Bước 4: Gửi công văn
 Công văn nên được gửi bằng phương thức bảo đảm như thư bảo đảm, email có xác nhận đã nhận hoặc hệ thống quản lý văn bản điện tử. Điều này giúp có bằng chứng xác nhận việc đã gửi thông báo.

Bước 5: Lưu trữ hồ sơ
 Lưu bản gốc công văn và các bằng chứng gửi để sử dụng khi cần đối chiếu hoặc giải quyết tranh chấp.

Mẫu công văn thông báo giao hàng chậm là công cụ hữu hiệu để doanh nghiệp và cá nhân bảo vệ quyền lợi, thể hiện sự minh bạch và thiện chí trong quan hệ thương mại. Việc lập công văn đúng quy định pháp luật và gửi kịp thời sẽ giúp hạn chế tối đa tranh chấp phát sinh. Nếu bạn cần được hỗ trợ soạn thảo chuẩn xác, hãy liên hệ Giấy chứng nhận để được tư vấn và cung cấp mẫu phù hợp nhất.

Xem thêm: Mẫu đơn xin trích lục hộ khẩu mới nhất hiện nay