Trong quá trình thực hiện các thủ tục liên quan đến xây dựng, việc mất hoặc cần bổ sung giấy phép xây dựng là tình huống khá phổ biến. Khi đó, việc làm đơn xin sao lục giấy phép xây dựng để nhận bản sao hợp lệ từ cơ quan chức năng là bước cần thiết. Điều này giúp chủ đầu tư tiếp tục thực hiện các hoạt động xây dựng hoặc xử lý các thủ tục pháp lý khác mà không làm gián đoạn tiến độ dự án. Vậy Mẫu đơn xin sao lục giấy phép xây dựng đúng chuẩn hiện nay như thế nào?  Hãy cùng GIAYCHUNGNHAN tìm hiểu ngay bài viết dưới đây nhé.

1. Trích lục giấy phép xây dựng là gì?

Trích lục giấy phép xây dựng là quá trình lấy lại thông tin hoặc bản sao của giấy phép xây dựng đã được cấp trước đó. Thông thường, khi cần xin cấp lại giấy phép xây dựng (ví dụ: khi mất giấy phép hoặc cần bản sao để làm thủ tục khác), người dân hoặc tổ chức cần nộp đơn yêu cầu trích lục tại cơ quan quản lý xây dựng địa phương. Quá trình này giúp đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của thông tin trong giấy phép xây dựng và làm cho việc thực hiện các thủ tục liên quan đến xây dựng trở nên thuận tiện hơn.

2. Mẫu đơn xin trích lục giấy phép xây dựng [Mới nhất]

Hiện tại, pháp luật Việt Nam chưa có mẫu đơn thống nhất cho việc xin trích lục GPXD. Tuy nhiên, bạn có thể tham khảo mẫu đơn chung và điều chỉnh cho phù hợp. Nội dung chính cần có trong đơn bao gồm:

• CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨ VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
• ĐƠN ĐỀ NGHỊ TRÍCH LỤC GIẤY PHÉP XÂY DỰNG
• Kính gửi: (Tên cơ quan cấp GPXD, ví dụ: Sở Xây dựng…, UBND cấp huyện…)
• Thông tin người/tổ chức xin trích lục:
  • Họ và tên (đối với cá nhân)/Tên tổ chức.
  • Địa chỉ thường trú/Địa chỉ trụ sở.
  • Số CMND/CCCD/Mã số doanh nghiệp.
  • Số điện thoại liên hệ.
• Thông tin về giấy phép xây dựng cần trích lục:
  • Số giấy phép xây dựng (nếu biết).
  • Ngày cấp giấy phép xây dựng (nếu biết).
  • Địa điểm xây dựng công trình.
  • Tên công trình.
  • Chủ đầu tư công trình (nếu là người khác).
• Lý do xin trích lục: (Ví dụ: Giấy phép gốc bị mất, hư hỏng, cần cho thủ tục hành chính…)
• Cam kết: Cam đoan các thông tin cung cấp là đúng sự thật và chịu trách nhiệm trước pháp luật.
• Đề nghị: Đề nghị cơ quan có thẩm quyền cấp trích lục giấy phép xây dựng.
• Ngày… tháng… năm… Người/Đại diện tổ chức xin trích lục (Ký và ghi rõ họ tên/Đóng dấu (nếu có))

3. Hồ sơ xin trích lục giấy phép xây dựng

Hồ sơ xin trích lục GPXD có thể khác nhau tùy theo quy định của từng địa phương, tuy nhiên, thường bao gồm các giấy tờ sau:

• Đơn đề nghị trích lục giấy phép xây dựng:

  • Đây là giấy tờ quan trọng nhất. Đơn cần nêu rõ các thông tin:
    • Thông tin người/tổ chức xin trích lục (họ tên, địa chỉ, số CMND/CCCD/Mã số doanh nghiệp, số điện thoại liên hệ).
    • Thông tin về giấy phép xây dựng cần trích lục (số giấy phép (nếu biết), ngày cấp (nếu biết), địa điểm xây dựng công trình, tên công trình, chủ đầu tư công trình (nếu là người khác)).
    • Lý do xin trích lục (ví dụ: mất bản gốc, hư hỏng, cần cho thủ tục hành chính…).
    • Cam kết về tính chính xác của thông tin.
    • Đề nghị cơ quan có thẩm quyền cấp trích lục.
  • Bạn có thể tham khảo mẫu đơn tôi đã cung cấp ở câu trả lời trước và điều chỉnh cho phù hợp.

• Giấy tờ tùy thân:

  • Đối với cá nhân: Bản sao CMND/CCCD/Hộ chiếu (công chứng).
  • Đối với tổ chức: Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/Giấy chứng nhận đầu tư (công chứng).

• Giấy ủy quyền (nếu có): Nếu người nộp hồ sơ không phải là chủ đầu tư hoặc người đại diện theo pháp luật của tổ chức thì cần có giấy ủy quyền hợp lệ.

• Các giấy tờ khác (nếu có):

  • Bản sao giấy phép xây dựng cũ (nếu còn).
  • Các giấy tờ chứng minh mối liên hệ với công trình (ví dụ: hợp đồng mua bán nhà, giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở…).

Để tìm hiểu thêm về: Đất quy hoạch có được cấp giấy phép xây dựng không?, mời quý khách tham khảo bài viết sau!

4. Trình tự các bước xin cấp trích lục giấy phép xây dựng

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ. Chủ đầu tư, cá nhân có mong muốn được xin cấp bản sao giấy phép xây dựng cần chuẩn bị đầy đủ một bộ hồ sơ (mục 3.1), có Đơn xin trích lục – sao lục giấy phép xây dựng và các tài liệu, giấy tờ kèm theo. Chủ đầu tư, cá nhân cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ xin cấp trích lục giấy phép xây dựng nêu trên và tiếp tục thực hiện bước 2.

Bước 2: Chủ đầu tư/ cá nhân có nguyện vọng xin cấp bản sao Giấy phép xây dựng sẽ nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân quận – huyện (trong ngày làm việc, trong giờ hành chính hàng tuần). Chuyên viên tại Ủy ban nhân dân huyện tiếp nhận kiểm tra tính hợp lệ của các giấy tờ trong bộ hồ sơ xin cấp bản sao giấy phép xây dựng. Trong trường hợp, hồ sơ xin cấp bản sao giấy phép xây dựng đã hợp lệ thì chuyên viên sẽ viết giấy hẹn trao cho chủ đầu tư/ cá nhân. Đối với trường hợp, hồ sơ chưa hợp lệ thì chuyên viên sẽ hướng dẫn chủ đầu tư, cá nhân cách hoàn thiện hồ sơ sao cho đầy đủ giấy tờ và hợp lệ.

Chủ đầu tư, cá nhân có mong muốn xin bản sao trích lục giấy phép xây dựng, khi nộp hồ sơ xin cấp trích lục giấy phép xây dựng, chủ đầu tư cần thực hiện nghĩa vụ tài chính với cơ quan có thẩm quyền là nộp lệ phí xin cấp bản sao giấy phép xây dựng. Lệ phí xin cấp trích lục giấy phép xây dựng này giao động khoảng từ 10.000 đồng đến 20.000 đồng/ bản trích lục.

Bước 3: Giải quyết hồ sơ. Cơ quan có thẩm quyền sẽ tiến hành giải quyết hồ sơ, xem xét thực hiện cấp bản sao giấy phép xây dựng cho chủ đầu tư, cá nhân. Thời hạn giải quyết là 06 ngày làm việc (không tính ngày nghỉ lễ, chủ nhật và thứ bảy). Trường hợp hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ xử lý hồ sơ và trả kết quả cho chủ đầu tư, cá nhân đúng ngày theo giấy hẹn đã gửi tới chủ đầu tư, cá nhân. Trong thời hạn trả kết quả, cơ quan có thẩm quyền có trách nhiệm trả kết quả và có quyền từ chối trả kết quả cho chủ đầu tư, cá nhân khi chủ đầu tư, cá nhân không đến đúng thời gian nhận kết quả ghi tại phiếu hẹn.

Tuy nhiên, đối với trường hợp hồ sơ không thể giải quyết, cơ quan có thẩm quyền cần thông báo trả lời bằng văn bản cho chủ đầu tư, cá nhân biết và ghi rõ lý do từ chối, lý do không thể giải quyết được hồ sơ xin cấp trích lục giấy phép xây dựng. Trong trường hợp, quá thời hạn giải quyết hồ sơ ghi trong phiếu hẹn, hồ sơ không đủ điều kiện nhưng cơ quan có thẩm quyền giải quyết hồ sơ không ra văn bản trả lời rõ lý do thì chủ đầu tư, cá nhân hoàn toàn yêu câ

Bước 4: Trả kết quả. Chủ đầu tư, cá nhân nhận kết quả giải quyết hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân quận – huyện (trong giờ và ngày làm việc hành chính). Khi đến Văn phòng Ủy ban nhân dân quận/ huyện để lấy kết quả là bản trích lục giấy phép xây dựng cần lưu ý mang theo các giấy tờ tùy thân như căn cước công dân và giấy hẹn đã được cơ quan có thẩm quyền phát vào thời điểm nộp hồ sơ xin cấp bản trích lục giấy phép xây dựng.

Xem thêm Dịch vụ xin giấy phép xây dựng nhà xưởng nhanh chóng tại đây.

5. Thẩm quyền cấp trích lục giấy phép xây dựng

Cơ quan có thẩm quyền cấp trích lục GPXD là cơ quan đã cấp GPXD gốc. Cụ thể:

• UBND cấp huyện/quận: Thường cấp trích lục cho các giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ và các công trình xây dựng nhỏ khác trên địa bàn. Phòng Quản lý đô thị hoặc Phòng Công thương (tùy theo phân công của từng địa phương) thường là đơn vị trực tiếp thực hiện việc này.
• Sở Xây dựng: Thường cấp trích lục cho các giấy phép xây dựng công trình lớn, dự án hoặc các công trình do UBND cấp tỉnh ủy quyền.
• Ban Quản lý Khu công nghiệp/Khu kinh tế: Cấp trích lục cho các giấy phép xây dựng nhà xưởng, công trình trong khu công nghiệp/kinh tế.

6. Câu hỏi thường gặp

Ai có quyền yêu cầu trích lục giấy phép xây dựng?

Trả lời:

• Chủ sở hữu công trình hoặc người được ủy quyền hợp pháp.
• Người mua, thuê, hoặc nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất/công trình (với sự đồng ý của chủ sở hữu).
• Cơ quan nhà nước khi kiểm tra, giám sát.

Khi nào cần trích lục giấy phép xây dựng?

Trả lời:

• Khi giấy phép xây dựng bị mất, rách, hỏng hoặc không còn sử dụng được.
• Khi cần bản sao để thực hiện các thủ tục liên quan đến đất đai, tài sản như mua bán, chuyển nhượng, thế chấp,…
• Khi cơ quan có thẩm quyền hoặc đối tác yêu cầu cung cấp giấy tờ liên quan đến giấy phép xây dựng.

Nếu không có giấy phép gốc thì có xin trích lục được không?

Trả lời:
Có. Tuy nhiên, người xin trích lục phải cung cấp các giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất và chứng minh việc đã được cấp giấy phép xây dựng trước đó.