Mẫu giấy xác nhận nghỉ phép cho nhà quản trị là tài liệu quan trọng, giúp ghi nhận và xác minh việc nghỉ phép của nhân sự cấp cao trong doanh nghiệp, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và quy chế nội bộ. Cùng Giấy chứng nhận, bạn sẽ hiểu rõ hơn về cách soạn thảo mẫu giấy này hiệu quả.

1. Giấy xác nhận nghỉ phép cho nhà quản trị là gì và vai trò

Giấy xác nhận nghỉ phép cho nhà quản trị là văn bản do doanh nghiệp lập để xác nhận thời gian nghỉ phép của nhân sự giữ vai trò quản lý, như giám đốc, trưởng phòng hoặc các vị trí cấp cao.

• Mẫu giấy xác nhận nghỉ phép cho nhà quản trị cần ghi rõ thông tin người nghỉ phép, thời gian nghỉ, lý do và người phê duyệt. Tài liệu này là cơ sở để theo dõi lịch làm việc và đảm bảo tính minh bạch trong quản lý nhân sự.
• Giấy xác nhận giúp đảm bảo quyền lợi của nhà quản trị, như chế độ nghỉ phép theo Bộ luật Lao động 2019, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ quy định về quản lý lao động. Văn bản này cũng có thể dùng để giải quyết tranh chấp nếu xảy ra.
• Văn bản cần sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, nêu chi tiết thời gian nghỉ, lý do và các điều khoản liên quan đến công việc trong thời gian vắng mặt. Điều này giúp duy trì hoạt động quản lý ổn định trong doanh nghiệp.
• Trong bối cảnh chuyển đổi số, giấy xác nhận có thể được lập và lưu trữ qua hệ thống điện tử, tuân thủ Luật Giao dịch điện tử 2023 và Nghị định 194/2025/NĐ-CP, đảm bảo tính bảo mật và giá trị pháp lý.

2. Mẫu giấy xác nhận nghỉ phép cho nhà quản trị

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

GIẤY XÁC NHẬN NGHỈ PHÉP

Kính gửi:

• Ban Giám đốc Công ty ………………………………….
• Phòng Hành chính – Nhân sự

Căn cứ theo đơn xin nghỉ phép ngày ……. tháng ……. năm 20….. của Ông/Bà:
Họ và tên: …………………………………………………….
Chức vụ: ………………………………………………………..
Bộ phận/Phòng ban: ……………………………………………

Sau khi xem xét, Ban Giám đốc và Phòng Hành chính – Nhân sự xác nhận:

Thời gian nghỉ phép: Từ ngày ……./……./20….. đến hết ngày ……./……./20…..

Tổng số ngày nghỉ: ……………….. ngày

Lý do nghỉ: …………………………………………………………………………

Người phụ trách công việc thay thế: ………………………………………………..

Hình thức nghỉ phép: ☐ Nghỉ phép năm  ☐ Nghỉ việc riêng  ☐ Nghỉ ốm  ☐ Khác: …………………….

Trong thời gian nghỉ phép, Ông/Bà ………………………………………… được phép vắng mặt hợp lệ và chịu trách nhiệm bàn giao công việc cho người thay thế nêu trên.

Kính mong các bộ phận liên quan phối hợp hỗ trợ để đảm bảo tiến độ công việc chung của công ty.

Xác nhận của các bên:

Ngày ……. tháng ……. năm 20…..

Ghi chú:

• Mẫu này có thể dùng cho nhà quản trị cấp trung hoặc cấp cao, ví dụ: Trưởng phòng, Giám đốc chi nhánh, Phó giám đốc, v.v.
• Doanh nghiệp có thể đính kèm email phê duyệt hoặc file scan chữ ký điện tử nếu áp dụng quản lý online.
• Nếu công ty có hệ thống quản lý nhân sự (HRM), nội dung này có thể dùng làm bản xác nhận chính thức để lưu hồ sơ nhân sự.

>>> Tải ngay: Mẫu giấy xác nhận nghỉ phép cho nhà quản trị tại đây!

Xem thêm: Quy định về an toàn thực phẩm nước hoa quả chuẩn nhất

3. Quy trình soạn thảo mẫu giấy xác nhận nghỉ phép cho nhà quản trị

Để soạn thảo mẫu giấy xác nhận nghỉ phép cho nhà quản trị đúng chuẩn, doanh nghiệp cần thực hiện quy trình rõ ràng theo pháp luật Việt Nam hiện hành.

• Bước 1: Nhận đơn xin nghỉ phép
  Nhà quản trị nộp đơn xin nghỉ phép, nêu rõ thời gian, lý do và kế hoạch bàn giao công việc.
• Bước 2: Xem xét và phê duyệt
  Người có thẩm quyền trong doanh nghiệp xem xét và phê duyệt đơn xin nghỉ phép.
• Bước 3: Soạn thảo giấy xác nhận
  Lập giấy xác nhận theo mẫu, bao gồm thông tin người nghỉ, thời gian và điều kiện phê duyệt.
• Bước 4: Ký xác nhận
  Người có thẩm quyền ký xác nhận, có thể sử dụng chữ ký số nếu lập qua hệ thống điện tử.
• Bước 5: Lưu trữ và thông báo
  Lưu giữ bản sao giấy xác nhận và thông báo đến các bộ phận liên quan, theo Thông tư 04/2024/TT-BTP.

Xem thêm: Thủ tục gia hạn giấy an toàn vệ sinh thực phẩm hết hạn chi tiết

4. Những lưu ý khi soạn thảo và quản lý giấy xác nhận nghỉ phép

Việc soạn thảo và quản lý giấy xác nhận nghỉ phép cho nhà quản trị đòi hỏi sự cẩn trọng để đảm bảo tính pháp lý và hiệu quả quản lý. Dưới đây là các lưu ý quan trọng:

• Giấy xác nhận cần tuân thủ quy định của Bộ luật Lao động 2019, nêu rõ thời gian nghỉ, lý do và kế hoạch bàn giao công việc. Điều này đảm bảo quyền lợi của nhà quản trị và duy trì hoạt động doanh nghiệp.
• Thông tin trong giấy xác nhận phải chính xác, bao gồm họ tên, chức vụ, thời gian nghỉ và chữ ký của người phê duyệt. Sai sót có thể dẫn đến nhầm lẫn trong quản lý nhân sự hoặc tranh chấp.
• Trong trường hợp sử dụng giấy xác nhận dưới dạng điện tử, cần áp dụng chữ ký số, tuân thủ Luật Giao dịch điện tử 2023 và Nghị định 194/2025/NĐ-CP. Điều này đảm bảo tính bảo mật và giá trị pháp lý của tài liệu.
• Doanh nghiệp cần lưu trữ giấy xác nhận cẩn thận để phục vụ kiểm tra hoặc giải quyết tranh chấp. Theo Thông tư 04/2024/TT-BTP, tài liệu hành chính liên quan đến quản lý nhân sự cần được lưu trữ ít nhất 5 năm.

5. Các quy định pháp luật liên quan đến mẫu giấy xác nhận nghỉ phép

Việc soạn thảo và quản lý mẫu giấy xác nhận nghỉ phép cho nhà quản trị cần tuân thủ các quy định pháp luật Việt Nam hiện hành để đảm bảo tính hợp pháp.

• Bộ luật Lao động 2019: Điều 111 đến Điều 113 quy định về quyền nghỉ phép của người lao động, bao gồm nhà quản trị, và trách nhiệm của doanh nghiệp trong quản lý thời gian nghỉ.
• Luật Giao dịch điện tử 2023: Quy định về việc sử dụng chữ ký số và hệ thống quản lý điện tử cho các tài liệu hành chính, áp dụng cho giấy xác nhận nghỉ phép gửi qua hệ thống điện tử.
• Nghị định 194/2025/NĐ-CP: Hướng dẫn thực hiện Luật Giao dịch điện tử, quy định về yêu cầu kỹ thuật và bảo mật khi quản lý tài liệu trên hệ thống điện tử.
• Nghị định 145/2020/NĐ-CP: Hướng dẫn về điều kiện lao động và quan hệ lao động, bao gồm quy định về quản lý thời gian làm việc và nghỉ phép của nhân sự.
• Thông tư 04/2024/TT-BTP: Quy định về lưu trữ tài liệu hành chính, bao gồm giấy xác nhận nghỉ phép, với yêu cầu bảo quản và kiểm tra định kỳ.

Việc tuân thủ các quy định này giúp doanh nghiệp soạn thảo mẫu giấy xác nhận nghỉ phép cho nhà quản trị một cách khoa học, đảm bảo tính hợp pháp và hỗ trợ quản lý nhân sự hiệu quả.

Mẫu giấy xác nhận nghỉ phép cho nhà quản trị là tài liệu thiết yếu giúp doanh nghiệp quản lý thời gian nghỉ của nhân sự cấp cao một cách minh bạch, hợp pháp, đồng thời đảm bảo duy trì hoạt động quản lý ổn định. Để được hỗ trợ tư vấn chi tiết, hãy liên hệ Giấy chứng nhận ngay hôm nay để nhận dịch vụ chuyên nghiệp và nhanh chóng.