Mẫu quy chế làm việc của phòng ban là tài liệu quan trọng giúp doanh nghiệp hoặc tổ chức quản lý hiệu quả hoạt động nội bộ, tuân thủ pháp luật Việt Nam hiện hành. Cùng Giấy chứng nhận tìm hiểu chi tiết về mẫu quy chế này và cách thực hiện!

1. Vai trò của mẫu quy chế làm việc của phòng ban

Mẫu quy chế làm việc của phòng ban đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và quản lý hoạt động nội bộ của doanh nghiệp. Tài liệu này là cơ sở pháp lý để đảm bảo sự thống nhất và hiệu quả.

• Mẫu quy chế làm việc của phòng ban được sử dụng để quy định nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của từng phòng ban, theo Luật Doanh nghiệp 2020. Quy chế này giúp đảm bảo hoạt động nội bộ được thực hiện đồng bộ và hiệu quả.
• Quy chế là cơ sở để cơ quan quản lý, như cơ quan lao động hoặc thuế, kiểm tra tính hợp pháp của hoạt động tổ chức, theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP về điều kiện lao động.
• Việc sử dụng mẫu quy chế đúng quy định giúp tránh vi phạm pháp luật, như không công bố quy trình làm việc hoặc thiếu thông tin cần thiết, theo Nghị định 117/2024/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính.
• Tài liệu này hỗ trợ lưu trữ thông tin về cơ cấu tổ chức, giúp doanh nghiệp theo dõi và đối chiếu khi cần trong các trường hợp kiểm tra hoặc tranh chấp, theo Luật Giao dịch điện tử 2023.

2. Mẫu quy chế làm việc của phòng ban

Hà Nội, ngày……tháng……năm 20….

QUYẾT ĐỊNH CỦA HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ

TƯ VẤN VÀ XÂY DỰNG ……………VIỆT NAM

(V/v: Ban hành Quy chế hoạt động của các phòng ban, đơn vị trực thuộc)

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

– Căn cứ Luật Doanh nghiệp của Quốc hội nước Cộng hòa XHCN Việt Nam Luật số 59/2020/QH14 ngày 17 tháng 06 năm 2020;

– Căn cứ Điều lệ tổ chức hoạt động của Công ty CP Đầu tư Tư vấn và Xây dựng…….. Việt Nam;

– Căn cứ Biên bản họp HĐQT ngày……tháng…….năm 2020

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế hoạt động của các phòng ban, đơn vị trực thuộc sau đây:

1. Ban Giám đốc;

2. Phòng Tài chính – Kế toán;

3. Phòng Hành chính – Tổng hợp;

4. Phòng Kỹ thuật – Kinh tế;

5. Các đơn vị trực thuộc khác.

Điều 2. Ban Giám đốc và cán bộ quản lý các phòng ban, đơn vị trực thuộc có trách nhiệm tổ chức thi hành Quy chế.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC PHÒNG BAN, ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC

(Ban hành kèm theo Quyết định số………./QĐ-HĐQT ngày……tháng……năm 2020 của Hội đồng quản trị Công ty CP Đầu tư Tư vấn và ………)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Giải thích từ ngữ

1.1. Công ty: là Công ty Cổ phần Đầu tư Tư vấn và Xây dựng……. Việt Nam.

1.2. Đại hội đồng cổ đông (viết tắt là “ĐHĐCĐ”): Đại hội đồng cổ đông của Công ty.

1.3. Hội đồng quản trị (viết tắt là “HĐQT”): Hội đồng quản trị Công ty.

1.4. Điều lệ Công ty: Bản Điều lệ tổ chức hoạt động của Công ty được thông qua ngày…….tháng……năm.

1.5. Công ty con: Một công ty được coi là công ty con của Công ty phải thuộc các trường hợp sau đây:

– Công ty sở hữu trên 50% vốn điều lệ hoặc tổng số cổ phần phổ thông đã phát hành của công ty đó;

– Công ty có quyền trực tiếp hoặc gián tiếp bổ nhiệm đa số hoặc tất cả các thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc/Tổng Giám đốc của công ty đó;

– Công ty có quyền quyết định sửa đổi, bổ sung Điều lệ của công ty đó.

1.6. Công ty có vốn góp của Công ty: là các công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty Cổ phần, công ty liên doanh mà trong đó Công ty là thành viên, là cổ đông, là một bên liên doanh nhưng không đủ điều kiện là công ty con Công ty theo định nghĩa tại Khoản 1.5 Điều này.

1.7. Công ty thành viên: bao gồm Công ty con và Công ty có vốn góp chi phối của Công ty.

1.8. Phòng ban: bao gồm Phòng Hành chính – Tổng hợp; Phòng Tài chính – Kế toán; Phòng Kỹ thuật – Kinh tế và các phòng chức năng khác của Công ty.

1.9. Đơn vị trực thuộc: bao gồm Nhà khách 3A; Sàn giao dịch bất động sản XaLa Việt Nam; các chi nhánh, văn phòng đại diện trực thuộc Công ty và các đơn vị trực thuộc khác do Hội đồng quản trị quyết định thành lập.

>>> Tải ngay: Mẫu quy chế làm việc của phòng ban tại đây!

Xem thêm: Mẫu quy chế lương thưởng của công ty TNHH mới

3. Nội dung cần có trong mẫu quy chế làm việc của phòng ban

Mẫu quy chế làm việc của phòng ban phải bao gồm các nội dung cụ thể để đảm bảo tính hợp lệ và đầy đủ. Dưới đây là những nội dung thiết yếu cần trình bày.

• Thông tin doanh nghiệp, bao gồm tên, mã số thuế, địa chỉ và thông tin liên hệ, cần được nêu rõ để xác định tư cách pháp lý, theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
• Mục tiêu và nhiệm vụ, như chức năng và phạm vi hoạt động của phòng ban, phải được trình bày chi tiết để làm rõ vai trò trong tổ chức.
• Quy trình làm việc, bao gồm các bước thực hiện công việc, báo cáo và phối hợp giữa các phòng ban, cần được ghi rõ để đảm bảo tính thống nhất và hiệu quả.
• Quyền hạn và trách nhiệm, như thẩm quyền ra quyết định và trách nhiệm của trưởng phòng ban, cần được nêu rõ để tránh chồng chéo hoặc bỏ sót nhiệm vụ.

Xem thêm: Mẫu quy chế làm việc của hợp tác xã chuẩn nhất hiện nay

4. Quy trình soạn thảo mẫu quy chế làm việc của phòng ban

Quy trình soạn thảo mẫu quy chế làm việc của phòng ban cần tuân thủ quy định pháp luật để đảm bảo tính hợp lệ. Dưới đây là các bước cụ thể để thực hiện thủ tục này.

• Bước 1: Xác định nhu cầu và mục tiêu
  Doanh nghiệp xác định nhu cầu và mục tiêu của quy chế, như tổ chức công việc hoặc phân công nhiệm vụ, theo Luật Doanh nghiệp 2020.
• Bước 2: Soạn thảo quy chế
  Soạn thảo quy chế theo mẫu chuẩn, ghi rõ thông tin doanh nghiệp, nhiệm vụ và quy trình làm việc, theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
• Bước 3: Tham khảo ý kiến và phê duyệt
  Tham khảo ý kiến các phòng ban liên quan và trình người có thẩm quyền phê duyệt, đảm bảo tính thống nhất.
• Bước 4: Công bố và lưu trữ
  Công bố quy chế nội bộ và lưu trữ bản sao, theo Luật Giao dịch điện tử 2023.

5. Lưu ý khi soạn thảo mẫu quy chế làm việc của phòng ban

Để đảm bảo mẫu quy chế làm việc của phòng ban được chấp nhận và áp dụng hiệu quả, cần lưu ý một số điểm quan trọng.

• Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ thông tin, như tên phòng ban và nhiệm vụ, để đảm bảo tính chính xác và phù hợp với cơ cấu tổ chức, theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
• Quy chế cần được trình bày rõ ràng, sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu, tránh thuật ngữ phức tạp để đảm bảo tất cả nhân viên đều nắm rõ, theo Luật Doanh nghiệp 2020.
• Các quy định về quyền hạn và trách nhiệm cần được cân nhắc kỹ để tránh chồng chéo nhiệm vụ hoặc mâu thuẫn giữa các phòng ban.
• Nếu công bố quy chế qua hệ thống điện tử, cần sử dụng chữ ký điện tử và định dạng phù hợp, theo Luật Giao dịch điện tử 2023.

Mẫu quy chế làm việc của phòng ban là tài liệu quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý hoạt động nội bộ một cách hợp pháp và hiệu quả, tuân thủ pháp luật Việt Nam hiện hành. Nếu cần hỗ trợ chi tiết về cách lập quy chế hoặc tư vấn pháp lý về quản lý nội bộ, hãy liên hệ Giấy chứng nhận để được đội ngũ chuyên gia hướng dẫn tận tình!