Mẫu sổ theo dõi khách ra vào công ty chuẩn là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý thông tin khách đến làm việc, đảm bảo an ninh và tuân thủ các quy định pháp luật. Bài viết này cung cấp hướng dẫn chi tiết về mẫu sổ, quy trình lập, và các quy định liên quan, cùng Giấy chứng nhận để hỗ trợ bạn hiệu quả.

1. Vì sao cần mẫu sổ theo dõi khách ra vào công ty chuẩn?

Mẫu sổ theo dõi khách ra vào công ty là tài liệu dùng để ghi chép thông tin về khách đến và rời khỏi công ty.

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, việc quản lý khách ra vào công ty là một phần trong công tác đảm bảo an ninh và trật tự tại doanh nghiệp. Mẫu sổ giúp ghi nhận thông tin như tên khách, mục đích đến, thời gian ra vào, và người tiếp đón, đảm bảo tính minh bạch. Nghị định 152/2024/NĐ-CP quy định các doanh nghiệp phải duy trì hồ sơ quản lý khách để phục vụ kiểm tra an ninh.

Sổ theo dõi bao gồm các mục chính như họ tên khách, số chứng minh nhân dân/căn cước công dân, thời gian ra vào, và mục đích đến. Theo Điều 10 Nghị định 152/2024/NĐ-CP, mẫu sổ phải được thiết kế rõ ràng, dễ sử dụng, và phù hợp với yêu cầu quản lý an ninh doanh nghiệp.

Việc sử dụng mẫu sổ giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ khách ra vào, giảm thiểu rủi ro an ninh như mất cắp hoặc sự cố không mong muốn. Sổ cũng hỗ trợ doanh nghiệp trong việc cung cấp thông tin khi có yêu cầu từ cơ quan chức năng, như công an hoặc thanh tra.

Mẫu sổ còn là căn cứ để doanh nghiệp báo cáo về công tác quản lý an ninh trong các đợt kiểm tra định kỳ. Theo Thông tư 04/2024/TT-BTP, việc duy trì mẫu sổ đầy đủ là yêu cầu bắt buộc đối với các doanh nghiệp có khách ra vào thường xuyên.

2. Mẫu sổ theo dõi khách ra vào công ty chuẩn

SỔ THEO DÕI KHÁCH RA VÀO CỔNG

>>> Tải ngay: Mẫu sổ theo dõi khách ra vào công ty tại đây!

Xem thêm: Mẫu sổ tiêm chủng cá nhân chuẩn Bộ Y tế

3. Quy trình lập mẫu sổ theo dõi khách ra vào công ty

Quy trình lập mẫu sổ theo dõi khách ra vào công ty cần tuân thủ các quy định pháp luật cụ thể.

Bước 1: Chuẩn bị mẫu sổ. Doanh nghiệp sử dụng biểu mẫu sổ theo dõi khách ra vào theo Nghị định 152/2024/NĐ-CP, bao gồm các cột thông tin như họ tên, thời gian, và mục đích đến. Mẫu sổ có thể được in sẵn hoặc sử dụng phần mềm quản lý.

Bước 2: Ghi chép thông tin khách. Khi khách đến, lễ tân hoặc nhân viên an ninh ghi đầy đủ thông tin như tên, số giấy tờ tùy thân, và mục đích đến. Theo Điều 12 Nghị định 152/2024/NĐ-CP, thông tin cần chính xác để đảm bảo quản lý hiệu quả.

Bước 3: Cập nhật thời gian ra. Khi khách rời khỏi công ty, nhân viên ghi lại thời gian ra và xác nhận bằng chữ ký của khách hoặc người tiếp đón. Thông tư 04/2024/TT-BTP yêu cầu ghi chép phải kịp thời và không được tẩy xóa.

Bước 4: Lưu trữ và trình bày. Sổ theo dõi phải được lưu trữ tại công ty và sẵn sàng trình bày khi có yêu cầu kiểm tra từ cơ quan chức năng. Theo Điều 15 Nghị định 152/2024/NĐ-CP, sổ cần được lưu trữ ít nhất 5 năm để phục vụ tra cứu.

Xem thêm: Mẫu sổ xuất nhập thực phẩm mới nhất

4. Các quy định pháp luật liên quan đến mẫu sổ theo dõi khách ra vào

Hiểu rõ các quy định pháp luật liên quan đến mẫu sổ theo dõi khách ra vào là yếu tố quan trọng để thực hiện đúng quy trình.

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, việc quản lý khách ra vào công ty là một phần trong trách nhiệm đảm bảo an ninh và trật tự của doanh nghiệp. Nghị định 152/2024/NĐ-CP quy định chi tiết về việc lập và sử dụng mẫu sổ theo dõi khách để đáp ứng yêu cầu quản lý an ninh.

Thông tư 04/2024/TT-BTP yêu cầu các doanh nghiệp sử dụng mẫu sổ thống nhất, đảm bảo ghi chép đầy đủ và chính xác thông tin khách ra vào. Văn bản này cũng quy định trách nhiệm của nhân viên trong việc duy trì và cập nhật sổ.

Theo Điều 10 Nghị định 153/2025/NĐ-CP, các doanh nghiệp phải đảm bảo tính minh bạch trong quản lý an ninh, bao gồm việc sử dụng mẫu sổ theo dõi khách để báo cáo hoặc kiểm tra định kỳ. Nghị định này nhấn mạnh vai trò của sổ trong việc đảm bảo an toàn.

Nghị định 117/2024/NĐ-CP quy định các mức xử phạt đối với vi phạm trong công tác quản lý an ninh, bao gồm việc không duy trì hoặc ghi chép sai mẫu sổ theo dõi khách. Mức phạt có thể từ 5 triệu đến 20 triệu đồng, tùy vào mức độ vi phạm.

5. Lưu ý khi sử dụng mẫu sổ theo dõi khách ra vào công ty

Để đảm bảo việc sử dụng mẫu sổ theo dõi khách ra vào hiệu quả, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng.

Khi lập mẫu sổ, doanh nghiệp cần sử dụng biểu mẫu đúng theo Nghị định 152/2024/NĐ-CP, đảm bảo đầy đủ các cột thông tin bắt buộc. Việc sử dụng sai mẫu hoặc thiếu thông tin có thể dẫn đến xử phạt theo Điều 15 Nghị định 117/2024/NĐ-CP.

Thông tin trong sổ cần được ghi chép chính xác, không tẩy xóa, và cập nhật ngay sau khi khách ra vào. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, việc ghi chép không đầy đủ có thể ảnh hưởng đến an ninh và trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp nên lưu trữ cả bản giấy và bản điện tử của sổ theo dõi để thuận tiện trong việc tra cứu và báo cáo. Theo Thông tư 04/2024/TT-BTP, bản điện tử cần được lưu trên hệ thống quản lý, đảm bảo tính bảo mật và an toàn dữ liệu.

Trong trường hợp có kiểm tra từ cơ quan chức năng, doanh nghiệp cần trình bày mẫu sổ đầy đủ và giải thích rõ các nội dung ghi chép. Theo Điều 20 Nghị định 117/2024/NĐ-CP, việc không cung cấp được sổ hoặc ghi chép không đúng có thể dẫn đến xử phạt hành chính.

Mẫu sổ theo dõi khách ra vào công ty chuẩn là công cụ thiết yếu giúp doanh nghiệp quản lý khách đến làm việc, đảm bảo an ninh và tuân thủ quy định pháp luật. Việc sử dụng đúng mẫu sổ và ghi chép đầy đủ không chỉ tăng cường tính chuyên nghiệp mà còn tránh các rủi ro pháp lý. Để được hỗ trợ thêm về mẫu sổ hoặc tư vấn pháp lý, bạn có thể liên hệ Giấy chứng nhận để nhận hướng dẫn chi tiết.