Mẫu sổ theo dõi xuất nhập thuốc gây nghiện là công cụ thiết yếu giúp các cơ sở y tế quản lý chặt chẽ việc nhập, xuất, và tồn kho thuốc gây nghiện, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật về y tế và dược. Bài viết này cung cấp hướng dẫn chi tiết về mẫu sổ, quy trình lập, và các quy định liên quan, cùng Giấy chứng nhận để hỗ trợ bạn hiệu quả.

1. Khái niệm và ý nghĩa của mẫu sổ xuất nhập thuốc gây nghiện

Mẫu sổ theo dõi xuất nhập thuốc gây nghiện là tài liệu dùng để ghi chép các hoạt động liên quan đến thuốc gây nghiện tại các cơ sở y tế.

Theo Luật Dược 2016, mẫu sổ theo dõi xuất nhập thuốc gây nghiện là công cụ bắt buộc để các cơ sở y tế như bệnh viện, nhà thuốc ghi nhận thông tin về số lượng, nguồn gốc, và mục đích sử dụng thuốc gây nghiện, đảm bảo quản lý chặt chẽ và minh bạch. Sổ này giúp ngăn chặn việc sử dụng sai mục đích hoặc thất thoát thuốc. Thông tư 20/2017/TT-BYT, được sửa đổi bổ sung bởi Thông tư 04/2024/TT-BYT, quy định chi tiết nội dung và biểu mẫu của sổ.

Sổ theo dõi bao gồm các mục chính như tên thuốc, số lượng, ngày nhập/xuất, số lô, và người phụ trách. Theo Điều 12 Thông tư 04/2024/TT-BYT, mẫu sổ phải được thiết kế rõ ràng, dễ sử dụng, và phù hợp với yêu cầu quản lý thuốc gây nghiện.

Việc sử dụng mẫu sổ giúp các cơ sở y tế kiểm soát chặt chẽ thuốc gây nghiện, đảm bảo an toàn trong sử dụng và tránh lạm dụng. Sổ cũng là căn cứ để cơ quan y tế kiểm tra việc tuân thủ quy định về quản lý dược phẩm.

Mẫu sổ còn hỗ trợ các cơ sở trong việc lập báo cáo định kỳ và đáp ứng các yêu cầu thanh tra. Theo Nghị định 117/2024/NĐ-CP, việc không duy trì hoặc ghi chép sai mẫu sổ có thể dẫn đến xử phạt từ 10 triệu đến 50 triệu đồng.

2. Mẫu sổ theo dõi xuất nhập thuốc gây nghiện

PHỤ LỤC VIII

MẪU SỔ THEO DÕI XUẤT, NHẬP, TỒN KHO THUỐC GÂY NGHIỆN, THUỐC HƯỚNG THẦN, THUỐC TIỀN CHẤT, NGUYÊN LIỆU LÀM THUỐC LÀ DƯỢC CHẤT GÂY NGHIỆN, DƯỢC CHẤT HƯỚNG THẦN, TIỀN CHẤT DÙNG LÀM THUỐC, THUỐC PHÓNG XẠ
(Kèm theo Thông tư số:      /2017/TT-BYT ngày     tháng     năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Y tế)

Tên cơ sở: ……………………………………………………………………………………………………

Địa chỉ: ………………………………………………………………………………………………………..

Điện thoại:…………………………………………………………………………………………………….

SỔ THEO DÕI XUẤT, NHẬP, TỒN KHO THUỐC GÂY NGHIỆN, THUỐC HƯỚNG THẦN, THUỐC TIỀN CHẤT, NGUYÊN LIỆU LÀM THUỐC LÀ DƯỢC CHẤT GÂY NGHIỆN, DƯỢC CHẤT HƯỚNG THẦN, TIỀN CHẤT DÙNG LÀM THUỐC, THUỐC PHÓNG XẠ
(Bắt đầu sử dụng từ…. đến…..)

SỔ THEO DÕI XUẤT, NHẬP, TỒN KHO THUỐC GÂY NGHIỆN, THUỐC HƯỚNG THẦN, THUỐC TIỀN CHẤT, NGUYÊN LIỆU LÀM THUỐC LÀ DƯỢC CHẤT GÂY NGHIỆN, DƯỢC CHẤT HƯỚNG THẦN, TIỀN CHẤT DÙNG LÀM THUỐC,THUỐC PHÓNG XẠ

Tên nguyên liệu/Tên thuốc, nồng độ/ hàm lượng: ………………………………………………….

Đơn vị tính: …………………………………………………………………………………………………..

* Sổ được đánh số trang từ 01 đến hết, và đóng dấu giáp lai

* Mỗi thuốc phải dành một số trang riêng, số trang nhiều hay ít tùy loại thuốc xuất, nhập nhiều hay ít.

* Đối với thuốc phóng xạ không cần ghi hạn dùng

>>> Tải ngay: Mẫu sổ theo dõi xuất nhập thuốc gây nghiện tại đây!

3. Quy trình lập mẫu sổ theo dõi xuất nhập thuốc gây nghiện

Quy trình lập mẫu sổ theo dõi xuất nhập thuốc gây nghiện cần tuân thủ các quy định pháp luật nghiêm ngặt.

• Bước 1: Chuẩn bị mẫu sổ. Cơ sở y tế sử dụng biểu mẫu sổ theo Thông tư 04/2024/TT-BYT, bao gồm các cột thông tin như tên thuốc, số lượng, ngày nhập/xuất, và người phụ trách. Mẫu sổ có thể được in sẵn hoặc sử dụng phần mềm quản lý dược.
• Bước 2: Ghi chép thông tin nhập thuốc. Khi nhập thuốc gây nghiện, dược sĩ ghi đầy đủ thông tin như tên thuốc, số lô, số lượng, và chứng từ nhập kho. Theo Điều 14 Thông tư 04/2024/TT-BYT, thông tin cần khớp với hóa đơn và chứng từ hợp pháp.
• Bước 3: Cập nhật thông tin xuất thuốc. Khi xuất thuốc, dược sĩ ghi lại số lượng, mục đích sử dụng, và thông tin người nhận, kèm số hiệu chứng từ. Thông tư 04/2024/TT-BYT yêu cầu ghi chép phải kịp thời và không được tẩy xóa.
• Bước 4: Tính toán tồn kho. Sau mỗi giao dịch nhập hoặc xuất, dược sĩ cập nhật số lượng và giá trị thuốc tồn kho. Theo Điều 15 Nghị định 117/2024/NĐ-CP, số liệu tồn kho phải chính xác và khớp với thực tế.
• Bước 5: Lưu trữ và trình bày. Sổ theo dõi phải được lưu trữ tại cơ sở y tế và sẵn sàng trình bày khi có yêu cầu kiểm tra. Theo Điều 16 Nghị định 117/2024/NĐ-CP, sổ cần được lưu trữ ít nhất 5 năm để phục vụ tra cứu.

XEM THÊM THÔNG TIN SAU: Mẫu sổ theo dõi thu chi công đoàn cơ sở

4. Các quy định pháp luật liên quan đến mẫu sổ theo dõi xuất nhập thuốc gây nghiện

Hiểu rõ các quy định pháp luật liên quan đến mẫu sổ theo dõi xuất nhập thuốc gây nghiện là yếu tố quan trọng để thực hiện đúng quy trình.

Theo Luật Dược 2016, mẫu sổ theo dõi xuất nhập thuốc gây nghiện là một phần trong hệ thống quản lý dược phẩm, giúp đảm bảo thuốc gây nghiện được sử dụng đúng mục đích và an toàn. Thông tư 04/2024/TT-BYT quy định chi tiết về nội dung, hình thức, và cách lập mẫu sổ này.

Nghị định 117/2024/NĐ-CP quy định các mức xử phạt đối với vi phạm trong quản lý dược phẩm, bao gồm việc không duy trì hoặc ghi chép sai mẫu sổ theo dõi xuất nhập thuốc gây nghiện. Mức phạt có thể từ 10 triệu đến 50 triệu đồng, tùy vào mức độ vi phạm.

Thông tư 18/2025/TT-BTC bổ sung quy định về việc sử dụng phần mềm quản lý để ghi chép điện tử, nhưng vẫn yêu cầu duy trì bản giấy trong các trường hợp kiểm tra trực tiếp. Văn bản này khuyến khích các cơ sở y tế áp dụng công nghệ để tăng hiệu quả quản lý.

Theo Điều 10 Nghị định 153/2025/NĐ-CP, các cơ sở y tế phải đảm bảo tính minh bạch trong quản lý thuốc gây nghiện, đặc biệt khi sử dụng mẫu sổ để báo cáo hoặc kiểm tra định kỳ về tình trạng xuất nhập tồn.

ĐỌC THÊM THÔNG TIN SAU: Mẫu tờ khai quyết toán thuế mẫu số 09/KK-TNCN

5. Lưu ý khi sử dụng mẫu sổ theo dõi xuất nhập thuốc gây nghiện

Để đảm bảo việc sử dụng mẫu sổ theo dõi xuất nhập thuốc gây nghiện hiệu quả, các cơ sở y tế cần lưu ý một số điểm quan trọng.

Khi lập mẫu sổ, cơ sở y tế cần sử dụng biểu mẫu đúng theo Thông tư 04/2024/TT-BYT, đảm bảo đầy đủ các cột thông tin bắt buộc. Việc sử dụng sai mẫu hoặc thiếu thông tin có thể dẫn đến xử phạt theo Điều 15 Nghị định 117/2024/NĐ-CP.

Thông tin trong sổ cần được ghi chép chính xác, không tẩy xóa, và cập nhật ngay sau mỗi giao dịch nhập hoặc xuất. Theo Luật Dược 2016, việc ghi chép không đầy đủ có thể dẫn đến rủi ro pháp lý và ảnh hưởng đến an toàn y tế.

Cơ sở y tế nên lưu trữ cả bản giấy và bản điện tử của sổ theo dõi để thuận tiện trong việc tra cứu và báo cáo. Theo Thông tư 18/2025/TT-BTC, bản điện tử cần được lưu trên hệ thống quản lý, đảm bảo tính bảo mật và an toàn dữ liệu.

Trong trường hợp có thanh tra y tế, cơ sở cần trình bày mẫu sổ đầy đủ và giải thích rõ các nội dung ghi chép. Theo Điều 20 Nghị định 117/2024/NĐ-CP, việc không cung cấp được sổ hoặc ghi chép không đúng có thể dẫn đến xử phạt hành chính nghiêm trọng.

Mẫu sổ theo dõi xuất nhập thuốc gây nghiện là công cụ thiết yếu giúp các cơ sở y tế quản lý thuốc gây nghiện, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và an toàn trong sử dụng dược phẩm. Để được hỗ trợ thêm về mẫu sổ hoặc tư vấn pháp lý, bạn có thể liên hệ Giấy chứng nhận để nhận hướng dẫn chi tiết.