Mẫu thông báo bổ sung nhân sự là một tài liệu quan trọng giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật khi thay đổi hoặc bổ sung thông tin nhân sự trong hồ sơ đăng ký kinh doanh. Việc thực hiện đúng thủ tục này không chỉ đảm bảo tính hợp pháp mà còn hỗ trợ doanh nghiệp vận hành hiệu quả, tránh các rủi ro pháp lý. Hãy cùng tìm hiểu để hoàn thiện thủ tục này một cách chuyên nghiệp, cùng Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

1. Mẫu thông báo bổ sung nhân sự là gì?

Mẫu thông báo bổ sung nhân sự là văn bản được doanh nghiệp sử dụng để thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh về việc bổ sung hoặc thay đổi thông tin của các cá nhân giữ vai trò quan trọng như giám đốc, thành viên hội đồng quản trị, hoặc người đại diện theo pháp luật. Theo Điều 54 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, việc bổ sung nhân sự phải được thực hiện đúng quy trình và nộp kèm các tài liệu liên quan để cập nhật vào hồ sơ đăng ký kinh doanh.

Việc sử dụng mẫu thông báo không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn giúp doanh nghiệp cập nhật thông tin chính xác với cơ quan nhà nước, từ đó tránh các rủi ro như bị phạt hành chính hoặc ảnh hưởng đến các giao dịch pháp lý. Mẫu thông báo cần được soạn thảo theo đúng biểu mẫu do Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành, cụ thể là Phụ lục II-6 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT. Doanh nghiệp cần đảm bảo nội dung thông báo đầy đủ, chính xác để tránh việc hồ sơ bị trả lại hoặc yêu cầu bổ sung.

Mẫu thông báo bổ sung nhân sự thường được sử dụng trong các trường hợp như bổ nhiệm giám đốc mới, bổ sung thành viên hội đồng quản trị, hoặc thay đổi người đại diện theo pháp luật. Việc thực hiện đúng thủ tục này giúp doanh nghiệp duy trì tính liên tục trong hoạt động và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.

2. Mẫu thông báo bổ sung nhân sự

Mẫu thông báo bổ sung nhân sự được ban hành theo Phụ lục II-6 của Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT, là biểu mẫu bắt buộc để doanh nghiệp sử dụng khi thông báo thay đổi nhân sự.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

TỜ TRÌNH
V/v: Bổ sung nhân sự

Kính gửi: [Người có thẩm quyền phê duyệt]

1. Căn cứ pháp lý

• Căn cứ Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty [tên công ty];
• Căn cứ Quy chế tuyển dụng và quản lý nhân sự của Công ty;
• Căn cứ nhu cầu thực tế về nhân sự tại [tên phòng/ban].

2. Lý do và sự cần thiết

• [Mô tả tình hình hiện tại và nhu cầu bổ sung nhân sự]
• [Nêu rõ lợi ích/tác động tích cực khi bổ sung nhân sự]
• [Phân tích các rủi ro nếu không bổ sung nhân sự kịp thời]

3. Nội dung đề xuất 3.1. Vị trí cần bổ sung:

• Chức danh: [Tên vị trí]
• Số lượng: [Số lượng cần tuyển]
• Phòng/Ban: [Tên đơn vị]
• Cấp quản lý trực tiếp: [Chức danh người quản lý]

3.2. Yêu cầu của vị trí:

• Trình độ chuyên môn: [Yêu cầu về bằng cấp, chuyên ngành]
• Kinh nghiệm: [Số năm kinh nghiệm yêu cầu]
• Kỹ năng: [Các kỹ năng cần thiết]
• Yêu cầu khác: [Các yêu cầu đặc thù khác nếu có]

3.3. Chế độ đãi ngộ dự kiến:

• Mức lương: [Khoảng lương dự kiến]
• Các chế độ phúc lợi: [Liệt kê các chế độ chính]
• Thời gian thử việc: [Số tháng thử việc]

4. Kế hoạch triển khai

• Thời gian tuyển dụng dự kiến: [Thời gian]
• Nguồn tuyển dụng: [Nội bộ/Bên ngoài]
• Quy trình tuyển chọn: [Mô tả ngắn gọn các bước]

5. Kinh phí dự kiến

• Chi phí tuyển dụng: [Số tiền]
• Chi phí đào tạo (nếu có): [Số tiền]
• Tổng chi phí dự kiến: [Tổng số tiền]

Kính trình [Người có thẩm quyền] xem xét và phê duyệt.

[Địa điểm], ngày … tháng … năm …

NGƯỜI TRÌNH                                               NGƯỜI PHÊ DUYỆT

 [Ký, ghi rõ họ tên]                                            [Ký, ghi rõ họ tên]

>>> Tải Mẫu thông báo bổ sung nhân sự tại đây

Xem thêm: Mẫu trích lục cải chính hộ tịch mới nhất hiện nay

3. Các trường hợp cần sử dụng mẫu thông báo bổ sung nhân sự

Theo Điều 31 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh khi có sự thay đổi về thông tin của người đại diện theo pháp luật hoặc các chức danh quản lý khác được ghi nhận trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Các trường hợp phổ biến bao gồm bổ nhiệm giám đốc mới, bổ sung thành viên hội đồng thành viên trong công ty TNHH, hoặc thay đổi người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện. Việc thông báo kịp thời giúp doanh nghiệp tránh bị phạt hành chính theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP, với mức phạt lên đến 15 triệu đồng nếu không thực hiện đúng thời hạn.

Ngoài ra, mẫu thông báo cũng được sử dụng khi doanh nghiệp bổ sung nhân sự vào các vị trí quản lý không bắt buộc phải ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nhưng cần thông báo để cập nhật hồ sơ. Ví dụ, việc bổ sung kế toán trưởng trong một số trường hợp đặc thù hoặc bổ nhiệm thành viên ban kiểm soát trong công ty cổ phần. Doanh nghiệp cần lưu ý rằng thời hạn nộp thông báo là 5 ngày làm việc kể từ ngày có quyết định bổ sung, theo Điều 54 Nghị định 01/2021/NĐ-CP.

Việc lập mẫu thông báo đòi hỏi sự chính xác trong thông tin và tuân thủ các quy định pháp lý. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ liên quan như quyết định bổ nhiệm, bản sao chứng thực giấy tờ cá nhân của nhân sự được bổ sung, và các tài liệu khác theo yêu cầu của cơ quan đăng ký kinh doanh.

Xem thêm: Mẫu đơn xin trích lục hồ sơ đất đai chuẩn nhất hiện nay

4. Lưu ý khi lập mẫu thông báo bổ sung nhân sự

Để đảm bảo mẫu thông báo được chấp thuận, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng.

Khi lập mẫu thông báo, doanh nghiệp cần đảm bảo thông tin cung cấp là chính xác và đầy đủ, đặc biệt là thông tin cá nhân của nhân sự được bổ sung. Theo Điều 22 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, bản sao chứng thực giấy tờ cá nhân phải còn hiệu lực và khớp với thông tin khai báo. Sai sót trong thông tin như số CMND/CCCD hoặc ngày sinh có thể dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại, gây chậm trễ trong quá trình đăng ký.

Thời hạn nộp thông báo cũng là yếu tố quan trọng. Theo Điều 54 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp phải nộp thông báo trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày có quyết định bổ sung nhân sự. Việc chậm trễ có thể dẫn đến vi phạm hành chính với mức phạt từ 5 đến 15 triệu đồng theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP. Doanh nghiệp cần lên kế hoạch thực hiện thủ tục này ngay sau khi có quyết định bổ nhiệm.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ các tài liệu đính kèm để đảm bảo tính hợp lệ. Các giấy tờ như quyết định bổ nhiệm phải được ký bởi người có thẩm quyền và có nội dung rõ ràng. Trong trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến, doanh nghiệp cần sử dụng chữ ký số để đảm bảo tính pháp lý của hồ sơ.

Mẫu thông báo bổ sung nhân sự là một bước quan trọng để doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật và duy trì tính hợp pháp trong hoạt động quản lý. Việc thực hiện đúng quy trình, chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, và sử dụng biểu mẫu chuẩn sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tránh các rủi ro pháp lý. Nếu bạn cần hỗ trợ thêm về cách lập mẫu thông báo hoặc các thủ tục liên quan, hãy liên hệ Giấy chứng nhận để được hướng dẫn chi tiết.

Xem thêm: Mẫu giấy ủy quyền làm trích lục khai sinh mới