Mẫu thông báo khiển trách nhân viên là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì kỷ luật lao động, đảm bảo tuân thủ nội quy và pháp luật. Việc áp dụng đúng quy trình khiển trách không chỉ giúp xử lý vi phạm một cách minh bạch mà còn bảo vệ quyền lợi của cả người lao động và người sử dụng lao động. Bài viết này sẽ cung cấp thông tin chi tiết về mẫu thông báo mới nhất, quy trình thực hiện và các câu hỏi thường gặp, cùng Giấy chứng nhận hỗ trợ bạn trong việc áp dụng đúng quy định.

1. Khiển trách nhân viên là gì?

Khiển trách là hình thức xử lý kỷ luật nhẹ nhất theo quy định của Bộ luật Lao động 2019, được áp dụng khi người lao động vi phạm nội quy hoặc quy chế lao động nhưng chưa đến mức phải áp dụng các hình thức kỷ luật nặng hơn như kéo dài thời hạn nâng lương, cách chức hoặc sa thải.

• Hình thức khiển trách thường được áp dụng trong các trường hợp vi phạm nhẹ, chẳng hạn như vi phạm về thời gian làm việc, thái độ ứng xử không đúng mực, hoặc không tuân thủ quy định về an toàn lao động. Theo Điều 124 Bộ luật Lao động 2019, việc xử lý kỷ luật phải được thực hiện trong thời hiệu 6 tháng kể từ ngày xảy ra vi phạm, trừ một số trường hợp đặc biệt có thể kéo dài đến 12 tháng. Thông báo khiển trách cần được lập thành văn bản, có chữ ký của người có thẩm quyền và người vi phạm để đảm bảo tính minh bạch.
• Mục đích của thông báo khiển trách không chỉ là xử lý vi phạm mà còn giúp nhân viên nhận thức được hành vi sai trái, từ đó điều chỉnh hành vi để phù hợp với nội quy doanh nghiệp. Văn bản này cũng là cơ sở pháp lý để doanh nghiệp lưu hồ sơ, phục vụ cho việc đánh giá nhân sự hoặc xử lý các vi phạm tiếp theo nếu có.
• Việc lập thông báo khiển trách cần tuân thủ các quy định pháp luật, đặc biệt là Nghị định 145/2020/NĐ-CP về điều kiện lao động và quan hệ lao động. Điều này giúp đảm bảo rằng quá trình xử lý kỷ luật diễn ra công bằng, khách quan và không vi phạm quyền lợi của người lao động.

2. Mẫu thông báo khiển trách nhân viên mới nhất

Mẫu thông báo khiển trách nhân viên mới nhất là công cụ không thể thiếu để doanh nghiệp thông báo chính thức về hành vi vi phạm và hình thức xử lý.

THÔNG BÁO

Về việc xem xét xử lý kỷ luật lao động

(Lần thứ:………)

Kính gửi: [Ông]/[Bà]……………………………………………..

Địa chỉ:…………………………………………………

– Căn cứ vào Bộ luật Lao động được Quốc hội thông qua vào 1 ngày 20 tháng 11 năm 2019 và có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2021; và

– Căn cứ các văn bản hướng dẫn thi hành Bộ luật Lao động về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất.

Công ty…………………………… đề nghị [Ông]/[Bà] có mặt tại [ghi địa chỉ văn phòng Công ty hoặc văn phòng chi nhánh] vào lúc…… giờ……………. phút [ngày] [tháng] [năm] để tham gia cuộc họp xem xét xử lý kỷ luật lao động đối với hành vi [nêu rõ hành vi vi phạm]. Nếu [Ông]/[Bà] không thể tham dự buổi họp này, vui lòng thông báo cho Công ty được biết lý do vắng mặt. Trong trường hợp [Ông]/[Bà] không thông báo lý do vắng mặt, Công ty sẽ tiến hành xử lý kỷ luật theo quy định của pháp luật.

Nơi nhận:                        Thay mặt và đại diện cho Công ty

– Như trên; và

– Lưu Công ty.                               [Họ và tên]

                   [Tổng] Giám đốc

>>> Tải Mẫu thông báo khiển trách nhân viên mới nhất tại đây

Xem thêm: Mẫu nhật ký tuần tra tình trạng đường giao thông nông thôn

3. Quy trình lập thông báo khiển trách nhân viên

Quy trình lập thông báo khiển trách nhân viên phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật để đảm bảo tính hợp pháp và công bằng.

• Bước 1: Lập biên bản vi phạm
  Khi phát hiện hành vi vi phạm, người sử dụng lao động cần lập biên bản ngay tại thời điểm xảy ra hoặc sau khi có đủ chứng cứ chứng minh. Biên bản cần ghi rõ thời gian, địa điểm, hành vi vi phạm, thiệt hại (nếu có), và ý kiến của nhân viên vi phạm. Ví dụ, nếu nhân viên không thực hiện nhiệm vụ được giao, biên bản cần nêu rõ nhiệm vụ cụ thể và hậu quả gây ra, kèm theo chứng cứ như báo cáo công việc hoặc hình ảnh từ camera giám sát.
• Bước 2: Thông báo cuộc họp xử lý kỷ luật
  Doanh nghiệp cần gửi thông báo đến nhân viên vi phạm, tổ chức công đoàn cơ sở, và các bên liên quan (nếu người lao động dưới 18 tuổi, phải thông báo đến cha mẹ hoặc người đại diện theo pháp luật). Thông báo cần nêu rõ thời gian, địa điểm, nội dung cuộc họp, và yêu cầu xác nhận tham dự trong vòng 3 ngày làm việc theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Nếu nhân viên không tham dự mà không có lý do chính đáng, doanh nghiệp vẫn có thể tiến hành xử lý kỷ luật.
• Bước 3: Tiến hành họp xử lý kỷ luật
  Cuộc họp phải có sự tham gia của các bên đã được thông báo. Trong cuộc họp, doanh nghiệp trình bày chứng cứ, lắng nghe ý kiến của nhân viên và đại diện công đoàn. Biên bản cuộc họp cần được lập, ghi rõ nội dung thảo luận và có chữ ký của các thành viên tham dự. Theo Điều 123 Bộ luật Lao động 2019, biên bản này là căn cứ quan trọng để ban hành quyết định kỷ luật.
• Bước 4: Ban hành quyết định và thông báo khiển trách
  Sau cuộc họp, doanh nghiệp ban hành quyết định xử lý kỷ luật, trong đó nêu rõ hình thức khiển trách và gửi thông báo chính thức đến nhân viên. Quyết định phải được ban hành trong thời hiệu xử lý kỷ luật (6 tháng hoặc 12 tháng trong trường hợp đặc biệt, theo Điều 124 Bộ luật Lao động 2019). Thông báo cần được nhân viên vi phạm ký nhận để đảm bảo họ đã được thông báo đầy đủ.
• Bước 5: Lưu trữ và theo dõi
  Thông báo khiển trách và các tài liệu liên quan (biên bản vi phạm, biên bản cuộc họp) cần được lưu trữ trong hồ sơ nhân sự. Theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP, thời hạn hiệu lực của hình thức khiển trách là 12 tháng kể từ ngày ký. Nếu nhân viên tái phạm trong thời gian này, doanh nghiệp có thể áp dụng hình thức kỷ luật nặng hơn.

Xem thêm: Mẫu trích lục bản án hình sự chuẩn nhất

4. Những lưu ý khi lập thông báo khiển trách

Việc lập thông báo khiển trách cần được thực hiện cẩn trọng để tránh vi phạm pháp luật hoặc gây tranh chấp lao động.

• Xác định rõ hành vi vi phạm: Hành vi vi phạm cần được mô tả cụ thể, tránh chung chung. Ví dụ, thay vì ghi “vi phạm nội quy”, cần nêu rõ “nhân viên Nguyễn Văn A đi muộn 5 lần trong tháng 10/2025, cụ thể vào các ngày 3, 7, 12, 18 và 25, gây chậm trễ công việc của bộ phận”. Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch và có căn cứ khi cần đối chất.
• Tuân thủ thời hiệu xử lý: Theo Điều 124 Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp chỉ được xử lý kỷ luật trong vòng 6 tháng kể từ ngày xảy ra vi phạm, trừ trường hợp vi phạm liên quan đến tài chính hoặc tài sản thì có thể kéo dài đến 12 tháng. Việc chậm trễ xử lý có thể khiến thông báo mất hiệu lực pháp lý.
• Đảm bảo sự tham gia của công đoàn: Theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP, tổ chức công đoàn cơ sở phải được mời tham gia cuộc họp xử lý kỷ luật. Sự tham gia này không chỉ bảo vệ quyền lợi của người lao động mà còn đảm bảo doanh nghiệp không bị cáo buộc lạm quyền.
• Lưu ý về chữ ký và lưu trữ: Thông báo khiển trách phải được nhân viên vi phạm ký nhận, trừ trường hợp họ từ chối (cần ghi rõ lý do trong biên bản). Văn bản cần được lưu trữ cẩn thận để làm căn cứ cho các quyết định nhân sự sau này, đặc biệt khi nhân viên tái phạm.

Mẫu thông báo khiển trách nhân viên là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp xử lý vi phạm một cách minh bạch và hợp pháp. Việc áp dụng đúng quy trình và sử dụng mẫu thông báo chuẩn chỉnh không chỉ đảm bảo tuân thủ Bộ luật Lao động 2019 mà còn góp phần xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp. Để được hỗ trợ soạn thảo hoặc tư vấn chi tiết, hãy liên hệ Giấy chứng nhận để nhận sự hỗ trợ pháp lý nhanh chóng và chính xác.

Xem thêm: Mẫu đơn xin trích lục học bạ cấp 3 chuẩn nhất