Mẫu thư đặt hàng bằng tiếng Anh là tài liệu quan trọng giúp doanh nghiệp giao tiếp với nhà cung cấp quốc tế, đảm bảo việc đặt hàng được thực hiện chính xác và chuyên nghiệp.  Cùng Giấy chứng nhận, bạn sẽ hiểu rõ hơn về cách soạn thảo mẫu thư này hiệu quả.

1. Mẫu thư đặt hàng bằng tiếng Anh: Vai trò và ý nghĩa

Thư đặt hàng bằng tiếng Anh là công cụ chính thức để doanh nghiệp yêu cầu cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ từ đối tác quốc tế. Tài liệu này đảm bảo sự minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật.

• Thư đặt hàng bằng tiếng Anh là văn bản thương mại, nêu rõ thông tin về sản phẩm, số lượng, giá cả và điều kiện giao hàng, giúp nhà cung cấp hiểu rõ yêu cầu của doanh nghiệp. Theo pháp luật Việt Nam hiện hành, cụ thể là Luật Thương mại 2005, thư đặt hàng được xem như một phần của thỏa thuận thương mại, cần được soạn thảo rõ ràng để tránh tranh chấp.
• Một mẫu thư được soạn thảo đúng chuẩn giúp doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp, đặc biệt trong các giao dịch quốc tế. Việc sử dụng ngôn ngữ tiếng Anh chuẩn mực và lịch sự không chỉ tạo ấn tượng tốt mà còn hỗ trợ việc xác minh thông tin liên quan đến Giấy chứng nhận.
• Thư đặt hàng còn là cơ sở để cơ quan quản lý kiểm tra tính hợp lệ của giao dịch thương mại, đặc biệt khi liên quan đến xuất nhập khẩu. Theo Nghị định 117/2024/NĐ-CP, các giao dịch thương mại cần được thực hiện minh bạch, với đầy đủ văn bản để đảm bảo quyền lợi của các bên.

2. Mẫu thư đặt hàng bằng tiếng Anh

Mẫu 1

Ha Nam Company

30 Lang Ha, Hanoi

Tel: 987954321

28 November 2021

Technology Co., Ltd

75 Highland Street

Tokyo

Japan

Dear Mr. Brown

We thank you for your offer No.OF/765 of 27 Dec. 2021 for electric lamps and are pleased to enclose our order No.BE72 for 2,000 lamps. In addition, we would like to notify you about the information below.

The specifications are as per catalogue No.MN 982. Delivery is to be made in the middle of January 2022, and we reserve the right to refuse the goods after that time.

The prices should be understood by FOB Hai Duong port and we agreed that payments would be made against quarterly statements.

For this order, we have decided to accept the 20% discount you offered. However, we hope that Technology Ltd. can review this term for the upcoming transactions.

The goods should be packed in custom export, 200 units packed in a wooden crate.

We look forward to receiving your confirmation of our order soon.

Yours sincerely,

Nguyen Ha An

General Director

Enc. Order No.BE72

Dịch nghĩa

Chúng tôi xin cảm ơn đơn chào hàng số 765 vào ngày 27/12/2021 của quý công ty và xin gửi kèm thư này đơn đặt hàng số BE72 đặt mua 2,000 đèn bàn. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng muốn ngài chú ý về các thông tin sau:

Quy cách hàng hóa theo catalogue số MN 982, giao hàng vào giữa tháng 1 năm 2022, nếu chậm hơn công ty chúng tôi có quyền từ chối nhận hàng.

Đây là giá bán theo FOB Hải Dương và chúng tôi đã đồng ý rằng thanh toán sẽ được trả theo quý

Với đơn hàng này, công ty chúng tôi chấp nhận mức chiết khấu 20% nhưng hy vọng công ty Technology sẽ xem xét lại điều khoản này cho các giao dịch tiếp theo

Hàng hóa nên được đóng gói theo tập quán xuất khẩu, 200 đơn vị đóng trong thùng gỗ

Chúng tôi hy vọng nhận được thư xác nhận đơn hàng này từ ngài sớm.

Trân trọng

Nguyễn Hà An

Mẫu 2

Dear Sirs

I would like to place a trial order for the Samsung televisions we discussed at the trade show last month. Please find enclosed order No.85 for 440 Samsung televisions, at USD 380.00 per unit, CIF Hai Duong port. In addition, there are some following points that we need to remind you:

Delivery is to be made in one lot by the beginning of January in time for the Christmas sales period.

Payment is to be made in US dollars, by irrevocable letter of credit at sight, to be opened through Vietcombank, 10 days before the shipment, valid for 50 days, to the account at West Bank, London, in favor of the seller for the total value of the goods to be shipped.

We would appreciate it if you could give us a 15% discount on the purchases of such a large quantity.

We look forward to receiving your letter of confirmation soon and hope that the processing of this first order will lead to a good business relationship between the two companies

Yours sincerely,

Nguyen Minh Anh

General Director

Enc. Order No.70

Dịch nghĩa

Chúng tôi muốn đặt một đơn hàng thử cho tivi Samsung mà chúng ta đã thảo luận ở triển lãm thương mại tháng trước. Chúng tôi đã đính kèm đơn đặt hàng số 85 cho 440 chiếc tivi Samsung, giá CIF Hải Dương, 380 đô la Mỹ. Bên cạnh đó, có một vài điểm sau mà chúng tôi muốn công ty ngài chú ý:

Hàng phải được giao vào một chuyến vào đầu tháng 12 để kịp bán vào Giáng sinh

Thanh toán bằng đô-la Mỹ, bằng tín dụng thư không hủy ngang, trả tiền ngay, được mở qua Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam 15 ngày trước ngày giao hàng, có giá trị 50 ngày vào tài khoản ngân hàng NatWest, thành phố Luân-đôn cho người bán được hưởng toàn bộ giá trị hàng hóa sẽ được giao

Với số lượng đơn hàng lớn như vậy, chúng tôi đề nghị quý công ty hãy dành cho chúng tôi khoản chiết khấu 15%

Chúng tôi hy vọng sớm nhận được thư xác nhận đơn hàng của công ty và việc thực hiện tốt đơn hàng này sẽ đánh dấu sự khởi đầu tốt đẹp của quan hệ buôn bán giữa bên.

>>> Tải ngay: Mẫu thư đặt hàng bằng tiếng Anh tại đây!

3. Quy trình soạn thảo mẫu thư đặt hàng bằng tiếng Anh

Quy trình soạn thảo thư đặt hàng bằng tiếng Anh cần được thực hiện cẩn thận, tuân thủ các quy định pháp luật. Dưới đây là các bước cụ thể.

• Bước 1: Xác định thông tin đơn hàng và nhà cung cấp
  Doanh nghiệp cần thu thập thông tin chi tiết về sản phẩm, số lượng, giá cả và nhà cung cấp. Theo Luật Thương mại 2005, thông tin này phải chính xác để đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch.
• Bước 2: Soạn thảo nội dung thư
  Thư được soạn thảo bằng tiếng Anh, nêu rõ chi tiết đơn hàng, điều kiện thanh toán và giao hàng. Nội dung cần ngắn gọn, rõ ràng, phù hợp với các quy tắc giao tiếp thương mại quốc tế.
• Bước 3: Kiểm tra và hoàn thiện thư
  Thư cần được kiểm tra kỹ lưỡng về ngữ pháp, từ vựng và tính chính xác của thông tin.
• Bước 4: Gửi thư và lưu trữ
  Thư được gửi qua email hoặc bưu điện theo Luật Giao dịch điện tử 2023, kèm theo yêu cầu xác nhận từ nhà cung cấp. Doanh nghiệp cần lưu trữ bản sao thư để theo dõi và đối chiếu khi cần.

ĐỌC THÊM BÀI VIẾT SAU: Mẫu thư cảm ơn đồng nghiệp khi nghỉ việc ý nghĩa nhất

4. Những lưu ý khi sử dụng mẫu thư đặt hàng bằng tiếng Anh

Việc sử dụng mẫu thư đặt hàng bằng tiếng Anh đòi hỏi sự cẩn trọng để đảm bảo tính pháp lý và hiệu quả. Dưới đây là những lưu ý quan trọng.

• Doanh nghiệp cần đảm bảo thông tin trong thư là chính xác, đặc biệt về chi tiết sản phẩm, số lượng và điều kiện giao hàng. Theo Nghị định 117/2024/NĐ-CP, việc cung cấp thông tin sai lệch có thể dẫn đến tranh chấp thương mại hoặc thiệt hại tài chính.
• Thư cần được soạn thảo bằng ngôn ngữ tiếng Anh chuẩn mực, tránh lỗi ngữ pháp hoặc từ ngữ không phù hợp. Một lá thư chuyên nghiệp sẽ giúp xây dựng niềm tin với nhà cung cấp, đặc biệt trong các giao dịch quốc tế.
• Trong trường hợp giao dịch liên quan đến xuất nhập khẩu, doanh nghiệp cần đảm bảo thư đặt hàng tuân thủ các quy định về thuế và hải quan, như Luật Thuế giá trị gia tăng 2024. Điều này giúp tránh các vấn đề pháp lý trong quá trình thực hiện đơn hàng.
• Doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến pháp lý hoặc dịch vụ tư vấn để đảm bảo thư đặt hàng tuân thủ pháp luật Việt Nam hiện hành.

Mẫu thư đặt hàng bằng tiếng Anh là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp giao tiếp hiệu quả với nhà cung cấp quốc tế, đảm bảo giao dịch thương mại diễn ra suôn sẻ. Để được hỗ trợ thêm về cách lập thư đặt hàng hoặc các thủ tục pháp lý liên quan, hãy liên hệ Giấy chứng nhận để nhận tư vấn chuyên nghiệp và chính xác.

XEM THÊM BÀI VIẾT: Mẫu thư cảm ơn nhà từ thiện hay nhất