Mẫu TK1 xin cấp lại sổ BHXH mới nhất là một trong những thủ tục hành chính quan trọng mà người lao động thường gặp phải khi sổ bảo hiểm xã hội bị mất, hỏng hoặc cần điều chỉnh thông tin cá nhân. Cùng Giấy chứng nhận khám phá chi tiết về mẫu đơn và các bước thực hiện để bạn có thể áp dụng ngay.

1. Mẫu TK1-TS là gì và vai trò của nó trong thủ tục cấp lại sổ BHXH

Mẫu TK1-TS, hay còn gọi là tờ khai tham gia và điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT, là biểu mẫu trung tâm trong thủ tục xin cấp lại sổ BHXH.

Đây là mẫu chính thức do Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành, dùng để kê khai thông tin lần đầu hoặc cập nhật thay đổi, giúp cơ quan chức năng xác minh và cấp sổ chính xác. Hiện nay, mẫu hỗ trợ cả hình thức kê khai trực tuyến, giảm thời gian di chuyển và thủ tục giấy tờ.

Vai trò của TK1-TS không chỉ dừng lại ở việc ghi nhận dữ liệu mà còn đảm bảo tính liên tục trong quá trình đóng BHXH. Nhờ đó, quyền lợi của người lao động không bị gián đoạn khi chuyển việc hoặc gặp sự cố như mất sổ. Thực tế cho thấy, nhiều hồ sơ bị trả lại do thiếu hoặc điền sai mẫu này, khiến thủ tục kéo dài không cần thiết.

Trước khi tìm hiểu chi tiết cấu trúc, cần lưu ý rằng mẫu TK1-TS được chia thành hai phần chính: phần dành cho người mới tham gia và phần cho người cần điều chỉnh thông tin. Thiết kế này giúp phân loại đối tượng, đảm bảo việc xử lý hồ sơ rõ ràng và đúng mục đích.

Mẫu TK1-TS hiện hành được ban hành theo Quyết định số 490/QĐ-BHXH năm 2023, thay thế các phiên bản cũ để phù hợp với Luật BHXH 2014 (sửa đổi, bổ sung năm 2020) cùng các nghị định liên quan. Khi dùng để cấp lại sổ, người lao động sẽ điền thông tin ở phần II, bao gồm lý do cấp lại (mất, hỏng) và dữ liệu cá nhân chi tiết. Ngoài ra, mẫu còn được tích hợp với thẻ BHYT, giúp đồng bộ hóa thông tin giữa hai loại bảo hiểm.

2. Mẫu TK1 xin cấp lại sổ BHXH mới nhất

TỜ KHAI

THAM GIA, ĐIỀU CHỈNH THÔNG TIN BẢO HIỂM XÃ HỘI, BẢO HIỂM Y TẾ

I. Áp dụng đối với người tham gia tra cứu không thấy mã số BHXH do cơ quan BHXH cấp

[01]. Họ và tên (viết chữ in hoa):        [02]. Giới tính:        

[03]. Ngày, tháng, năm sinh:        /        /        [04]. Quốc tịch:        

[05]. Dân tộc:        [06]. Số CCCD/ĐDCN/Hộ chiếu:        

[07]. Điện thoại:        [08]. Email (nếu có):        

[09]. Nơi đăng ký khai sinh: [09.1]. Xã:        [09.2]. Huyện:

        [09.3]. Tỉnh:        

[10]. Họ tên cha/mẹ/giám hộ (đối với trẻ em dưới 6 tuổi):         

[11]. Đăng ký nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính:

[11.1] Nhận sổ BHXH, thẻ BHYT bản điện tử:

[11.2]. Nhận sổ BHXH, thẻ BHYT bản giấy, địa chỉ:

[11.2a]. Số nhà, đường/phố, thôn/xóm:        

[11.2b]. Xã:        [11.2c]. Huyện:        [11.2d]. Tỉnh:        

[12]. Kê khai Phụ lục Thành viên hộ gia đình (phụ lục kèm theo) đối với người tham gia tra cứu không thấy mã số BHXH và người tham gia BHYT theo hộ gia đình để giảm trừ mức đóng.

II. Áp dụng đối với người tham gia đã có mã số BHXH đề nghị đăng ký, điều chỉnh thông tin ghi trên sổ BHXH, thẻ BHYT

[13]. Mã số BHXH:        [14]. Điều chỉnh thông tin cá nhân:

[14.1]. Họ và tên (viết chữ in hoa):        [14.2]. Giới tính:        

[14.3]. Ngày, tháng, năm sinh:         /        /         [14.4]. Nơi đăng ký khai sinh:

Xã        Huyện:        Tỉnh:        

[14.5]. Số CCCD/ĐDCN/Hộ chiếu:        

[15]. Mức tiền đóng:          [16]. Phương thức đóng:        

[17]. Nơi đăng ký khám, chữa bệnh ban đầu:         

[18]. Nội dung thay đổi, yêu cầu khác:         

[19]. Hồ sơ kèm theo (nếu có):         

>>> Tải ngay: Mẫu TK1 xin cấp lại sổ BHXH mới nhất tại đây!

3. Hồ sơ cần chuẩn bị khi sử dụng mẫu TK1 xin cấp lại sổ BHXH mới nhất

Để thực hiện thủ tục xin cấp lại sổ BHXH, người lao động phải chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định, nhằm đảm bảo quá trình giải quyết được nhanh chóng và chính xác. Cơ sở pháp lý chủ yếu gồm:

• Luật Bảo hiểm xã hội 2024;
• Nghị định 115/2015/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 146/2018/NĐ-CP và Nghị định 12/2022/NĐ-CP;
• Quyết định 490/QĐ-BHXH quy định về biểu mẫu.

Theo các văn bản trên, hồ sơ xin cấp lại sổ BHXH gồm:

1. Tờ khai TK1-TS (bản chính) điền đầy đủ thông tin;
2. Giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD, hộ chiếu, giấy khai sinh) bản sao kèm bản chính để đối chiếu hoặc bản sao công chứng;
3. Văn bản chứng minh lý do cấp lại:

• Giấy xác nhận mất sổ của công an (nếu mất do thất lạc);
• Biên bản hỏng, rách từ đơn vị có thẩm quyền (nếu hỏng do thiên tai, hỏa hoạn, ẩm mốc…);
• Sổ cũ (nếu xin cấp lại do hỏng, rách nhưng vẫn còn giữ được);

4. Giấy tờ liên quan đến nhân thân (nếu có thay đổi: họ tên, ngày tháng năm sinh, dân tộc, giới tính…);
5. Trường hợp đang làm việc: xác nhận của đơn vị sử dụng lao động (nếu cần);
6. Trường hợp đã nghỉ việc hoặc bảo lưu: chỉ cần nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH, không cần xác nhận của doanh nghiệp.

Hồ sơ có thể nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc gửi qua đường bưu điện. Người lao động nên sao lưu bản điện tử và photo công chứng 2 mặt giấy tờ để hồ sơ dễ dàng được chấp thuận ngay từ lần đầu.

THAM KHẢO BÀI VIẾT: Mẫu đơn yêu cầu giám định chữ ký mới nhất

4. Hướng dẫn chi tiết quy trình thực hiện thủ tục cấp lại sổ BHXH với mẫu TK1-TS

Quy trình xin cấp lại sổ BHXH bằng mẫu TK1-TS được thiết kế đơn giản nhưng yêu cầu tuân thủ chặt chẽ để đảm bảo đúng pháp luật.Thông thường, thời gian xử lý từ 5–10 ngày, có thể kéo dài đến 45 ngày nếu cần xác minh từ địa phương khác.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
 Người lao động cần điền chính xác mẫu TK1-TS, ghi rõ lý do cấp lại ở phần “nội dung thay đổi”, kèm thông tin cá nhân và mã số BHXH nếu có. Hồ sơ phải kèm theo bản sao CMND/CCCD và giấy xác nhận mất sổ từ công an phường/xã. Nếu quen sử dụng công nghệ, có thể khai trực tuyến để tiết kiệm thời gian. Theo Điều 14 Nghị định 115/2015/NĐ-CP, hồ sơ phải được người lao động hoặc người đại diện hợp pháp ký xác nhận.

Bước 2: Nộp hồ sơ
 Hồ sơ có thể nộp tại cơ quan BHXH cấp huyện nơi đang làm việc hoặc cư trú, gửi qua bưu điện, hoặc nộp trực tuyến. Đối với người tham gia BHXH tự nguyện hoặc bảo lưu, có thể nộp tại bất kỳ cơ quan BHXH nào trên toàn quốc. Sau khi tiếp nhận, cơ quan BHXH sẽ kiểm tra sơ bộ, cấp biên nhận và thông báo thời gian xử lý dự kiến. Nếu hồ sơ đầy đủ, thủ tục này không mất phí.

Bước 3: Theo dõi và nhận kết quả
 Kết quả cấp lại thường có trong 10 ngày làm việc, theo khoản 1 Điều 15 Nghị định 115/2015/NĐ-CP. Người lao động có thể nhận sổ trực tiếp, qua bưu điện, hoặc tải bản điện tử từ Cổng dịch vụ công. Trường hợp cần xác minh thêm từ đơn vị cũ, cơ quan BHXH sẽ thông báo bằng văn bản. Sau khi nhận sổ mới, cần kiểm tra kỹ thông tin để đảm bảo chính xác và lưu giữ cẩn thận.

Một số lưu ý quan trọng
 Nếu sổ BHXH bị mất do thiên tai hoặc lý do bất khả kháng, người lao động có thể được miễn một số giấy tờ theo Thông tư 59/2015/TT-BLĐTBXH. Khi dùng dịch vụ bưu chính công ích, cần ghi chính xác địa chỉ nhận, bao gồm số nhà và mã bưu chính, để tránh thất lạc. Thực tế cho thấy, hơn 70% trường hợp chậm trễ xuất phát từ việc ghi sai hoặc thiếu địa chỉ trên mẫu TK1-TS. Sau khi hoàn tất, người lao động nên cập nhật thông tin lên ứng dụng VssID để tiện quản lý sổ điện tử và quyền lợi BHXH.

TÌM HIỂU THÊM: Mẫu đơn yêu cầu ngăn chặn chuyển dịch tài sản mới nhất

5. Lưu ý quan trọng khi điền và nộp mẫu TK1-TS để tránh sai sót

Khi điền và nộp mẫu TK1-TS, người lao động cần đặc biệt cẩn trọng để tránh sai sót có thể làm gián đoạn quá trình cấp lại hoặc điều chỉnh sổ BHXH.

Trước hết, nên tham khảo kỹ hướng dẫn chính thức từ BHXH Việt Nam để nắm rõ các mục bắt buộc và tùy chọn. Việc chuẩn bị kỹ càng không chỉ giúp hồ sơ được duyệt nhanh mà còn bảo mật thông tin cá nhân trong bối cảnh thủ tục ngày càng số hóa.

Trong quá trình điền, thông tin họ tên, ngày sinh phải khớp tuyệt đối với giấy tờ tùy thân, tránh phát sinh thủ tục xác minh bổ sung. Phần địa chỉ thường trú cần ghi đầy đủ từ xã/phường đến tỉnh/thành phố, và nếu có thay đổi thì phải nêu rõ lý do. Người tham gia BHYT hộ gia đình là trẻ dưới 6 tuổi cần ghi thêm thông tin cha mẹ hoặc người giám hộ. Một lỗi phổ biến là quên điền mã số BHXH cũ, dẫn đến mất thời gian tra cứu lại.

Khi nộp hồ sơ, nếu thông qua đơn vị sử dụng lao động, họ sẽ xác nhận thông tin làm việc hiện tại; còn với người lao động tự nguyện hoặc đã nghỉ việc thì phải tự chịu trách nhiệm về dữ liệu cung cấp. Trường hợp cấp lại do thay đổi nhân thân (giới tính, dân tộc…) phải kèm giấy tờ pháp lý chứng minh. Những thủ tục này hiện vẫn được điều chỉnh bởi Luật BHXH 2014 (sửa đổi), Nghị định 115/2015/NĐ-CP và các văn bản bổ sung, cùng Quyết định 490/QĐ-BHXH ban hành mẫu TK1-TS.

Sau khi nộp, cần giữ biên nhận và theo dõi tình trạng hồ sơ qua SMS hoặc email đăng ký để kịp thời bổ sung nếu cần. Việc sao lưu bản điện tử hồ sơ cũng rất hữu ích, đặc biệt cho người thường xuyên công tác xa. Thống kê cho thấy nếu tuân thủ đúng các lưu ý, có tới 85% hồ sơ được duyệt ngay từ lần đầu, giúp người lao động tiết kiệm thời gian và đảm bảo quyền lợi BHXH.

Việc sử dụng mẫu TK1 xin cấp lại sổ BHXH mới nhất không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là cách bảo vệ quyền lợi lâu dài của người lao động trong hệ thống BHXH Việt Nam. Để được hỗ trợ chi tiết và tư vấn miễn phí về thủ tục này, vui lòng liên hệ Giấy chứng nhận ngay hôm nay qua hotline hoặc website chính thức.