Mẫu công văn thu hồi công nợ quá hạn đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo quyền lợi của doanh nghiệp khi đối tác chậm thanh toán. Việc sử dụng công văn đúng chuẩn không chỉ giúp nhắc nhở bên nợ mà còn là cơ sở pháp lý để bảo vệ quyền lợi nếu tranh chấp xảy ra. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách soạn thảo công văn, các bước thực hiện và những lưu ý quan trọng, cùng Giấy chứng nhận.

1. Công văn thu hồi công nợ quá hạn và vai trò trong xử lý nợ

Công văn thu hồi công nợ quá hạn là văn bản doanh nghiệp gửi để yêu cầu bên nợ thanh toán khoản nợ đã quá hạn theo hợp đồng.

• Văn bản này thường nêu rõ thông tin về khoản nợ, thời hạn thanh toán đã bị vi phạm và các yêu cầu cụ thể đối với bên nợ. Nó không chỉ đóng vai trò nhắc nhở mà còn là bước đầu tiên trong quy trình thu hồi nợ hợp pháp, giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý sau này.
• Theo quy định tại Luật Thi hành án dân sự 2008 và các nghị định liên quan như Nghị định 117/2024/NĐ-CP, công văn thu hồi công nợ cần được lưu trữ cẩn thận để làm bằng chứng trong trường hợp phải khởi kiện hoặc yêu cầu thi hành án.
• Việc soạn thảo công văn đòi hỏi sự chính xác trong việc trình bày thông tin, bao gồm số hợp đồng, ngày ký kết, số tiền nợ và thời hạn thanh toán. Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch và tránh tranh chấp về sau.

2. Mẫu công văn thu hồi công nợ quá hạn

THÔNG BÁO ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN NỢ QUÁ HẠN

Số: ………………/………………………

                                   Kính gửi: …………………………………..

                                   Mã số doanh nghiệp:

                                   Trụ sở chính tại:

                                   Đại diện bởi:

                                   Chức danh:

Căn cứ Hợp đồng kinh tế số ………………………….. ngày ….. tháng …… năm ……. được ký kết giữa Công ty ……………………………… và Công ty……………… và căn cứ tình hình thực hiện công việc, ngày…… tháng………năm ……………, đại diện Công ty …………….. và Công ty ……………….. đã ký Biên bản nghiệm thu và Biên bản bàn giao công việc.

Tại Biên bản bù trừ công nợ giữa đại diện Công ty…………. và Công ty……………. số………../………. ngày……..tháng ………. năm…………, Công ty ………… phải thanh toán cho Công ty……………. tổng số tiền là: ………………. VNĐ (Bằng chữ:………………… Việt Nam Đồng).

Theo điều khoản Thanh toán hợp đồng (Điều ……, Hợp đồng kinh tế số:……………. ngày……… tháng…………năm………….), Công ty ………………. sẽ thanh toán cho Công ty ……………….. VNĐ trong vòng …………… ngày kể từ ngày hai bên ký Biên bản bàn giao và nghiệm thu công việc/ hàng hóa [căn cứ cụ thể vào Hợp đồng kinh tế].

Đến ngày……… tháng……… năm…………. Công ty…………… chưa nhận được bất kỳ thông tin liên quan đến nghĩa vụ thanh toán của Công ty………… Công ty ……………đang vi phạm nghĩa vụ thanh toán theo điều……… của Hợp đồng kinh tế số……………….. giữa hai bên. Ngoài ra, Công ty ………. đã vi phạm quy định về nghĩa vụ thanh toán trong điều 50 Luật Thương Mại 2005 “Bên mua có nghĩa vụ thanh toán tiền mua hàng và nhận hàng theo thỏa thuận. Bên mua phải tuân thủ các phương thức thanh toán, thực hiện việc thanh toán theo trình tự, thủ tục đã thỏa thuận và theo quy định của pháp luật.”

Vậy, chúng tôi kính đề nghị Quý Công ty thanh toán số tiền: … đồng (Bằng chữ:..…) theo đúng quy định trong hợp đồng.

Thông tin thanh toán như sau:

Tên tài khoản: Công ty………………………

Số tài khoản: …………. tại Ngân hàng……….. – Chi nhánh……..

Rất mong nhận được sự hợp tác từ Công ty.

Chúng tôi xin trân trọng cảm ơn!

>>> Tải ngay: Mẫu công văn thu hồi công nợ quá hạn tại đây!

3. Quy trình soạn thảo mẫu công văn thu hồi công nợ quá hạn

Để soạn thảo một công văn thu hồi công nợ quá hạn đúng chuẩn, doanh nghiệp cần tuân theo các bước cụ thể.

• Bước 1: Xác định thông tin khoản nợ
  Doanh nghiệp cần thu thập đầy đủ các tài liệu liên quan như hợp đồng, hóa đơn, biên bản đối chiếu công nợ. Theo Nghị định 117/2024/NĐ-CP, các giấy tờ này phải được trình bày rõ ràng để làm cơ sở pháp lý cho công văn.
• Bước 2: Soạn thảo nội dung công văn
  Nội dung công văn cần bao gồm thông tin về bên nợ, số tiền nợ, thời hạn thanh toán và các biện pháp xử lý nếu bên nợ không thực hiện. Luật Giao dịch điện tử 2023 cho phép công văn được gửi qua email, nhưng cần đảm bảo có xác nhận nhận văn bản.
• Bước 3: Gửi công văn đến bên nợ
  Công văn có thể được gửi qua thư tín, email hoặc trực tiếp, nhưng phải có biên nhận hoặc xác nhận để làm bằng chứng. Theo Thông tư 18/2025/TT-BTC, việc lưu trữ biên nhận là cần thiết để đảm bảo tính pháp lý.
• Bước 4: Theo dõi và xử lý phản hồi
  Sau khi gửi, doanh nghiệp cần theo dõi phản hồi từ bên nợ trong thời hạn quy định. Nếu không có phản hồi, có thể cân nhắc các biện pháp pháp lý theo Luật Thi hành án dân sự 2008.

ĐỌC THÊM BÀI VIẾT SAU: Mẫu công văn thông báo giao hàng chậm

4. Những lưu ý khi soạn thảo công văn thu hồi công nợ

Dưới đây là những lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện hiệu quả, tránh các rủi ro không đáng có.

• Nội dung công văn cần ngắn gọn, rõ ràng và mang tính lịch sự để duy trì mối quan hệ kinh doanh. Theo pháp luật Việt Nam hiện hành, công văn cần nêu rõ các căn cứ pháp lý như hợp đồng hoặc hóa đơn để tránh tranh chấp về tính minh bạch.
• Thời hạn thanh toán cần được xác định cụ thể, thường là 7-15 ngày kể từ ngày nhận công văn, tùy theo thỏa thuận trong hợp đồng. Điều này phù hợp với quy định tại Nghị định 91/2022/NĐ-CP về quản lý công nợ.
• Doanh nghiệp cần lưu trữ cẩn thận các tài liệu liên quan như hợp đồng, hóa đơn và biên nhận gửi công văn. Theo Thông tư 25/2018/TT-BTC, việc lưu trữ này giúp doanh nghiệp có căn cứ khi giải quyết tranh chấp hoặc yêu cầu thi hành án.
• Nếu bên nợ không phản hồi, doanh nghiệp có thể xem xét khởi kiện theo quy định của Luật Thi hành án dân sự 2008 hoặc yêu cầu công chứng viên hỗ trợ xác nhận các tài liệu liên quan, theo Luật Công chứng 2024.

XEM THÊM: Mẫu công văn xin điều chỉnh giá sản phẩm mới nhất

5. Các biện pháp pháp lý khi bên nợ không thanh toán

Các bước thực hiện khi bên nợ không thực hiện nghĩa vụ thanh toán sau công văn cần tuân thủ pháp luật Việt Nam hiện hành để đảm bảo quyền lợi và tránh vi phạm quy định.

• Bước 1: Gửi công văn nhắc nhở lần hai
  Nếu sau thời hạn quy định mà bên nợ không phản hồi, doanh nghiệp nên gửi công văn nhắc nhở lần hai, nêu rõ các hậu quả pháp lý. Theo Nghị định 117/2024/NĐ-CP, công văn này cần được gửi qua kênh có xác nhận nhận.
• Bước 2: Yêu cầu hòa giải
  Doanh nghiệp có thể đề xuất hòa giải thông qua cơ quan hòa giải cơ sở hoặc trung tâm hòa giải thương mại, phù hợp với Nghị định 22/2020/NĐ-CP về hòa giải thương mại.
• Bước 3: Khởi kiện ra tòa án
  Nếu hòa giải không thành, doanh nghiệp có thể nộp đơn khởi kiện tại tòa án có thẩm quyền. Theo Luật Thi hành án dân sự 2008, hồ sơ khởi kiện cần bao gồm công văn thu hồi công nợ và các tài liệu chứng minh.
• Bước 4: Yêu cầu thi hành án
  Sau khi có phán quyết của tòa án, nếu bên nợ vẫn không thanh toán, doanh nghiệp có thể yêu cầu cơ quan thi hành án dân sự can thiệp, theo Nghị định 117/2024/NĐ-CP.

Mẫu công văn thu hồi công nợ quá hạn là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi và đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch. Để được hỗ trợ soạn thảo công văn hoặc tư vấn pháp lý, hãy liên hệ Giấy chứng nhận để nhận giải pháp chuyên nghiệp và hiệu quả.