Mẫu công văn xin gia hạn thời gian thi công là một văn bản quan trọng, hỗ trợ nhà thầu đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật khi tiến độ thi công bị chậm trễ. Việc sử dụng công văn này không chỉ thể hiện tính chuyên nghiệp mà còn giúp các bên liên quan thống nhất, tránh vi phạm hợp đồng. Cùng Giấy chứng nhận tìm hiểu chi tiết về cách lập công văn này.

1. Công văn xin gia hạn thời gian thi công là gì?

Công văn xin gia hạn thời gian thi công là văn bản hành chính được nhà thầu sử dụng để đề nghị chủ đầu tư hoặc cơ quan có thẩm quyền kéo dài thời hạn hoàn thành công trình. Việc này thường xảy ra khi gặp các yếu tố khách quan như thiên tai, thay đổi thiết kế, hoặc các vấn đề bất khả kháng khác.

Theo pháp luật Việt Nam hiện hành, cụ thể là Luật Xây dựng 2014 (sửa đổi, bổ sung năm 2020), công văn này cần tuân thủ các quy định về quản lý dự án đầu tư xây dựng. Văn bản phải nêu rõ lý do chậm trễ, thời gian đề xuất gia hạn, và các căn cứ pháp lý liên quan để đảm bảo tính minh bạch.

Công văn cần được gửi đến đúng đối tượng, thường là ban quản lý dự án hoặc chủ đầu tư, nhằm đảm bảo quá trình xem xét và phê duyệt diễn ra thuận lợi. Việc soạn thảo đúng form mẫu giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý và tăng khả năng được chấp thuận.

2. Mẫu công văn xin gia hạn thời gian thi công

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

——————-

……… , ngày …… tháng ….. năm ……

ĐƠN XIN GIA HẠN TIẾN ĐỘ THI CÔNG

Kính gửi : – Ông ……….. –Giám đốc Công ty …….

–  Căn cứ Luật xây dựng 2014

– Nghị định 59/2015/NĐ-CP về quản lý dự án đầu tư xây dựng

– Thông tư 09/2016/TT-BXD hướng dẫn hợp đồng thi công xây dựng công trình

– Hợp đồng số ……….. về việc ………

Họ tên người đề nghị :

Số CMND : ……… cấp ngày : ……. nơi cấp : ….

Chức vụ :

Nơi đăng ký HKTT :

Địa chỉ :

Số điện thoại liên lạc :

Ký kết Hợp đồng số : ………….. với Quý Công ty về việc ………..

Hiện nay chúng tôi có đang nhận thực hiện công việc ……. cho Quý công ty . Dự kiến thời gian hoàn thành công việc là ngày …/…/…. Tuy nhiên , trong tuần lễ từ ngày …/…/… đến ngày …./…/… thì thời tiết có sự thay đổi dẫn đến việc mưa lớn gây ngập úng quanh khu vực công trường khiến chúng tôi không thể thực hiện được công việc theo đúng kế hoạch đã đề ra . Đến ngày …/…/… thì chúng tôi mới có thể tiếp tục thi công công trình . Do đó , chúng tôi không thể hoàn thành công việc được giao theo đúng tiến độ đã thỏa thuận .

Theo quy định tại Điều …. của Hợp đồng số …. về sự kiện bất khả kháng trong khi thực hiện Hợp đồng

“….

Hai bên sẽ không bị coi là vi phạm Hợp đồng khi không thực hiện nghĩa vụ của mình trong trường hợp xảy ra sự kiện bất khả kháng, bao gồm nhưng không giới hạn các sự kiện sau: Chiến tranh, hỏa hoạn, các thảm họa tự nhiên, dịch bệnh, sự ngăn cấm của cơ quan nhà nước, v.v… Tuy nhiên, trường hợp bất khả kháng không ảnh hưởng đến nghĩa vụ thanh toán hoặc bồi hoàn chi phí mà phía bên kia được hưởng trước khi xảy ra trường hợp nêu trên.

….’’

Nay chúng tôi làm đơn này đề nghị Ông …. – Giám đốc công ty ….. xem xét cho chúng tôi được gia hạn hoàn thành công việc chậm nhất là vào ngày …./…/… .

Chúng tôi xin cam đoan về những nội dung trình bày của mình tại đơn này là chính xác và chịu trách nhiệm hoàn toàn về những nội dung bên trên .

Xin chân thành cảm ơn .

Người làm đơn

>>> Tải ngay: Mẫu công văn xin gia hạn thời gian thi công tại đây!

Xem thêm: Mẫu đơn xin cấp chứng chỉ năng lực xây dựng mới

3. Các trường hợp được phép xin gia hạn thời gian thi công

Không phải mọi trường hợp chậm tiến độ đều được chấp nhận gia hạn. Pháp luật Việt Nam hiện hành quy định rõ các tình huống cho phép điều chỉnh tiến độ hợp đồng, đảm bảo quyền lợi của cả hai bên.

• Sự kiện bất khả kháng như thiên tai, lũ lụt, hỏa hoạn, hoặc dịch bệnh là những lý do hợp lệ để xin gia hạn. Theo Điều 39 Nghị định 37/2015/NĐ-CP, các trường hợp này không coi là vi phạm hợp đồng nếu được thông báo kịp thời.
• Thay đổi thiết kế, phạm vi công việc, hoặc yêu cầu từ chủ đầu tư cũng là cơ sở để gia hạn. Nghị định 50/2021/NĐ-CP quy định rõ việc điều chỉnh hợp đồng trong trường hợp này phải được thỏa thuận giữa các bên.
• Lỗi từ phía chủ đầu tư, như chậm bàn giao mặt bằng hoặc tạm dừng thi công theo yêu cầu của cơ quan nhà nước, cũng là lý do chính đáng. Nhà thầu cần cung cấp bằng chứng cụ thể để chứng minh lý do chậm trễ.
• Các vấn đề kỹ thuật không lường trước, như gặp hang caster, cổ vật, hoặc túi bùn trong quá trình thi công, cũng được xem xét gia hạn theo Nghị định 148/2024/NĐ-CP. Những trường hợp này cần được ghi nhận và thông báo ngay lập tức.

Xem thêm: Mẫu đơn xin trích lục bản đồ địa chính chuẩn nhất

4. Quy trình soạn thảo mẫu công văn xin gia hạn thời gian thi công

Việc soạn thảo công văn cần tuân theo trình tự rõ ràng để đảm bảo tính hợp pháp và chuyên nghiệp. Dưới đây là các bước chi tiết theo pháp luật Việt Nam hiện hành.

• Bước 1: Chuẩn bị thông tin cần thiết
  Xác định rõ thông tin về hợp đồng, bao gồm số hợp đồng, ngày ký, và thời gian hoàn thành dự kiến. Nhà thầu cần nêu lý do chậm tiến độ, kèm theo bằng chứng như báo cáo thời tiết hoặc văn bản từ cơ quan chức năng.
• Bước 2: Soạn thảo nội dung công văn
  Công văn cần có quốc hiệu, tiêu ngữ, thông tin người nhận (chủ đầu tư hoặc ban quản lý dự án), và nội dung chính. Nội dung phải nêu rõ lý do gia hạn, thời gian đề xuất, và viện dẫn các quy định pháp luật như Luật Xây dựng 2014 hoặc Nghị định 37/2015/NĐ-CP.
• Bước 3: Ký và gửi công văn
  Công văn phải được ký bởi người có thẩm quyền, kèm theo con dấu của đơn vị. Sau đó, gửi trực tiếp hoặc qua đường công văn chính thức đến chủ đầu tư để đảm bảo tính pháp lý.
• Bước 4: Theo dõi và thương thảo
  Sau khi gửi, nhà thầu cần theo dõi phản hồi từ chủ đầu tư. Nếu cần, hai bên có thể thương thảo để thống nhất thời gian gia hạn và các chi phí phát sinh (nếu có).

Xem thêm: Mẫu giấy ủy quyền làm trích lục khai sinh mới

5. Hướng dẫn chi tiết cách viết mẫu công văn xin gia hạn thời gian thi công

Để đảm bảo công văn được chấp thuận, nhà thầu cần tuân thủ cấu trúc và nội dung theo quy định pháp luật. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách soạn thảo.

• Công văn bắt đầu bằng quốc hiệu, tiêu ngữ, địa danh, và ngày tháng. Phần kính gửi cần ghi rõ tên chủ đầu tư hoặc ban quản lý dự án. Ví dụ: “Kính gửi: Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng tỉnh X”.
• Nội dung chính cần viện dẫn các căn cứ pháp lý như Luật Xây dựng 2014, Nghị định 37/2015/NĐ-CP, hoặc Nghị định 148/2024/NĐ-CP. Nhà thầu cần mô tả ngắn gọn tiến độ hiện tại, lý do chậm trễ, và đề xuất thời gian gia hạn cụ thể.
• Phần kết thúc cần có cam kết về tính chính xác của thông tin và lời cảm ơn. Chữ ký của người đại diện hợp pháp cùng con dấu doanh nghiệp là bắt buộc để đảm bảo tính pháp lý.
• Nếu công văn liên quan đến hợp đồng EC (thiết kế và thi công), cần đề cập rõ các nghĩa vụ liên quan đến cả thiết kế và thi công theo Nghị định 50/2021/NĐ-CP. Điều này giúp công văn phù hợp với đặc thù của hợp đồng EC.

Mẫu công văn xin gia hạn thời gian thi công là công cụ quan trọng giúp nhà thầu đảm bảo tuân thủ pháp luật và duy trì mối quan hệ hợp tác với chủ đầu tư. Để được hỗ trợ soạn thảo công văn hoặc tư vấn chi tiết, hãy liên hệ Giấy chứng nhận ngay hôm nay!