Mẫu dự toán mua sắm tài sản đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý ngân sách nhà nước cũng như tài chính doanh nghiệp tại Việt Nam. Cùng Giấy chứng nhận, chúng ta sẽ khám phá sâu hơn về chủ đề này.

1. Cơ sở pháp lý của mẫu dự toán mua sắm tài sản

Việc lập và sử dụng mẫu dự toán mua sắm tài sản được quy định rõ ràng trong hệ thống pháp luật Việt Nam, nhằm đảm bảo tính hợp pháp và thống nhất trong quản lý tài sản công.

Luật Quản lý, sử dụng tài sản công năm 2017 là nền tảng pháp lý cốt lõi, quy định tại Điều 4 về nguyên tắc quản lý tài sản công phải đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả, minh bạch và công khai.

Theo đó, mọi hoạt động mua sắm tài sản phải dựa trên kế hoạch sử dụng, tránh tình trạng đầu tư dàn trải hoặc không cần thiết, đồng thời phải tuân thủ các quy định về đấu thầu và lựa chọn nhà cung cấp. Luật này có hiệu lực từ ngày 01/01/2018 và được sửa đổi, bổ sung bởi Luật Giao dịch điện tử năm 2023 để phù hợp với bối cảnh kinh tế số và kiểm soát chặt chẽ hơn các khoản chi từ ngân sách nhà nước.

Cụ thể, Chương III của Luật quy định chi tiết về việc bổ sung, thay thế tài sản công, trong đó mua sắm mới phải được lập dự toán dựa trên định mức sử dụng tài sản theo Quyết định 50/2017/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ về tiêu chuẩn, định mức sử dụng máy móc, thiết bị.

Tiếp nối Luật này, Nghị định 151/2017/NĐ-CP ngày 26/12/2017 của Chính phủ hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý, sử dụng tài sản công, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 114/2024/NĐ-CP ngày 30/10/2024. Nghị định này quy định tại Điều 15 về thủ tục mua sắm tài sản công, nhấn mạnh rằng dự toán phải được lập dựa trên nhu cầu thực tế, khảo sát giá thị trường và ít nhất ba báo giá từ nhà cung cấp để đảm bảo tính cạnh tranh.

Đặc biệt, đối với tài sản có giá trị lớn, việc lập dự toán phải kèm theo tờ trình phê duyệt và quyết định của người có thẩm quyền, tránh tình trạng chi vượt ngân sách. Nghị định này còn quy định rõ trách nhiệm của người đứng đầu đơn vị trong việc kiểm tra, phê duyệt dự toán, với các biện pháp xử lý nghiêm nếu phát hiện sai phạm.

Trong năm 2025, các quy định mới được cập nhật để phù hợp với ngân sách nhà nước, nổi bật là Nghị định 98/2025/NĐ-CP ngày 06/05/2025 quy định về lập dự toán chi thường xuyên ngân sách nhà nước để mua sắm, sửa chữa, cải tạo, nâng cấp tài sản, trang thiết bị. Nghị định này tại Điều 5 yêu cầu dự toán phải bao gồm các kịch bản tối thiểu, cơ bản và tối đa, dựa trên tổng chi phí sở hữu (TCO) bao gồm giá mua, vận chuyển, lắp đặt và bảo trì.

Đồng thời, Nghị định 138/2024/NĐ-CP ngày 24/10/2024 bổ sung quy định về lập dự toán mua sắm tài sản trong các dự án đầu tư xây dựng đã hoàn thành, nhấn mạnh tại Điều 6 rằng việc phân bổ kinh phí phải không làm ảnh hưởng đến các hoạt động cốt lõi khác, và phải báo cáo định kỳ để quyết toán. Những văn bản này đảm bảo rằng mẫu dự toán không chỉ là công cụ hành chính mà còn là cơ sở pháp lý để kiểm toán và thanh tra.

Ngoài ra, Luật Đấu thầu 2023 tại Điều 38 quy định căn cứ lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu dựa trên dự toán mua sắm, yêu cầu phải công khai thông tin để đảm bảo tính minh bạch. Thông tư 80/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 26/08/2025 cung cấp mẫu hồ sơ yêu cầu gói thầu mua sắm hàng hóa, bao gồm các biểu mẫu chuẩn cho dự toán.

2. Quy trình lập dự toán mua sắm tài sản theo quy định pháp luật

Quy trình lập dự toán mua sắm tài sản được thiết kế một cách logic và chặt chẽ, nhằm đảm bảo mọi khoản chi đều có cơ sở khoa học và phù hợp với ngân sách.

Bước 1: Xác định nhu cầu và lập kế hoạch mua sắm.

Theo Điều 5 Nghị định 98/2025/NĐ-CP, đơn vị sử dụng tài sản phải đánh giá tình trạng hiện tại của tài sản cố định, dựa trên định mức sử dụng theo Quyết định 50/2017/QĐ-TTg, để xác định nhu cầu bổ sung hoặc thay thế.

Ví dụ, nếu một cơ quan nhà nước cần mua sắm máy tính mới do thiết bị cũ hỏng hóc, họ phải thu thập ý kiến từ các phòng ban liên quan, liệt kê chi tiết tên tài sản, số lượng, thông số kỹ thuật cơ bản như công suất, kích thước và chứng nhận chất lượng. Kế hoạch này phải được lập theo khung thời gian cụ thể, chẳng hạn hàng quý hoặc hàng năm, và liên kết với nguồn kinh phí từ ngân sách thường xuyên hoặc đầu tư công.

Trong thực tế, nhiều đơn vị sử dụng phần mềm quản lý tài sản để theo dõi, tránh tình trạng mua sắm dư thừa dẫn đến lãng phí, như các trường hợp đã được thanh tra chỉ ra trong báo cáo của Bộ Tài chính năm 2024. Việc xác định nhu cầu phải kèm theo lý do chính đáng, chẳng hạn nhu cầu tăng do mở rộng hoạt động, và phải được người đứng đầu đơn vị phê duyệt sơ bộ trước khi chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 2: Khảo sát giá thị trường và thu thập báo giá.

Điều 15 Nghị định 151/2017/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 114/2024/NĐ-CP) yêu cầu phải thu thập ít nhất ba báo giá từ các nhà cung cấp uy tín để tính toán chi phí thực tế, đảm bảo tính cạnh tranh và tránh thông thầu.

Đơn vị có thể sử dụng các nguồn như website chính thức của nhà sản xuất, nền tảng đấu thầu điện tử hoặc liên hệ trực tiếp với đại lý, tập trung vào các yếu tố như giá đơn vị, chi phí vận chuyển, lắp đặt và bảo hành.

Ví dụ, đối với việc mua sắm xe chuyên dụng, báo giá phải bao gồm thông số kỹ thuật thống nhất để so sánh, loại trừ các yếu tố không tương đương như phụ kiện bổ sung. Thời hạn hiệu lực của báo giá thường từ 15 đến 30 ngày, và đơn vị phải ghi chép rõ nguồn gốc để phục vụ kiểm toán sau này.

Trong năm 2025, với sự cập nhật của Nghị định 98/2025/NĐ-CP, việc khảo sát phải tính đến lạm phát và biến động giá nguyên liệu, giúp dự toán linh hoạt hơn. Bước này thường mất từ 7 đến 14 ngày, tùy quy mô, và là nền tảng để tính tổng chi phí sở hữu (TCO), bao gồm cả chi phí vận hành dài hạn.

Bước 3: Lập bảng dự toán chi tiết và các kịch bản.

Dựa trên dữ liệu từ bước 2, đơn vị sử dụng mẫu biểu chuẩn theo Thông tư 80/2025/TT-BTC để lập bảng dự toán, bao gồm các cột như mã tài sản, thông số kỹ thuật, đơn giá, số lượng, tổng giá trị và dự phòng rủi ro (thường 5-10%). Điều 5 Nghị định 138/2024/NĐ-CP quy định phải lập ba kịch bản: tối thiểu (giảm quy mô), cơ bản (dựa trên nhu cầu thực) và tối đa (dự phòng mở rộng), để ứng phó với biến động.

Ví dụ, nếu dự toán mua sắm thiết bị y tế với giá trị 50 tỷ đồng, kịch bản cơ bản có thể là 45 tỷ, trong khi tối đa lên 60 tỷ nếu có nhu cầu khẩn cấp. Bảng dự toán phải được tính toán tự động nếu sử dụng phần mềm, và kèm theo giải trình lý do chọn nhà cung cấp tiềm năng.

Việc này đảm bảo dự toán không vượt quá 130% giá trị hợp đồng trước đó nếu áp dụng mua sắm trực tiếp theo Điều 25 Luật Đấu thầu 2023. Bước lập bảng thường do bộ phận tài chính thực hiện, với sự tham gia của chuyên gia kỹ thuật để đánh giá tính khả thi.

Bước 4: Lập tờ trình và phê duyệt dự toán.

Sau khi hoàn thiện bảng, đơn vị soạn tờ trình gửi người có thẩm quyền, theo mẫu tại Phụ lục Nghị định 98/2025/NĐ-CP, nêu rõ nhu cầu, cơ sở pháp lý và dự toán chi tiết. Đối với dự toán dưới 45 tỷ đồng, người đứng đầu đơn vị phê duyệt; từ 45 tỷ đến dưới 120 tỷ cần Bộ trưởng hoặc Thủ trưởng cơ quan ngang bộ phê duyệt; trên 120 tỷ phải trình Thủ tướng theo Điều 5 Nghị định 138/2024/NĐ-CP.

Tờ trình phải kèm báo giá, kế hoạch sử dụng và đánh giá rủi ro, ví dụ như rủi ro chậm trễ giao hàng dẫn đến gián đoạn hoạt động. Thời gian phê duyệt thường từ 5 đến 15 ngày, và quyết định phải được công bố nội bộ để triển khai. Trong thực tiễn, nhiều cơ quan sử dụng hệ thống quản lý điện tử để rút ngắn quy trình, như trường hợp các bệnh viện công lập áp dụng năm 2024 để mua sắm thiết bị theo ngân sách y tế.

Bước 5: Thực hiện, giám sát và quyết toán.

Sau phê duyệt, đơn vị tiến hành đấu thầu hoặc mua sắm trực tiếp theo Luật Đấu thầu 2023, giám sát chặt chẽ để đảm bảo không vượt dự toán. Điều 7 Nghị định 98/2025/NĐ-CP yêu cầu quyết toán hàng năm, báo cáo chi tiết sử dụng kinh phí và hiệu quả tài sản, kèm hóa đơn chứng từ. Nếu có biến động, phải điều chỉnh dự toán với lý do chính đáng và phê duyệt lại.

Bước này đảm bảo trách nhiệm, với các biện pháp xử lý nếu phát hiện lãng phí theo Luật Phòng, chống tham nhũng 2018.

Xem thêm: Mẫu tờ trình thẩm định dự toán mới nhất

3. Mẫu dự toán mua sắm tài sản mới nhất

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

MẪU DỰ TOÁN MUA SẮM TÀI SẢN MỚI NHẤT NĂM 2025

(Ban hành kèm theo Nghị định số 98/2025/NĐ-CP ngày 06 tháng 5 năm 2025 của Chính phủ quy định về lập dự toán, quản lý, sử dụng và quyết toán chi thường xuyên ngân sách nhà nước để mua sắm, sửa chữa, cải tạo, nâng cấp tài sản, trang thiết bị; chi thuê hàng hóa, dịch vụ; sửa chữa, cải tạo, nâng cấp, mở rộng, xây dựng mới hạng mục công trình trong các dự án đã đầu tư xây dựng và các nhiệm vụ cần thiết khác. Mẫu này được cập nhật dựa trên Thông tư số 80/2025/TT-BTC ngày 26 tháng 8 năm 2025 của Bộ Tài chính, hướng dẫn mẫu hồ sơ yêu cầu gói thầu mua sắm hàng hóa.)

I. THÔNG TIN CHUNG

• Tên đơn vị lập dự toán: [Ghi tên cơ quan, đơn vị, ví dụ: Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh XYZ].
• Địa chỉ: [Ghi địa chỉ đầy đủ, ví dụ: Số 123, đường ABC, phường DEF, thành phố GHI].
• Số điện thoại: [Ghi số điện thoại liên hệ, ví dụ: 0123456789].
• Nguồn kinh phí: [Ghi nguồn kinh phí, ví dụ: Ngân sách nhà nước thường xuyên năm 2025 hoặc Nguồn vốn đầu tư công].
• Thời gian thực hiện: [Ghi thời gian dự kiến, ví dụ: Quý III năm 2025].
• Lý do lập dự toán: [Ghi lý do ngắn gọn, ví dụ: Để bổ sung tài sản, trang thiết bị phục vụ hoạt động chuyên môn theo định mức sử dụng máy móc, thiết bị tại Quyết định số 50/2017/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ].
• Căn cứ pháp lý: [Ghi các văn bản liên quan, ví dụ: Luật Quản lý, sử dụng tài sản công năm 2017; Nghị định số 151/2017/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung năm 2024); Luật Đấu thầu năm 2023].

………….

>>>> Tải ngay: Mẫu dự toán mua sắm tài sản mới nhất tại đây!

Xem thêm: 1Mẫu giấy đề nghị tạm cấp dự toán ngân sách năm nay2>Mẫu giấy đề nghị tạm cấp dự toán ngân sách năm nay

4. Các lưu ý quan trọng khi sử dụng mẫu dự toán mua sắm tài sản

Việc áp dụng mẫu dự toán mua sắm tài sản đòi hỏi sự chú ý kỹ lưỡng đến các yếu tố pháp lý và thực tiễn, nhằm tránh rủi ro và tối ưu hóa hiệu quả.

Trước hết, phải đảm bảo tính cập nhật của mẫu theo các văn bản pháp luật mới nhất, như Nghị định 98/2025/NĐ-CP, tránh sử dụng mẫu cũ dẫn đến không phù hợp với định mức chi phí. Ví dụ, trong bối cảnh lạm phát 2025, dự phòng rủi ro phải được tính ít nhất 7% thay vì 5% như năm trước, dựa trên chỉ số giá tiêu dùng do Tổng cục Thống kê công bố.

Đơn vị nên kiểm tra mẫu từ nguồn chính thức như Cổng thông tin điện tử Chính phủ hoặc Bộ Tài chính, và tùy chỉnh theo quy mô dự án, chẳng hạn thêm cột đánh giá môi trường cho tài sản xanh theo Luật Bảo vệ môi trường 2020. Nhiều trường hợp bị từ chối phê duyệt do thiếu giải trình TCO đầy đủ, vì vậy cần tích hợp chi phí dài hạn như bảo trì 5 năm vào dự toán.

Thứ hai, chú trọng tính minh bạch trong thu thập dữ liệu, theo Điều 15 Nghị định 151/2017/NĐ-CP, bằng cách lưu trữ đầy đủ báo giá và biên bản khảo sát. Nếu áp dụng mua sắm trực tiếp, phải chứng minh điều kiện theo Điều 25 Luật Đấu thầu 2023, như không vượt 130% giá trị hợp đồng trước và thời gian không quá 12 tháng.

Trong thực tế, các đơn vị như bệnh viện công thường gặp vấn đề chậm trễ do báo giá hết hạn, nên cần lập kế hoạch khảo sát sớm ít nhất 30 ngày trước hạn chót. Ngoài ra, đối với tài sản công nghệ cao, phải ưu tiên chứng nhận an toàn thông tin theo Luật An ninh mạng 2018, tránh rủi ro bảo mật dữ liệu nhà nước.

Thứ ba, quản lý rủi ro trong thực hiện dự toán bằng cách giám sát định kỳ, theo Điều 7 Nghị định 138/2024/NĐ-CP, với báo cáo hàng quý về tiến độ và điều chỉnh nếu cần. Ví dụ, nếu giá thị trường tăng do chuỗi cung ứng gián đoạn, phải trình điều chỉnh với lý do khách quan như dịch bệnh hoặc thiên tai, tránh tự ý chi vượt dẫn đến xử lý kỷ luật theo Luật Cán bộ, công chức 2008.

Nên sử dụng phần mềm như Misa AMIS để theo dõi tự động, giảm lỗi con người lên đến 20%. Cuối cùng, quyết toán phải đầy đủ, kèm hóa đơn và biên bản bàn giao tài sản theo Luật Kế toán 2015, để phục vụ thanh tra. Những lưu ý này không chỉ giúp tuân thủ pháp luật mà còn nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản, góp phần vào phát triển bền vững.

Mẫu dự toán mua sắm tài sản là công cụ thiết yếu giúp các đơn vị quản lý hiệu quả nguồn lực, đảm bảo tuân thủ pháp luật và tối ưu chi phí trong bối cảnh kinh tế biến động. Để có sự hỗ trợ chuyên sâu trong việc lập và phê duyệt dự toán, hãy liên hệ Giấy chứng nhận ngay hôm nay để nhận tư vấn miễn phí và mẫu biểu cập nhật nhất.

Xem thêm: 1Mẫu hợp đồng kiểm toán dự án hoàn thành2>Mẫu hợp đồng kiểm toán dự án hoàn thành