Mẫu thông báo chính sách bán hàng là văn bản quan trọng giúp doanh nghiệp truyền đạt rõ ràng các điều khoản, quyền lợi và nghĩa vụ của khách hàng khi mua sản phẩm hoặc sử dụng dịch vụ. Cùng Giấy chứng nhận tìm hiểu chi tiết về mẫu thông báo này trong bài viết dưới đây.

1. Quy định pháp luật về mẫu thông báo chính sách bán hàng

Khi xây dựng và áp dụng mẫu thông báo chính sách bán hàng, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành để tránh vi phạm. Các quy định này tập trung vào bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng, chống cạnh tranh không lành mạnh và đảm bảo thông tin minh bạch.

• Theo Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng 2023 và Nghị định 99/2011/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi các văn bản hiện hành), doanh nghiệp phải cung cấp thông tin đầy đủ, trung thực về hàng hóa, dịch vụ, giá bán, điều kiện bảo hành và đổi trả.
• Luật Giao dịch điện tử 2023 và Nghị định 52/2013/NĐ-CP về thương mại điện tử yêu cầu chính sách bán hàng trực tuyến phải thể hiện rõ thông tin giao dịch, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán và quyền hủy đơn hàng.
• Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 và các văn bản hướng dẫn như Thông tư 219/2013/TT-BTC (được sửa đổi bổ sung bởi Thông tư 26/2015/TT-BTC và văn bản mới nhất) quy định về nghĩa vụ xuất hóa đơn, kê khai và nộp thuế khi bán hàng.

2. Mẫu thông báo chính sách bán hàng

………, ngày … tháng … năm …

THÔNG BÁO CHÍNH SÁCH BÁN HÀNG

Kính gửi: Quý khách hàng

Tên doanh nghiệp: ………………………………………

Mã số thuế: ………………………………………

Địa chỉ trụ sở: ………………………………………

Điện thoại: …………………… E-mail: ……………………

Ngành nghề kinh doanh chính: ………………………………………

Căn cứ vào quy định tại … (nêu văn bản pháp luật hoặc quy định nội bộ liên quan, nếu có) …, … (Tên doanh nghiệp) … trân trọng thông báo chính sách bán hàng áp dụng từ ngày … tháng … năm … như sau:

1. Mục đích của chính sách bán hàng:

• Đảm bảo quyền lợi của khách hàng khi sử dụng sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp.
• Tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động mua bán và hợp tác kinh doanh.

2. Nội dung chính sách bán hàng:

3. Quy định chung:

• Chính sách này áp dụng cho … (đối tượng khách hàng, ví dụ: khách hàng cá nhân, đại lý, đối tác…).
• Các chương trình ưu đãi không được áp dụng đồng thời, trừ trường hợp có thông báo cụ thể.
• Doanh nghiệp có quyền điều chỉnh chính sách bán hàng và sẽ thông báo trước … ngày nếu có thay đổi.

4. Tài liệu gửi kèm: (ghi rõ tên tài liệu, bản chính hay bản sao)

(1) …………………

(2) …………………

… (Tên doanh nghiệp) … cam kết thực hiện đúng các nội dung trong chính sách bán hàng nêu trên và chịu trách nhiệm trước pháp luật về các thông tin cung cấp.

Nơi nhận:

Quý khách hàng;

Lưu: VT, …

ĐẠI DIỆN DOANH NGHIỆP

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu – nếu có)

Tải ngay: Mẫu thông báo chính sách bán hàng tại đây!

Xem thêm: Mẫu đơn xin cấp lại chứng chỉ hành nghề Dược theo luật

3. Nội dung cần có trong mẫu thông báo chính sách bán hàng

Trước khi soạn thảo, doanh nghiệp cần xác định rõ những thông tin thiết yếu để tránh thiếu sót và đảm bảo tính minh bạch. Mẫu thông báo cần bao gồm các yếu tố sau:

• Thông tin về doanh nghiệp: ghi rõ tên, địa chỉ, mã số thuế, giấy phép kinh doanh và thông tin liên hệ để khách hàng dễ dàng xác thực.
• Phạm vi áp dụng: nêu rõ chính sách bán hàng áp dụng cho những sản phẩm, dịch vụ nào và tại khu vực nào.
• Giá bán và phương thức thanh toán: liệt kê chi tiết giá niêm yết, chiết khấu (nếu có), phương thức thanh toán hợp lệ và điều kiện áp dụng.
• Chính sách giao hàng: quy định rõ thời gian giao hàng, chi phí vận chuyển và trách nhiệm của các bên trong trường hợp giao hàng chậm hoặc hàng hóa bị hư hỏng.
• Chính sách bảo hành, đổi trả: căn cứ Nghị định 98/2020/NĐ-CP và các quy định bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng, nêu rõ thời hạn, điều kiện và quy trình đổi trả hoặc bảo hành sản phẩm.

Xem thêm: Mẫu đơn xin cấp lại trích lục đất chuẩn hiện nay

4. Quy trình soạn thảo và ban hành mẫu thông báo chính sách bán hàng

Doanh nghiệp nên thực hiện việc xây dựng mẫu thông báo theo các bước cụ thể để đảm bảo tính hợp pháp và khả thi khi áp dụng.

Bước 1: Thu thập thông tin pháp lý và nội bộ
 Doanh nghiệp cần rà soát các quy định pháp luật liên quan và thu thập thông tin nội bộ về sản phẩm, giá bán, điều kiện kinh doanh. Việc này đảm bảo chính sách phù hợp cả về pháp luật lẫn thực tiễn hoạt động.

Bước 2: Soạn thảo nội dung thông báo
 Văn bản cần được trình bày rõ ràng, dễ hiểu, phân chia các mục theo từng nội dung như giá bán, giao hàng, bảo hành, khiếu nại. Ngôn ngữ sử dụng nên khách quan, không gây hiểu nhầm.

Bước 3: Thẩm định và phê duyệt
 Bộ phận pháp chế hoặc luật sư doanh nghiệp cần kiểm tra toàn bộ nội dung để đảm bảo không vi phạm quy định pháp luật. Sau đó, ban lãnh đạo sẽ phê duyệt để ban hành chính thức.

Bước 4: Công bố và lưu trữ
 Thông báo có thể được gửi trực tiếp cho khách hàng, đăng tải trên website, hoặc niêm yết tại điểm bán hàng. Doanh nghiệp cần lưu trữ bản gốc để làm căn cứ khi có tranh chấp.

Xem thêm: Mẫu giấy ủy quyền làm trích lục khai sinh mới

5. Lưu ý khi áp dụng mẫu thông báo chính sách bán hàng

Khi triển khai thực tế, doanh nghiệp cần theo dõi và đánh giá hiệu quả của chính sách để điều chỉnh kịp thời. Một số lưu ý quan trọng gồm:

• Cập nhật chính sách khi có thay đổi về giá, sản phẩm hoặc quy định pháp luật mới.
• Đảm bảo tất cả nhân viên bán hàng được đào tạo để hiểu và áp dụng đúng chính sách.
• Giữ minh bạch trong mọi thông tin truyền tải, tránh gây nhầm lẫn hoặc thiếu sót.
• Lưu giữ các phản hồi từ khách hàng để cải thiện chính sách bán hàng.

Mẫu thông báo chính sách bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ quyền lợi của cả doanh nghiệp và khách hàng, đồng thời tạo sự minh bạch trong giao dịch. Nếu bạn cần hỗ trợ chi tiết hơn về quy trình hoặc muốn nhận tư vấn soạn thảo văn bản chuyên nghiệp, hãy liên hệ Giấy chứng nhận để được hướng dẫn đầy đủ và chính xác nhất.