Số tờ khai hải quan tiếng Anh là gì? Đây là một câu hỏi thường gặp đối với các doanh nghiệp và cá nhân tham gia hoạt động xuất nhập khẩu tại Việt Nam.

Bài viết này sẽ cung cấp thông tin chi tiết về số tờ khai hải quan bằng tiếng Anh, vai trò, cách tra cứu, và các lưu ý quan trọng.

Hãy cùng Giấy chứng nhận khám phá chủ đề này để trang bị kiến thức cần thiết cho hoạt động xuất nhập khẩu của bạn.

1. Định nghĩa và ý nghĩa trong thông quan

Để hiểu rõ số tờ khai hải quan tiếng Anh là gì, trước tiên cần làm quen với khái niệm và vai trò của mã này trong quy trình hải quan.

Số tờ khai hải quan, được gọi là “Customs Declaration Number” trong tiếng Anh, là một chuỗi ký tự hoặc số duy nhất được hệ thống hải quan điện tử (như VNACCS/VCIS tại Việt Nam) cấp cho mỗi tờ khai hải quan khi được nộp.

Mã này đóng vai trò như một định danh để theo dõi lô hàng, kiểm tra trạng thái thông quan, và quản lý các nghĩa vụ thuế.

Việc sử dụng thuật ngữ tiếng Anh trong giao tiếp quốc tế giúp đảm bảo tính thống nhất và chuyên nghiệp khi làm việc với các đối tác hoặc cơ quan hải quan nước ngoài.

• Định danh duy nhất cho tờ khai: Số tờ khai hải quan là mã định danh riêng biệt, thường bao gồm 12 chữ số (tại Việt Nam), được tạo tự động bởi hệ thống VNACCS/VCIS. Mã này giúp cơ quan hải quan và doanh nghiệp dễ dàng tra cứu thông tin về lô hàng, từ chi tiết hàng hóa đến trạng thái thông quan.
• Hỗ trợ quản lý quy trình thông quan: Số tờ khai cho phép cơ quan hải quan theo dõi từng lô hàng, kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, và đảm bảo rằng các nghĩa vụ thuế (như thuế nhập khẩu, thuế GTGT) được thực hiện đúng quy định tại Thông tư 39/2015/TT-BTC.
• Tăng cường tính minh bạch trong giao dịch quốc tế: Khi làm việc với đối tác nước ngoài, số tờ khai bằng tiếng Anh (Customs Declaration Number) được sử dụng trong các chứng từ như vận đơn hoặc hóa đơn thương mại, giúp các bên liên quan dễ dàng đối chiếu và xử lý thông tin.
• Hỗ trợ tra cứu và kiểm tra sau thông quan: Doanh nghiệp có thể sử dụng số tờ khai để tra cứu trạng thái lô hàng trên cổng thông tin hải quan hoặc để đối chiếu trong trường hợp bị kiểm tra sau thông quan, đảm bảo tuân thủ các quy định tại Nghị định 128/2021/NĐ-CP.

2. Cấu trúc và cách xác định số tờ khai

Hiểu rõ số tờ khai hải quan tiếng Anh là gì không chỉ dừng lại ở khái niệm mà còn cần nắm được cấu trúc và cách xác định mã này.

Số tờ khai hải quan tại Việt Nam được tạo ra theo một định dạng cụ thể, bao gồm thông tin về chi cục hải quan, năm kê khai, và loại hình xuất nhập khẩu.

Việc hiểu cấu trúc này giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu và sử dụng số tờ khai trong các giao dịch hoặc thủ tục hành chính. Dưới đây là các yếu tố chính liên quan đến cấu trúc và cách xác định số tờ khai:

• Cấu trúc số tờ khai tại Việt Nam: Số tờ khai hải quan thường có 12 chữ số, ví dụ: 103123456789. Trong đó, 3 chữ số đầu tiên là mã chi cục hải quan (ví dụ: 103 cho Chi cục Hải quan Cát Lái), 2 chữ số tiếp theo là năm kê khai (ví dụ: 23 cho năm 2023), và các chữ số còn lại là số thứ tự tờ khai. Mã này được ghi bằng tiếng Anh là “Customs Declaration Number” trên các chứng từ quốc tế.
• Xác định qua hệ thống VNACCS/VCIS: Khi doanh nghiệp nộp tờ khai qua hệ thống VNACCS/VCIS, số tờ khai được cấp tự động sau khi hệ thống chấp nhận tờ khai. Doanh nghiệp có thể tìm thấy mã này trong thông báo “Customs Declaration Number” trên hệ thống hoặc trên bản in tờ khai.
• Liên quan đến chứng từ kèm theo: Số tờ khai được ghi trên các chứng từ như hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), vận đơn (Bill of Lading), hoặc chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin). Các chứng từ này thường sử dụng tiếng Anh để đảm bảo tính thống nhất khi giao dịch quốc tế.
• Tra cứu số tờ khai: Doanh nghiệp có thể tra cứu số tờ khai bằng cách đăng nhập vào hệ thống VNACCS/VCIS hoặc cổng thông tin hải quan (www.customs.gov.vn) bằng tài khoản doanh nghiệp. Số tờ khai cũng được sử dụng trong các giao dịch với ngân hàng hoặc đối tác để xác nhận thông quan.
• Lưu trữ số tờ khai: Theo quy định, doanh nghiệp cần lưu trữ số tờ khai và các chứng từ liên quan trong ít nhất 5 năm để phục vụ kiểm tra sau thông quan. Việc ghi rõ “Customs Declaration Number” trên hồ sơ giúp dễ dàng đối chiếu khi cần.

XEM THÊM VỀ: Hướng dẫn cách nộp tờ khai thuế qua mạng Viettel

3. Quy trình lấy và sử dụng số tờ khai

Để sử dụng số tờ khai hải quan một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình lấy và áp dụng mã này trong các hoạt động xuất nhập khẩu.

Quy trình này liên quan đến việc lập tờ khai, nộp qua hệ thống điện tử, và sử dụng số tờ khai trong các giao dịch hoặc kiểm tra sau thông quan.

Việc sử dụng thuật ngữ tiếng Anh như “Customs Declaration Number” đúng chuẩn giúp đảm bảo tính chuyên nghiệp khi làm việc với các đối tác quốc tế. Dưới đây là các bước cơ bản để lấy và sử dụng số tờ khai:

• Chuẩn bị và lập tờ khai hải quan: Doanh nghiệp cần thu thập đầy đủ các chứng từ như hóa đơn thương mại, vận đơn, và chứng nhận xuất xứ, sau đó nhập thông tin vào hệ thống VNACCS/VCIS. Tờ khai phải sử dụng các thuật ngữ tiếng Anh như “Importer,” “Exporter,” hoặc “Freight” để đảm bảo tính thống nhất.
  
• Nộp tờ khai qua hệ thống VNACCS/VCIS: Sau khi nhập thông tin, doanh nghiệp nộp tờ khai qua hệ thống điện tử. Hệ thống sẽ tự động cấp số tờ khai (Customs Declaration Number) nếu tờ khai được chấp nhận, thường hiển thị trong thông báo xác nhận.
• Sử dụng số tờ khai trong giao dịch: Số tờ khai được ghi trên các chứng từ như vận đơn hoặc biên lai nộp thuế, và có thể được cung cấp cho đối tác quốc tế để xác nhận trạng thái thông quan. Thuật ngữ “Customs Declaration Number” cần được sử dụng chính xác trong giao tiếp.
• Tra cứu trạng thái thông quan: Doanh nghiệp có thể sử dụng số tờ khai để kiểm tra trạng thái lô hàng trên cổng thông tin hải quan hoặc hệ thống VNACCS/VCIS. Điều này giúp theo dõi tiến độ và xử lý kịp thời nếu có yêu cầu điều chỉnh từ cơ quan hải quan.
  Lưu trữ và đối chiếu sau thông quan: Số tờ khai cần được lưu trữ cùng các chứng từ liên quan trong ít nhất 5 năm để phục vụ kiểm tra sau thông quan. Doanh nghiệp nên ghi rõ “Customs Declaration Number” trên hồ sơ để dễ dàng tra cứu khi cần.

ĐỌC THÊM VỀ: Cách tra cứu tờ khai thuế môn bài đã nộp mới nhất

4. Những lưu ý quan trọng khi sử dụng số tờ khai

Việc sử dụng số tờ khai hải quan đòi hỏi sự cẩn thận để tránh các sai sót có thể dẫn đến chậm trễ thông quan hoặc xử phạt theo quy định tại Nghị định 128/2021/NĐ-CP.

Các lỗi phổ biến như ghi sai số tờ khai, sử dụng sai thuật ngữ tiếng Anh, hoặc không lưu trữ đầy đủ hồ sơ có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng. Dưới đây là các lưu ý quan trọng để doanh nghiệp sử dụng số tờ khai một cách hiệu quả:

• Đảm bảo tính chính xác của số tờ khai: Số tờ khai phải được nhập đúng trên các chứng từ và hệ thống để tránh nhầm lẫn. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ mã chi cục hải quan, năm kê khai, và số thứ tự để đảm bảo khớp với thông tin trên hệ thống VNACCS/VCIS.
• Sử dụng thuật ngữ tiếng Anh chuẩn: Khi giao tiếp với đối tác quốc tế hoặc cơ quan hải quan nước ngoài, thuật ngữ “Customs Declaration Number” cần được sử dụng đúng để tránh hiểu lầm. Doanh nghiệp nên tham khảo các mẫu chứng từ quốc tế để áp dụng đúng định dạng.
• Kiểm tra chứng từ kèm theo: Số tờ khai phải được ghi chính xác trên các chứng từ như hóa đơn thương mại, vận đơn, hoặc chứng nhận xuất xứ. Sai sót trong việc ghi số tờ khai có thể dẫn đến yêu cầu điều chỉnh hoặc từ chối thông quan.
• Tuân thủ thời hạn nộp tờ khai: Theo quy định, tờ khai hải quan phải được nộp trước khi hàng hóa rời khỏi hoặc đến khu vực giám sát hải quan. Chậm nộp có thể dẫn đến xử phạt từ 2.000.000 đến 25.000.000 đồng, ảnh hưởng đến việc sử dụng số tờ khai.
• Hợp tác với đơn vị khai thuê hải quan: Đối với các doanh nghiệp mới hoặc thiếu kinh nghiệm, việc thuê các công ty dịch vụ hải quan như VinaTrain hoặc Trường Thành Logistics giúp đảm bảo số tờ khai được cấp và sử dụng đúng, giảm thiểu rủi ro sai sót.

5. Lợi ích của việc quản lý tốt số tờ khai

Quản lý tốt số tờ khai hải quan mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, từ việc tối ưu hóa quy trình thông quan đến giảm thiểu rủi ro pháp lý.

Việc sử dụng và lưu trữ số tờ khai một cách chuyên nghiệp, đặc biệt với thuật ngữ tiếng Anh đúng chuẩn, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động và uy tín trong giao dịch quốc tế.

Dưới đây là những lợi ích chính của việc quản lý tốt số tờ khai:

• Rút ngắn thời gian thông quan: Số tờ khai được quản lý chính xác giúp cơ quan hải quan xử lý nhanh chóng, đặc biệt với các lô hàng thuộc luồng xanh hoặc vàng. Điều này giúp doanh nghiệp đáp ứng kịp thời yêu cầu giao hàng của đối tác.
• Giảm thiểu rủi ro pháp lý: Việc ghi đúng số tờ khai trên các chứng từ và hệ thống giúp doanh nghiệp tránh các khoản phạt do sai sót, đảm bảo tuân thủ các quy định tại Thông tư 39/2015/TT-BTC và Nghị định 128/2021/NĐ-CP.
• Tăng cường uy tín với đối tác quốc tế: Sử dụng thuật ngữ “Customs Declaration Number” đúng chuẩn trong các chứng từ giúp doanh nghiệp tạo ấn tượng chuyên nghiệp với đối tác nước ngoài, từ đó củng cố mối quan hệ kinh doanh lâu dài.
• Hỗ trợ kiểm tra sau thông quan: Số tờ khai được lưu trữ cẩn thận giúp doanh nghiệp dễ dàng đối chiếu và cung cấp thông tin khi bị kiểm tra sau thông quan, giảm thiểu rủi ro bị phạt hoặc yêu cầu điều chỉnh hồ sơ.
• Tối ưu hóa quản lý logistics: Quản lý tốt số tờ khai giúp doanh nghiệp theo dõi trạng thái lô hàng một cách hiệu quả, từ đó tối ưu hóa quy trình vận chuyển và lập kế hoạch tài chính chính xác hơn.

Số tờ khai hải quan tiếng Anh là gì? Hy vọng rằng bài viết này đã mang đến cho bạn cái nhìn toàn diện về khái niệm, cấu trúc, và cách sử dụng số tờ khai hải quan bằng tiếng Anh trong hoạt động xuất nhập khẩu.

Việc quản lý tốt số tờ khai không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tối ưu hóa quy trình thông quan và tăng cường uy tín với đối tác quốc tế.

Hãy đồng hành cùng Giấy chứng nhận để cập nhật thêm nhiều thông tin hữu ích khác.