Tra cứu hồ sơ tự công bố sản phẩm là một bước thiết yếu để doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật khi đưa sản phẩm ra thị trường Việt Nam.

Việc này không chỉ giúp xác minh tính hợp pháp của sản phẩm mà còn tăng cường sự minh bạch, bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng và củng cố uy tín doanh nghiệp.

Quy trình tra cứu được thực hiện thông qua các cổng thông tin điện tử chính thức, giúp doanh nghiệp kiểm tra tình trạng hồ sơ một cách nhanh chóng.

Để hiểu rõ hơn về quy trình và các lưu ý quan trọng, hãy cùng Giấy chứng nhận tìm hiểu chi tiết qua các hướng dẫn dưới đây.

1. Tự công bố sản phẩm là gì và tại sao cần tra cứu?

Phần này sẽ làm rõ khái niệm tự công bố sản phẩm, các quy định pháp luật liên quan, và tầm quan trọng của việc tra cứu hồ sơ tự công bố sản phẩm trong hoạt động kinh doanh.

Tự công bố sản phẩm là thủ tục bắt buộc đối với các tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh thực phẩm đã qua chế biến bao gói sẵn, phụ gia thực phẩm, chất hỗ trợ chế biến, và các dụng cụ, vật liệu bao gói tiếp xúc trực tiếp với thực phẩm, theo quy định tại Điều 4 Nghị định 155/2018/NĐ-CP.

Doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ tự công bố, bao gồm bản công bố sản phẩm theo mẫu, phiếu kiểm nghiệm an toàn thực phẩm, và các tài liệu liên quan, sau đó công khai trên phương tiện thông tin hoặc nộp cho cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

Thủ tục này nhằm đảm bảo sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn thực phẩm theo Luật An toàn thực phẩm 2010 (sửa đổi, bổ sung năm 2018).

Việc tra cứu hồ sơ tự công bố sản phẩm giúp doanh nghiệp xác minh tính hợp lệ của hồ sơ đã nộp, đảm bảo sản phẩm được lưu hành hợp pháp trên thị trường.

Điều này đặc biệt quan trọng khi làm việc với đối tác thương mại hoặc khi cơ quan chức năng kiểm tra. Theo Nghị định 115/2018/NĐ-CP, các vi phạm liên quan đến tự công bố sản phẩm có thể bị phạt từ 20 đến 100 triệu đồng, tùy theo mức độ.

Tra cứu hồ sơ còn giúp doanh nghiệp phát hiện kịp thời các sai sót trong hồ sơ, từ đó bổ sung hoặc sửa đổi để tránh rủi ro pháp lý.

Hơn nữa, tra cứu hồ sơ tự công bố sản phẩm hỗ trợ người tiêu dùng và đối tác kiểm tra tính minh bạch của sản phẩm.

Các thông tin công khai trên cổng thông tin của Cục An toàn thực phẩm (Bộ Y tế) hoặc các cơ quan quản lý địa phương giúp xác nhận sản phẩm đã được công bố hợp lệ, từ đó tăng cường niềm tin vào chất lượng sản phẩm.

Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng kết quả tra cứu để đối chiếu với hồ sơ gốc, đảm bảo tính nhất quán trong quản lý.

Để tìm hiểu thêm về: Quy định điều kiện phân phối thực phẩm chức năng [Mới], mời quý khách tham khảo bài viết sau!

2. Hướng dẫn tra cứu hồ sơ tự công bố sản phẩm

Phần này cung cấp quy trình chi tiết để tra cứu hồ sơ tự công bố sản phẩm, giúp doanh nghiệp thực hiện đúng và hiệu quả theo quy định pháp luật hiện hành.

Bước 1: Xác định cơ quan quản lý và truy cập cổng thông tin tra cứu
Để tra cứu hồ sơ tự công bố sản phẩm, doanh nghiệp cần xác định cơ quan quản lý có thẩm quyền, thường là Cục An toàn thực phẩm (Bộ Y tế) hoặc Chi cục An toàn vệ sinh thực phẩm tại địa phương, tùy thuộc vào nơi doanh nghiệp nộp hồ sơ.

Cổng thông tin chính thức của Cục An toàn thực phẩm (https://nghidinh15.vfa.gov.vn) cung cấp mục “Tra cứu hồ sơ tự công bố sản phẩm”.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị các thông tin như tên sản phẩm, tên tổ chức/cá nhân công bố, hoặc số phiếu tiếp nhận bản công bố để thực hiện tra cứu.

Bước 2: Nhập thông tin tra cứu chính xác
Tại giao diện tra cứu, doanh nghiệp nhập các thông tin cần thiết, bao gồm tên sản phẩm, mã số thuế của doanh nghiệp, hoặc số phiếu tiếp nhận bản công bố.

Theo Điều 5, Nghị định 15/2018/NĐ-CP, thông tin nhập cần chính xác để hệ thống trả về kết quả đúng. Nếu không có số phiếu công bố, doanh nghiệp có thể sử dụng tên tổ chức hoặc mã số thuế để tìm kiếm.

Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các hồ sơ phù hợp, bao gồm thông tin về sản phẩm và tình trạng công bố.

Bước 3: Kiểm tra và xác minh kết quả tra cứu
Kết quả tra cứu sẽ hiển thị chi tiết về hồ sơ, bao gồm số phiếu tiếp nhận, ngày công bố, và tình trạng hợp lệ của hồ sơ. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ các thông tin này để đảm bảo sản phẩm đã được công bố đúng quy định.

Nếu phát hiện hồ sơ không hợp lệ hoặc có sai sót, doanh nghiệp cần liên hệ ngay với cơ quan quản lý để được hướng dẫn bổ sung hoặc sửa đổi, theo quy định tại Điều 4, Nghị định 155/2018/NĐ-CP.

Các sai sót phổ biến bao gồm thiếu phiếu kiểm nghiệm hoặc thông tin không khớp với hồ sơ gốc.

Bước 4: Lưu trữ kết quả và sử dụng khi cần thiết
Sau khi tra cứu thành công, doanh nghiệp nên lưu trữ kết quả tra cứu dưới dạng bản điện tử hoặc bản in để phục vụ các mục đích kiểm tra sau này.

Kết quả này có thể được sử dụng khi làm việc với đối tác, cơ quan quản lý, hoặc trong các đợt kiểm tra đột xuất theo Thông tư 23/2018/TT-BYT về thu hồi và xử lý thực phẩm không bảo đảm an toàn.

Việc lưu trữ hồ sơ cẩn thận giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả và tránh các rủi ro pháp lý.

3. Các lưu ý quan trọng khi tra cứu hồ sơ tự công bố sản phẩm

Phần này đề cập đến những lưu ý cần thiết để doanh nghiệp thực hiện tra cứu hiệu quả, tránh sai sót và tuân thủ đúng quy định pháp luật.

Trước tiên, doanh nghiệp cần đảm bảo thông tin nhập vào hệ thống tra cứu là chính xác, bao gồm tên sản phẩm, mã số thuế, hoặc số phiếu tiếp nhận. Sai sót trong thông tin có thể dẫn đến kết quả tra cứu không đúng hoặc không tìm thấy hồ sơ.

Nếu không chắc chắn về thông tin, doanh nghiệp nên tham khảo hồ sơ gốc đã nộp hoặc liên hệ trực tiếp với cơ quan quản lý, chẳng hạn như Cục An toàn thực phẩm hoặc Chi cục An toàn vệ sinh thực phẩm địa phương.

Thứ hai, doanh nghiệp cần kiểm tra định kỳ tình trạng hồ sơ tự công bố, đặc biệt đối với các sản phẩm có thay đổi về thành phần, tên sản phẩm, hoặc xuất xứ.

Theo Điều 4, Nghị định 15/2018/NĐ-CP, nếu có thay đổi về các yếu tố này, doanh nghiệp phải thực hiện tự công bố lại.

Các thay đổi khác chỉ cần thông báo bằng văn bản đến cơ quan quản lý, nhưng việc tra cứu định kỳ sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo hồ sơ luôn hợp lệ.

Cuối cùng, nếu gặp khó khăn trong quá trình tra cứu, doanh nghiệp nên tìm đến các đơn vị tư vấn pháp lý uy tín như Giấy chứng nhận.

Các đơn vị này có thể hỗ trợ kiểm tra, bổ sung hồ sơ, hoặc giải đáp các thắc mắc liên quan đến quy định pháp luật, đặc biệt với các sản phẩm phức tạp như thực phẩm bảo vệ sức khỏe hoặc phụ gia thực phẩm hỗn hợp có công dụng mới.

Việc này giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro vi phạm.

Để tìm hiểu thêm về: Hướng dẫn tra cứu hồ sơ tự công bố đơn giản, mời quý khách tham khảo bài viết sau!

4. Quy định pháp luật liên quan đến tự công bố sản phẩm

Phần này trình bày các căn cứ pháp lý hiện hành liên quan đến tự công bố sản phẩm, đảm bảo doanh nghiệp nắm rõ trách nhiệm và nghĩa vụ của mình.

Luật An toàn thực phẩm 2010 (sửa đổi, bổ sung năm 2018) quy định rõ trách nhiệm của tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh thực phẩm trong việc tự công bố sản phẩm trước khi đưa ra thị trường.

Theo Điều 14, các sản phẩm thực phẩm chức năng lần đầu đưa ra thị trường phải có báo cáo thử nghiệm hiệu quả, và hồ sơ tự công bố cần bao gồm bản công bố sản phẩm, phiếu kiểm nghiệm an toàn thực phẩm, và các tài liệu chứng minh chất lượng.

Vi phạm quy định này có thể bị xử phạt theo Nghị định 115/2018/NĐ-CP, với mức phạt từ 20 đến 100 triệu đồng, tùy theo hành vi.

Nghị định i Nghị định 155/2018/NĐ-CP quy định chi tiết về trình tự, thủ tục tự công bố sản phẩm

. Theo Điều 5, doanh nghiệp phải công khai bản tự công bố trên phương tiện thông tin đại chúng hoặc nộp hồ sơ tại cơ quan quản lý nhà nước do Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương chỉ định.

Hồ sơ cần bao gồm phiếu kiểm nghiệm an toàn thực phẩm trong thời hạn 12 tháng, được cấp bởi phòng kiểm nghiệm đạt chuẩn ISO 17025, theo Thông tư 25/2018/TT-BYT và Thông tư 17/2023/TT-BYT sửa đổi, bổ sung.

Thông tư 17/2023/TT-BYT cập nhật quy định về quản lý phụ gia thực phẩm và các yêu cầu về ghi nhãn, công bố sản phẩm.

Theo đó, các tài liệu bằng tiếng nước ngoài trong hồ sơ tự công bố phải được dịch sang tiếng Việt và công chứng, đảm bảo còn hiệu lực tại thời điểm nộp.

Ngoài ra, Thông tư 29/2023/TT-BYT hướng dẫn cách ghi thành phần dinh dưỡng và giá trị dinh dưỡng trên nhãn sản phẩm, áp dụng cho các sản phẩm thực phẩm chức năng và thực phẩm bao gói sẵn.

Luật Công chứng 2024 quy định về việc công chứng các tài liệu dịch thuật trong hồ sơ tự công bố.

Theo Luật Công chứng 2024, các bản dịch tiếng Việt của tài liệu nước ngoài phải được công chứng bởi tổ chức hành nghề công chứng có thẩm quyền, đảm bảo tính pháp lý và hiệu lực của hồ sơ.

Doanh nghiệp cần lưu ý lựa chọn các tổ chức công chứng uy tín để tránh rủi ro liên quan đến tính hợp lệ của tài liệu.

Ngoài ra, các quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN) như QCVN 8-1:2011/BYT, QCVN 8-2:2011/BYT, và QCVN 8-3:2012/BYT quy định giới hạn ô nhiễm độc tố, kim loại nặng, và vi sinh vật trong thực phẩm.

Doanh nghiệp cần đảm bảo sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn này trước khi công bố, và kết quả kiểm nghiệm phải được thực hiện tại các phòng kiểm nghiệm được chỉ định hoặc công nhận phù hợp ISO 17025.

5. Mức xử phạt nếu không tự công bố sản phẩm

Không thực hiện tự công bố sản phẩm trước khi lưu hành

• Hành vi vi phạm: Đưa sản phẩm thực phẩm ra thị trường mà không thực hiện tự công bố theo quy định tại Nghị định 15/2018/NĐ-CP.

• Mức phạt tiền:

  • Từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với cá nhân
  • Từ 40.000.000 đồng đến 60.000.000 đồng đối với tổ chức

• Biện pháp khắc phục hậu quả:

  • Buộc thu hồi sản phẩm vi phạm
  • Buộc tiêu hủy sản phẩm nếu không đủ điều kiện an toàn thực phẩm
  • Buộc thực hiện tự công bố sản phẩm theo đúng quy định

Công bố sai sự thật, gian lận hồ sơ

• Hành vi vi phạm:

  • Cung cấp thông tin sai lệch, không đúng sự thật trong hồ sơ tự công bố sản phẩm
  • Giả mạo kết quả kiểm nghiệm hoặc sử dụng phiếu không hợp lệ

• Mức phạt tiền:

  • Từ 30.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng đối với cá nhân
  • Từ 60.000.000 đồng đến 80.000.000 đồng đối với tổ chức

• Biện pháp khắc phục:

  • Thu hồi sản phẩm
  • Tiêu hủy sản phẩm vi phạm
  • Buộc cải chính thông tin công bố

Không cập nhật công bố khi thay đổi sản phẩm

• Hành vi vi phạm:
  Khi có thay đổi về thành phần, bao bì, quy trình sản xuất,… mà không thực hiện tự công bố lại

• Mức phạt: Từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với cá nhân

6. Câu hỏi thường gặp

Hồ sơ tự công bố sản phẩm có thời hạn bao lâu?
Theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP, hồ sơ tự công bố sản phẩm không có thời hạn cụ thể, trừ khi sản phẩm có thay đổi về tên, xuất xứ, hoặc thành phần cấu tạo, yêu cầu phải công bố lại.

Doanh nghiệp nên kiểm tra định kỳ trên cổng thông tin của Cục An toàn thực phẩm để đảm bảo hồ sơ vẫn hợp lệ. Nếu cần gia hạn hoặc sửa đổi, doanh nghiệp cần liên hệ cơ quan quản lý trước khi sản phẩm hết hạn sử dụng hoặc có thay đổi lớn.

Làm thế nào để biết sản phẩm đã được công bố hợp lệ?
Doanh nghiệp có thể tra cứu trên website chính thức của Cục An toàn thực phẩm (https://nghidinh15.vfa.gov.vn) bằng cách nhập tên sản phẩm, mã số thuế, hoặc số phiếu tiếp nhận.

Kết quả tra cứu sẽ hiển thị thông tin về tình trạng hồ sơ, bao gồm ngày công bố và tính hợp lệ. Nếu hồ sơ không xuất hiện, doanh nghiệp cần kiểm tra lại hồ sơ gốc hoặc liên hệ cơ quan quản lý để xác minh.

Có cần thuê dịch vụ để tra cứu hồ sơ tự công bố không?
Việc tra cứu hồ sơ tự công bố khá đơn giản và có thể thực hiện trực tiếp trên cổng thông tin của cơ quan quản lý.

Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp chưa quen với thủ tục hoặc có nhiều sản phẩm cần tra cứu, việc sử dụng dịch vụ của các đơn vị như Giấy chứng nhận sẽ giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác, đặc biệt khi cần bổ sung hồ sơ hoặc xử lý sai sót.

Điều gì xảy ra nếu hồ sơ tự công bố không hợp lệ?
Nếu hồ sơ không hợp lệ, sản phẩm có thể bị coi là vi phạm và doanh nghiệp sẽ bị xử phạt theo Nghị định 115/2018/NĐ-CP, với mức phạt từ 20 đến 100 triệu đồng, tùy theo hành vi.

Doanh nghiệp cần nhanh chóng bổ sung hoặc sửa đổi hồ sơ theo hướng dẫn của cơ quan quản lý để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tiếp tục lưu hành sản phẩm.

Doanh nghiệp có thể tra cứu hồ sơ của đối tác hoặc nhà cung cấp không?
Có, doanh nghiệp có thể tra cứu hồ sơ tự công bố của đối tác hoặc nhà cung cấp trên cổng thông tin của Cục An toàn thực phẩm hoặc các cơ quan quản lý địa phương.

Điều này giúp xác minh tính hợp lệ của sản phẩm từ đối tác, đảm bảo tuân thủ pháp luật trong các giao dịch thương mại. Doanh nghiệp cần chuẩn bị thông tin như tên sản phẩm hoặc tên tổ chức công bố để thực hiện tra cứu.

Tra cứu hồ sơ tự công bố sản phẩm là một bước quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hợp pháp và an toàn của sản phẩm trên thị trường.

Việc thực hiện đúng quy trình tra cứu không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định của Luật An toàn thực phẩm 2010, Nghị định 15/2018/NĐ-CP, và các văn bản liên quan, mà còn góp phần bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng và nâng cao uy tín thương hiệu.

Với các hướng dẫn chi tiết và lưu ý được trình bày ở trên, doanh nghiệp có thể dễ dàng thực hiện tra cứu một cách hiệu quả.

Nếu cần hỗ trợ chuyên sâu, hãy liên hệ Giấy chứng nhận để được tư vấn và đảm bảo mọi thủ tục được hoàn thành đúng quy định pháp luật.